Сроки хранения договоров в организации 2019

Сроки хранения документов в 2019 году таблица

Сроки хранения договоров в организации 2019

Бухгалтерские и кадровые документы нужно хранить в 2019 году в сроки, которые установлены законодательством. В нашей таблице вы найдете всю необходимую информацию. А если хотите найти срок хранения документа в один клик, воспользуйтесь электронным сервисом в конце статьи.

При определении сроков хранения документов в 2019 году компания должна полагаться на действующее законодательство:

  • Налоговый кодекс РФ
  • Федеральные законы от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ, от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ
  • Перечень типовых управленческих документов (утв. Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).  

Сроки хранения документов в организации в 2019 году (таблица)

Документ и срок хранения
Бухгалтерский учет
  • первичная документация
  • регистры бухгалтерского учета
  • аудиторские заключения

5 лет после отчетного года

  • инвентарные карточки по выбывшим объектам основных средств

5 лет

  • документы учетной политики и прочие документы, которые относятся к организации и ведению бухгалтерского учета

5 лет после года, когда документы в последний раз были использованы для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности

  • квартальная бухгалтерская отчетность

5 лет

  • годовая бухгалтерская отчетность

в течение всей своей деятельности

5 лет после отчетного года
Налоговый учет
  • книга покупок и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • книга продаж и доп. листы к ней

4 года с даты последней записи

  • документы, подтверждающие расходы на обучение

4 года

  • документы, подтверждающие расходы на независимую оценку квалификации работников

4 года

  • документы, подтверждающие убыток и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду

в течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка

Страховые взносы5 лет с момента принятия отчета ФСС РФ
  • квитанция о получении 4-ФСС

5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в ФСС

Валютный контроль
  • документы по валютным операциям

3 года со дня совершения валютной операции, но не ранее срока исполнения договора

Кадровый учет
  • документы по личному составу, созданные до 2003 года (за исключением документов, образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 75 лет со дня создания

  • документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года (за исключением, документов образовавшихся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой)

не менее 50 лет со дня создания

не менее 10 лет 
5 лет
  • штатное расписание и изменения к нему

в течение всей деятельности компании

  • график отпусков работников

1 год после окончания его действия

  • личные документы-оригиналы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства и др.)

до востребования

  • невостребованные — 50 лет
  • невостребованные (оформлены до 2003 года) — 75 лет

Программа Бухсофт ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Попробовать онлайн

Сколько лет хранить документы по налогам и бухучету в 2019 году

Юридические лица и индивидуальные предприниматели обязаны сохранять документы бухгалтерского и налогового учета на протяжении 4 лет (п.п. 8 п.1 ст. 23 НК РФ). Согласно Федеральному закону  № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет.

Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил  такой же срок хранения документации  — 5 лет.

Как долго хранить кадровые документы

Срок хранения документов по личному составу в 2016 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Документы, которые были оформлены до 2003 года, по-прежнему нельзя уничтожать до того, как их срок хранения достигнет 75 лет.

Срок хранения прочих кадровых документов мы привели в таблице ниже.

Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье Первичка на УСН. Что оставить, что выкинуть, что распечатать.

Сервис. Сроки хранения документов 

По общему правилу, срок хранения документов начинают отсчитывать с 1 января  года, следующего за годом составления документа. Однако, есть некоторые особенности. Например:

  • при получении убытка (в том числе и от реализации имущества) налогоплательщик должен сохранять документы в течение всего периода учета убытка в налоговом учете
  • при покупке амортизируемого  имущества документы хранят 4 года после того отчетного периода, в котором имущество было списано с баланса
  • по безнадежной дебиторской задолженности – 4 года после периода, в котором долг был признан безнадежным.

 Согласно п. 2.3 Правил, утверж­денных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 по истечении срока хранения документы можно уничтожить.

Для этого составляют акт «О выделении документов на уничтожение», который подписывает экспертная комиссия, которая состоит из сотрудников компании.

Если перечень документов к уничтожению очень большой, то можно указать только вид документов. К примеру, авансовые отчеты за  ____ год.

Вариантов как избавиться от ненужной документации два: собственными силами или с помощью сторонней организации. Все зависит от объемов. Если документов немного, то можно воспользоваться шредером.

