Списание гербовой печати как оформить

Списание гербовой печати как оформить

Списание гербовой печати как оформить

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Списание гербовой печати как оформить». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Цену приобретенной печати без НДС записывают вначале в дебет счета 10: субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». После чего сразу списывают потраченную сумму в графу по расходам обычного вида деятельности. Для бухгалтерской записи учета печатей и штампов в бухгалтерском учете использовать счет 26, если компания производит товары или оказывает услуги.

Новые гербовые печати имеют несколько степеней защиты и должны производиться у сертифицированных изготовителей. Сами сертификаты выдаются только системой ПолиграфСерт Министерства печати РФ. Документы, заверенные несертифицированными печатями, не будут иметь юридической силы.

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

При проверке особое внимание членов комиссии должно быть обращено на то, чтобы в числе уничтожаемых печатей и/или штампов не могли оказаться какие-либо другие печати и/или штампы, не включенные в акт, или чтобы не были допущены расхождения между записями в акте, самими печатями и/или штампами и записями в журнале учета.

Комиссия назначается руководителем подразделения. Копия акта представляется в первый отдел университета.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Но… Так как система сертификации была добровольная, разработчиками параллельно была зарегистрирована альтернативная система сертификации. В итоге, несоответствие одних регламентирующих документов другим, позволило создать полную неразбериху, в которой мы находимся до сих пор.

В центре штампа структурного подразделения Университета располагается полное или сокращенное наименование структурного подразделения и (или) его эмблема. При размещении сокращенного наименования структурного подразделения по центру, полное наименование размещается по окружности по внутреннему кругу.

Количество Штампов Предприятия, образцы их Оттисков, определяются Ответственным лицом по заявкам начальников заинтересованных Управлений Предприятия. Образцы Оттисков фирма изготовитель согласовываются с Заказчиком, после чего они представляются на утверждение руководителю Предприятия.

Гербовая печать, штамп «для документов», штамп структурного подразделения, изготавливаются только круглой формы.

Получается, что намерение законодателей упростить документальный оборот только добавило бизнесменам вопросов и хлопот.

Гербовая печать используется также при заверении копий ряда документов, например: копии положений, уставов, направляемых в государственные организации, копии судебных решений и некоторых других документов. Существует перечень документов, на которых проставляется гербовая печать.

Некоторые предприятия ограничиваются одной печатью, а некоторым, деятельность которых более масштабная, необходимо использовать несколько различных печатей.

Всех московских бизнесменов обязали зарегистрировать печати в этом реестре, за что взималась госпошлина. Это было своего рода самоуправство столичного градоначальника, потому что ни в каком другом регионе РФ такого порядка учёта не было.
Если контрагент по сделке не отказался от печати, то при заключении договора он вправе требовать её использования и от вас.

Нормы вышеназванных нормативных правовых актов применяются при разработке правил изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей органами власти и управления субъектов РФ, органами местного самоуправления, организациями и их объединениями независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При изготовлении штампа на двух языках текст на государственном языке выносится в первый (внешний) круг (верхнюю половину штампа), во втором (внутреннем) круге (в нижней половине штампа) воспроизводится текст на другом языке.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

Изменения о добровольном использовании штампов внесены в некоторые нормативно-правовые акты, но другие по-прежнему обязывают их использовать.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и использования печатей и штампов в структурных подразделениях администрации города возлагается на их руководителей.

Изменения о добровольном использовании штампов внесены в некоторые нормативно-правовые акты, но другие по-прежнему обязывают их использовать.

К заявлению прилагаются все печати, которые надо уничтожить, их отпечатки в двух экземплярах, а также копия квитанции об оплате услуг по уничтожению. После уничтожения печатей вам выдадут квитанцию, которая будет удостоверять факт уничтожения.

Документ, подтверждающий право на использование в печати Государственного ГЕРБА РФ (лицензия, госаккредитация).

Изготовление дополнительных печатей оформляется приказом по предприятию, в котором обосновываются необходимость изготовления, определяется перечень и виды печатей, и назначаются ответственные лица, которые будут подавать ходатайство в орган МВД и ответственные за использование и хранение печатей.

Микротекст “белый на тёмном” (0,5-0,8 мм) на внешнем круге клише с указанием номера сертификата изготовителя и даты изготовления печати.

Настоящая Инструкция «О порядке изготовления, учета, хранения, выдачи, использования и уничтожения печатей и штампов в _