Что грозит компании, если нарушить сроки хранения (штрафы)

За нарушение сроков хранения предусмотрены штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ:

  • 10 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за 1 налоговый период
  • 30 000 руб. – если у налогоплательщика нет документов бухгалтерского и налогового учета за несколько налоговых периодов
  • не менее 40 000 руб. или 20% от суммы неуплаченного налога если в результате отсутствия документов  налоговая база была налогоплательщиком занижена.

Штраф также предусмотрен и Кодексом по административным правонарушениям, но для должностных лиц.  В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ – от 2 000 до 3 000 рублей.

Источник: https://www.26-2.ru/art/352235-sroki-hraneniya-dokumentov

Служба правового консалтинга

Сроки хранения договоров в организации 2019

Какое время необходимо хранить договоры с контрагентами (покупателями, поставщиками, подрядчиками, субподрядчиками и т. п.

)? Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров?
Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

№ 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) (до 2013 года аналогичная норма была установлена ст. 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г.

№ 129-ФЗ «О бухгалтерском учете») установлена обязательность хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, бухгалтерской (финансовой) отчетности экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Подпунктом 8 п. 1 ст.

23 Налогового кодекса РФ (НК РФ) установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов. При этом п. 4 ст.

283 НК РФ, являющийся специальной нормой, обязывает налогоплательщиков хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Переносить убыток на будущие периоды организации могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283 НК РФ).

Поскольку разделить все документы организаций на предназначенные исключительно для целей налого- обложения и исключительно для бухгалтерского учета довольно сложно, рекомендуем сохранять все документы не менее пяти лет. Вопросы хранения документов регламентируются также Федеральным законом от 22 октября 2004 г.

№ 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 № 105, Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

) и Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень). При определении сроков хранения различных документов, образующихся в деятельности организаций, следует руководствоваться прежде всего Перечнем, если иные сроки не предусмотрены в специальных нормативных актах, касающихся конкретных групп организаций либо конкретных групп документов. Информацию о сроках хранения договоров можно найти в Перечне, а именно: 1) в статьях, содержащих конкретное название договора; 2) в статьях, которые содержат обобщенное наименование договора (договоры с контрагентами, отдельно не указанные в других статьях Перечня).

Так, согласно п. 272 Перечня срок хранения государственных, муниципальных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг составляет не менее 5 лет.

По крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам установлен постоянный срок хранения, однако критерии отнесения договоров к «крупным поставкам и наиболее важным работам, услугам» Перечнем не установлены.

Полагаем, что каждая организация определяет их самостоятельно, возможно, по согласованию с государственным (муниципальным) заказчиком.

Срок хранения договоров подряда с юридическими лицами составляет 5 лет после истечения срока действия договора (п. 440 Перечня). В п. 439–451 Перечня перечислены также ряд иных видов договоров с определенными сроками хранения. Договоры, соглашения, не указанные в отдельных статьях Перечня, хранятся 5 лет после истечения срока их действия (п. 436 Перечня). При этом экспертно-проверочными комиссиями государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти некоторые договоры могут быть отнесены к сроку хранения «постоянно». Полагаем, однако, что в отношении коммерческих организаций данная норма неприменима. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 1.4 Перечня). Отметим, что уничтожение договоров ранее положенного срока их хранения может привести к привлечению организации к налоговой ответственности согласно ст. 120 НК РФ или ст. 126 НК РФ. Статья 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов (смотрите, например, постановление ФАС Московского округа от 23 сентября 2008 г. № КА-А40/8513-08-2). В то же время договор в большинстве случаев не является первичным документом, который свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Норма ст. 126 НК РФ устанавливает ответственность за непредставление налоговому органу необходимых документов для осуществления налогового контроля. Штраф за данное нарушение установлен в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ.

Источник: http://www.garant.ru/products/ipo/editions/vesti/462794/4/

Журнал «Секретарское дело»

Сроки хранения договоров в организации 2019

Сегодня мы публикуем ответы на вопросы, поступившие к нам на прямую линию по теме «Порядок хранения документов в организации и их подготовка к сдаче в архив», которая проходила 30 октября 2008 г.

Беседу вела Галина Андреевна КУДРЯКОВА, главный специалист общего отдела ГУ «Главное
хозяйственное управление» Управления делами Президента Республики Беларусь.

При составлении номенклатуры дел на следующий год могу ли я изменять индексы документов, ведь тогда они будут отличаться от индексов документов, которые были присвоены им в номенклатуре на 2008 год?

Номенклатура дел организации ежегодно уточняется. Следовательно, в номенклатуру при необходимости вносятся какие­то новые заголовки дел, изменения редакционного характера, заголовки дел из одного структурного подразделения переносятся в другое и т.д.

Из этого следует, что располагая заголовки дел в определенной последовательности, не исключено, что дела будут получать индексы, отличные от тех, которые были присвоены им в номенклатуре дел в предыдущем году. Это не запрещено нормативными документами.

В данном случае важно, чтобы все изменения были обоснованными.

Подскажите, пожалуйста, какой срок хранения у договоров подряда (гражданско­правовые договоры) и номер статьи по перечню, так как я не могу найти этого ни в одном перечне документов?

Действительно, в перечнях типовых документов указаны только трудовые договоры.
В Перечне типовых документов — 20011 срок хранения договоров, соглашений, контрактов (хозяйственные, операционные, трудовые) определен ст.

513 и составляет 3 года после истечения срока договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии. В Перечне типовых документов — 20062 также указаны трудовые договоры и контракты.

Пункт 219 этого перечня определяет срок хранения трудовых договоров — 3 года после истечения срока действия договоров.

Так как ни в одном из перечней типовых документов не указаны договоры подряда, мы должны определить срок их хранения логическим путем по аналогии. Не углубляясь в юридическую сторону вопроса, отметим лишь, что договоры подряда относятся к гражданско­правовым договорам, которые имеют свои отличия от трудовых.

В частности, подрядчик сохраняет статус самостоятельного субъекта: он не включается в штат работников нанимателя, не подчиняется установленному у нанимателя режиму труда. Оплата за выполненную работу по договору подряда производится в виде вознаграждения, размер которого определяется договором на основании смет, расчетов.

Кроме того, для полного расчета необходимо оформить акт приема­сдачи выполненных работ.

Из всего вышесказанного следует, что договор подряда и акт приема­передачи выполненных работ являются основанием для бухгалтерских записей (банковские, кассовые документы).

Следовательно, будет логичным срок хранения договора подряда определить в соответствии со ст.

513 Перечня — 2001, а именно 3 года после окончания срока действия договора, проведения налоговой проверки и при условии завершения ревизии.

Не могу не отметить, что сроки хранения договоров подряда, равно как и трудовых договоров, на мой взгляд, требуют пересмотра.

Ведь известно, что на физических лиц, работающих по гражданско­правовым договорам, так же как и на тех, кто работает по трудовым договорам, распространяется государственное социальное страхование и страхование от несчастных случаев на производстве.

На таких лиц распространяется и требование ведения индивидуального персонифицированного учета в органах Фонда социальной защиты населения.

Следовательно, в том случае, если гражданин работал какое­то время только по договорам подряда, а в трудовой книжке у него не было никаких записей, он может обратиться к договорам подряда при оформлении пенсии.

Однако, учитывая тот факт, что срок хранения договоров подряда сравнительно небольшой, подтвердить факт работы гражданину будет весьма проблематично.

Но это уже повод для размышлений разработчикам перечней типовых документов.

В описи дел по личному составу вместо повторения однотипных заголовков я пишу слова «то же». Однако наши юристы утверждают, что это неправильно и нужно заголовок каждого дела указывать заново. Правильно ли мне сделано замечание?

В любом случае, когда вам делают замечание по вопросам делопроизводства или архивного дела проверяющие, работники юридической службы или кто­либо другой, вы вправе потребовать, чтобы то или иное требование было подтверждено нормативными документами.
Для юристов особенно понятен термин «презумпция невиновности», т.е.

не вы оправдываетесь, а вам доказывают вашу неправоту.

В данном конкретном случае вам следует обратиться к ныне действующим Основным правилам работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь,утвержденным решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30.04.

1997 № 5. В п. 5.2.7 недвусмысленно сказано, что при внесении в годовой раздел описи подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же».

При этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Следовательно, если вы внесли в опись дел по личному составу, например, несколько томов с лицевыми счетами за один год, то первая запись в годовом разделе будет полностью повторять заголовок тома «Лицевые счета по зарплате работников за 2006 г., т. 1». Следующий том в описи можно записать так: «То же, т. 2».

Наша организация существует уже 10 лет. Штат у нас небольшой. Документы мы начали приводить в соответствие с архивными требованиями только в этом году. За это время в наименование нашей организации дважды вносились изменения.

Каким образом оформить такой реквизит обложки, как наименование организации? Правильно ли писать последнее наименование, учитывая, что дело сформировано, переплетено и оформляется в этом году, или все же прежнее, существовавшее на момент создания документов?

На обложке сформированного дела указывается то наименование организации, которое существовало на момент создания документов. Это значит, что если вы в 2008 году упорядочиваете документы за 1997 год, то на обложке дела следует писать полностью в именительном падеже наименование, которое организация имела в 1997 году.

При этом если в период формирования дела название организации изменялось, на обложке указывается последнее название, а старое заключается в скобки. Например, несколько месяцев в 1997 году у организации было одно наименование, а потом оно изменилось.

Следовательно, вы указываете сначала на обложке последнее (на конец года) название, а старое пишете в скобках ниже.

Наша организация является общественным объединением. Зональный государственный архив прислал нам письмо, в котором указал, что мы должны сдать документы в архив на хранение, перед этим проведя их научно­техническую обработку. Если мы не сможем упорядочить документы сами, то архив готов на платной основе привести наши документы в порядок. Правомочны ли их требования?

Документы общественных объединений с момента введения их регистрации в установленном законом порядке составляют негосударственную часть Национального архивного фонда Республики Беларусь.

Общественные объединения так же, как и другие организации независимо от форм собственности обязаны обеспечивать накопление, учет, хранение и использование архивных документов в соответствии с требованиями, установленными законодательством Республики Беларусь в области делопроизводства и архивного дела.

В то же время архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь могут быть включены в состав источников формирования по представлению учреждений Государственной архивной службы только с согласия их собственников.

Следовательно, если Зональный государственный архив включил ваше общественное объединение в список источников формирования Национального архивного фонда, он мог это сделать только с согласия самого объединения.

Списки источников формирования Национального архивного фонда по объектам областного, городского и районного подчинения утверждаются один раз в пять лет и ежегодно уточняются местными исполнительными и распорядительными органами.

Следует иметь в виду, что ваше общественное объединение с целью обеспечения сохранности имеющих научно­историческую ценность документов может обратиться в государственный архив с просьбой принять документы на государственное хранение.

В таком случае при согласии государственного архива заключается договор между архивом и общественным объединением, в котором определяется размер компенсации собственником государству расходов по хранению и использованию документов.

В обязательном порядке документы постоянного хранения и по личному составу передаются в городской или районный архив при ликвидации общественного объединения.

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/22992/

Сколько бюджетной организации хранить бухгалтерские документы

Сроки хранения договоров в организации 2019

Бухгалтерия Срок хранения документов бухгалтерского учета — это минимальный период времени, в течение которого документы бухучета должны сохраняться в учреждении. Обеспечить их сохранность необходимо не только для контролирующих инстанций. Некоторые регистры необходимы для работы организации.

9 апреля 2019 Евдокимова Наталья

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации закреплены в Федеральном законе «О бухучете» № 402-ФЗ, а также в специальном перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Но некоторые данные по срокам обеспечения сохранности документации разнятся.

Разберемся, зачем вообще сохранять бланки, отчеты и регистры, а также что делать, если сроки хранения по закону и по перечню не соответствуют.

Зачем хранить

Бухгалтерская документация — это не только плановые и фактические показатели, отчетность и регистрационные журналы, а также вся первичная и кассовая документация, которая подтверждает операции, проведенные в учете.

При отсутствии любого из бухдокументов подтвердить достоверность и правильность ведения бухучета в учреждении будет проблематично.

При любой проверке контролирующий орган первым делом запрашивает первичные и учетные документы, чтобы сверить данные учета с фактическими показателями.

За непредоставление подтверждающих бланков, чеков, ордеров и прочих регистров предусмотрена ответственность. Например, налоговики оштрафуют за каждый непредоставленный документ на 200 рублей. Если компания крупная, то совокупная сумма штрафа может исчисляться десятками тысяч рублей. Все штрафы перечислили в конце статьи.

Что главнее: закон или перечень

Нередко в действующей законодательной базе встречаются противоречия. Например, бухгалтерскую документацию по закону № 402-ФЗ нужно сохранять пять лет, а в перечне из Приказа № 558 сроки хранения распределены по видам и значимости. Как быть в таком случае бухгалтеру бюджетного учреждения и сколько хранить бухгалтерские документы, чтобы избежать наказаний?

Разберемся в ситуации на примере. Допустим, что в перечне № 558 для определенного бланка указан срок в четыре года, но сохранять этот бланк нужно пять лет. Почему? Такие указания содержит закон № 402-ФЗ.

Или, наоборот, в законе 402-ФЗ указано 5 лет, а в перечне — 10. Тогда храните документ не менее 10 лет. То есть обеспечьте сохранность на больший срок, который указан в одном из двух нормативных актов.

Соблюдайте аналогичный порядок хранения бухгалтерских документов для электронной документации.

Особенности и порядок хранения документации

Определим ключевые особенности и правила обеспечения сохранности документов бухгалтерии:

  1. Назначьте ответственного за сохранность документов и первичных бланков. Пропишите обязанности в должностных инструкциях, ознакомьте ответственного сотрудника под подпись. Подписанную копию обязательно сохраните в личном деле работника.
  2. Закрепите в учетной политике, сколько лет хранятся бухгалтерские документы, в разрезе бланков. Либо утвердите такой перечень отдельным приказом.
  3. Рассчитывайте сроки с даты последнего использования регистра. Такие указания содержатся в п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
  4. Электронные архивы, подлежащие хранению в учреждении, подписывайте электронной подписью, оформленной на имя руководителя, главного бухгалтера или иное ответственное лицо. Работа с электронной документацией без ЭП не допускается.
  5. Документация, подлежащая передаче в архив (на хранение), должна быть подписана, прошита и пронумерована в установленном порядке.

Утверждаем сроки хранения документов

Период сохранности документов бухучета необходимо закрепить документально. Например, в приложении к учетной политике или в отдельном локальном распоряжении по учреждению. Используйте в работе памятку по срокам хранения бухдокументов.

Актуальная таблица сроков хранения бухгалтерских документов в организации:

Вид документаПериод храненияСсылка на нормативно-правовой акт
Регистры бухгалтерского учета, журналы учетаНе менее 5 лет.Ч. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ.
книгаНе менее 5 лет при условии проведения соответствующей проверки или ревизии. Например, проверка счетной палаты или ревизия финансового отдела.Ст. 361 Перечня Минкультуры.
Учетная политика и иные стандарты ведения бухучетаНе менее 5 лет после истечения года, в котором документы использовались в работе (для составления отчетности, осуществления расчетов, применения стандартов и нормативов).Ч. 2 ст. 29 закона 402-ФЗ.
Финансовая бухотчетность и аудиторские заключения по нейГодовая хранится постоянно.Квартальная — не менее 5 лет. При отсутствии годовой — постоянно.Месячная сохраняется 1 год. При отсутствии годовой и квартальной — постоянно.Ст. 351 и ст. 408 Перечня.
Бланки кассового учета (ордера, журналы учета, кассовая книга, чеки, чековые книжки, прочее)Не менее 5 лет при условии проведения ревизии.Ст. 362, ст. 459 Перечня.
Путевые листы и журналы учета путевых листов5 лет.Ст. 842 и 844 Перечня.
Бухдокументы по расчетам с персоналом по оплате труда (табели, приказы, расчетные ведомости, больничные листы, расчеты отпускных и прочее)Не меньше 5 л.Если в организации не ведутся лицевые счета по сотрудникам, то обеспечьте сохранность на 75 л.Ст. 412 и 415 Перечня.
Инвентаризационные описиПостоянно.В отношении товарно-материальных ценностей — не меньше 5 л.Ст. 427 Перечня.
Документация по учету объектов основных средствПостоянно.Ст. 429 Перечня.
Договоры, соглашения и контракты на поставку товаров, оказание услуг, выполнение работ, в том числе государственные и муниципальные контрактыНе меньше 5 л.В отношении гос. и муниципальных контрактов на важные, крупные поставки — постоянно.Ст. 272, 436, 440, 456 Перечня.

Документацию нужно хранить постоянно либо до момента полной ликвидации экономического субъекта. При реорганизации (присоединении, реструктуризации) документация подлежит передачи на хранение во вновь созданный субъект.

Ведение налогового учета обязательно для любого экономического субъекта, в отличие от бухучета. К примеру, индивидуальные предприниматели освобождены от ведения бухучета в обязательном порядке.

А вот освобождения от налогообложения не предусмотрено. Исчислять и уплачивать фискальные платежи, в зависимости от выбранного режима налогообложения, должен каждый.

И простой гражданин, и частник, и юридическое лицо.

Помимо обязанности в уплате налогов, плательщики обязаны и предоставлять отчетность. К тому же налоговики вправе запросить документы, подтверждающие правильность исчисления взносов, сборов и фискальных платежей. Следовательно, организациям необходимо сохранять не только документы бухучета, но и регистры, первичку и отчетность в части налогового учета.

Периоды хранения отразим в таблице.

Вид документацииСрок храненияОснование
Регистры налогового учетаНе меньше 5 л.Ст. 23 и 24 НК РФ.Ст. 392 Перечня.
Отчетность по налогам, сборам, взносам (налоговые декларации, расчеты по авансовым платежам, расчеты по страховым взносам, справки 2-НДФЛ, 6-НДФЛ и прочие сведения)
Квитанции об отправке отчетности в территориальные органы Федеральной налоговой службы
Описи вложений в почтовые отправления при передаче отчетности почтой
Счета-фактурыНе менее 4 л.Ст. 368 Перечня.
Книги покупок, книги продаж, дополнительные листы к книгам покупок и продаж
Журнал учета полученных и выданных счетов-фактур
Книга учета доходов и расходов для организаций, применяющих упрощенный режим обложения (УСНО)Постоянно либо до полной ликвидации учреждения.Ст. 346.18 НК РФ.
Расчеты и сведения, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносовНе меньше 6 л.Ст. 23 НК РФ.
Расчетные ведомости по отчислению взносовГодовые хранят постоянно. Квартальные — не менее 5 л. При отсутствии годовой отчетности квартальные сохраняют постоянно.Ст. 390 Перечня Минкультуры.
Расчет по форме 4-ФССНе менее 5 л.П. 5.2, 6.2 и 6.3 Приказа ФСС № 19 от 12.02.2010.

Скачать

Срок истек: порядок действий

По окончанию утвержденного срока хранения документацию необходимо уничтожить. Но нельзя просто взять и выкинуть их в мусорную корзину. Чиновники утвердили специальный алгоритм действий, по которому необходимо осуществлять уничтожение документов.

Если нарушить порядок уничтожения документов учреждения, можно получить административное наказание. Например, некоторые сведения могут содержать персональные данные работников или даже государственную тайну. За разглашение такой информации предусмотрена уголовная ответственность.

Пошаговая инструкция, как уничтожить документацию с истекшим сроком хранения:

  1. Создайте специальную экспертную комиссию, которая будет уполномочена проводить экспертизу документов. Обязательно включите в комиссию работников бухгалтерии, а также специалистов по налоговому учету. Для уничтожения кадровой документации — работников отдела кадров, представителей секретариата.
  2. Разработайте и утвердите положение о работе экспертной комиссии. Закрепите все права, полномочия и обязанности, которые возлагаются на новую структурную единицу. С содержанием положения необходимо ознакомить членов комиссии под подпись.
  3. Назначьте дату проведения заседания экспертной комиссии. Результат оформите специальным протоколом. Отразите, какие документы были включены в проведение экспертизы, обозначьте результаты проведенного анализа.
  4. На основании протокола подготовьте акт об уничтожении документов бухучета или налогового учета. По завершению процедуры акт должны подписать все члены экспертной комиссии.

Акт об уничтожении документации бухучета составляйте в произвольном виде. Учитывайте требования к составлению деловой документации. В обязательном порядке укажите следующие реквизиты:

  • наименование и реквизиты экономического субъекта;
  • дата и место составления;
  • номер в хронологическом порядке;
  • наименование документа;
  • состав комиссии;
  • предмет рассмотрения;
  • перечень документации допустимо отразить в виде таблицы (наименование, количество);
  • заключение;
  • подписи ответственных лиц (председатель и члены экспертной комиссии).

Акт утверждается руководителем учреждения.

Смена руководителя

Если в учреждении назначен новый руководитель, то необходимо провести передачу документации. Оформить процедуру следует специальным актом приема-передачи.

В передаточный акт включите все виды документов, не только бухучета, но и кадровую документацию, приказы по основной деятельности, штатные расписания, положения, нормативы, стандарты, документы по охране труда и прочее.

Желательно перед передачей провести инвентаризацию документов на предприятии. Для этого создайте специальную комиссию. Членами комиссии могут выступать работники бухгалтерии, секретариата, кадровики и прочие специалисты.

Порядок передачи документации от старого руководителя новому организация обязана определить самостоятельно. Алгоритм закрепите в учетной политике или отдельным локальным распоряжением по организации. Здесь же допустимо указать информацию о комиссии, ее правах, полномочиях и обязанностях.

Ответственность и наказания

За нарушение установленных правил могут наказать. Если нет документальных подтверждений полученных доходов или произведенных расходов (потеряли, утрачены вследствие ЧС, прочее), налоговики выпишут штраф 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Аналогичные санкции предусмотрены за несоблюдение правил и периодов обеспечения сохранности бланков.

Если данные нарушения привели к занижению налоговой базы — штраф 40 000 рублей или 20 % от неуплаченной суммы налоговых обязательств.

Накажут и ответственных должностных лиц (ст. 15.11 КоАП):

  • 5000-10 000 рублей — за первый проступок;
  • 10 000-20 000 рублей — за второй и последующие.

Еще за такие правонарушения предусмотрена уголовная ответственность на срок до одного года лишения свободы (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Источник: https://gosuchetnik.ru/bukhgalteriya/skolko-byudzhetnoy-organizatsii-khranit-bukhgalterskie-dokumenty

Сроки хранения договоров в организации 2019

Сроки хранения договоров в организации 2019

Хранение архивных документов в течение определенного срока – это одна из обязанностей любого российского учреждения или организации. Основу любого архива составляют бухгалтерские и кадровые документы.

В этом материале мы расскажем, каковы сроки хранения документов – 2019, а также приведем основные нормативно-правовые акты, фиксирующие сроки хранения документов в 2019 году, опишем процедуру экспертизы ценности документов и ответим на другие важные вопросы в этой области.
В настоящее время в нашей стране действуют несколько основных нормативных документов, которые фиксируют сроки хранения документов в 2019 году в зависимости от рода деятельности компании, ее организационной формы и других значимых факторов.

Как определить срок хранения документов в организации в 2019-2020

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Решение о создании своего места хранения является внутренним, и руководство фирмы выдает специальное положение, где прописывается, как именно и в каком порядке будет создаваться место хранения.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения.

В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

По договору комиссии комиссионер обязан хранить сданную на комиссию вещь. Сущность «ответственного хранения» состоит в том, что покупатель при приеме от органов транспорта товаров на «ответственное хранение» обязан обеспечить сохранность груза и оставить его в распоряжении поставщика (грузоотправителя).

Это означает, что получатель не только не имеет права использовать товары до оплаты и реализовывать их другим предприятиям, но и обязан выполнить распоряжение поставщика о переотправке (передаче) товаров другому получателю либо о возврате их поставщику (грузоотправителю).

Хранение следует отличать от обязательства охраны (например, отношения вневедомственной сторожевой охраны), которая не требует передачи и возврата хранителем имущества, как при хранении.

Для разного типа документации разработаны определенные сроки хранения:

  • временный – до 10 лет;
  • долгосрочный – более 10 лет;
  • постоянный.

Таблица сроков хранения документов в организации в 2019 году – скачать

Документация, которая ведется организацией, не может быть в свободном распоряжении, поскольку она является отчетной.

При этом Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 г.

№ 358-Р «Об улучшении сохранности документов по личному составу» содержит рекомендацию для составителей документов о включении в текст каждого из них сведений о требуемых сроках хранения: это позволит избежать ошибок и недоразумений, в результате которых важные бумаги могут быть уничтожены до истечения установленного периода сохранности.

В соответствии с Перечнем 2 срок хранения 15 лет имеют следующие договоры (контракты):

  • о распределении прибыли, полученной в результате совместной научной и / или научно-технической деятельности (ст. 32);
  • на градостроительные, проектные и проектно-изыскательские работы и приложения к ним (а при некоторых условиях эти документы вообще имеют срок хранения – постоянно) (ст. 352);
  • на создание, передачу и использование научной и / или научно-технической продукции (ст. 28).

По договору перевозки грузов перевозчик, получив груз, отвечает за его сохранность до момента сдачи его грузополучателю, на нем лежит обязанность обеспечения температурного режима скоропортящегося груза при перевозке, он обязан проверить соответствие тары и упаковки, чтобы предотвратить утрату его или порчу в пути следования.

Каковы сроки хранения документов в организации? Какая ответственность грозит тем, кто нарушил эту процедуру? Ответы на эти и другие вопросы найдете в статье. Скачайте шпаргалку по хранению кадровой, бухгалтерской, налоговой документации.

Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.

Некоторые руководители крупных компаний предпочитают передавать хранение архивной документации на аутсорсинг, привлекая к сотрудничеству предоставляющие подобные услуги специализированные фирмы.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Сроки хранения документов в организации: кадровых, бухгалтерских и других

Дела долгосрочной и постоянной периодики сохранения по завершении передают на хранение специальным подразделениям (на 2 года в справочных целях).

Прочий массив документов размещается в архиве на период, определяющийся типом документов. Все сроки менее 50 лет именуются ограниченными. 5 лет хранятся составляющие дел, связанные с зарплатой, ее исчислением и выплатой. Однако некоторые бухгалтерские документы (например, лицевые счета) должны сохраняться 75 лет.

Перечисленные выше цифры наглядно показывают, что грамотное ведение архивного дела требует не только серьезного внимания, но и достаточно существенных временных и финансовых затрат.

Самый длительный срок хранения установлен для документов по личному составу. Это карточки, характеристики, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Важно, что если документ завершен после 1 марта 2003 года – срок хранения составит 50 лет, в прочих случаях 75.

Внимательное изучение приведенных выше законодательных и нормативных актов позволяет сделать вывод об основных правилах и сроках хранения самых важных документов организации.

Анкеты граждан, которым отказали в найме на работу, сохраняют 3 года. Перечни сотрудников, получивших премию, командировочные удостоверения, списки пенсионеров – 5 лет. Этот же период хранения у распоряжений по хозяйственной части. А приказы, касающиеся производственной и административной сферы, хранятся бессрочно.

При использовании Перечня 1 следует четко разграничить две категории организаций:

  • являющихся источниками комплектования государственных архивов;
  • не являющихся источниками комплектования государственных архивов.

В процессе деятельности любой организации неизбежен тот или иной объем документооборота. Важно, чтобы вся документация была не только оформлена правильно, но и сохранялась в установленном порядке. Длительность хранения напрямую зависит от типа документов.

В графе N 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа.

При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью.

Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.

Срок хранения договоров в организации в 2019 году таблица скачать

Вторая точка зрения – использование акционерным обществом нового Перечня – подтверждается ответом от 25.11.2010 на запрос в Минфин России, подготовленным сотрудником Минфина Е.В. Сосновым (опубликовано в справочной системе «Консультант Плюс»). Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е.В.

Чтобы не стать фигурантом нарушения, следует разобраться, какие сроки сохранения бумаг существуют, и что за дополнительные требования к этому процессу предъявляются.

Источник: https://usikitv.ru/oformlenie-dokumentov/1009-sroki-khraneniya-dogovorov-v-organizacii-2019.html

Область права
Добавить комментарий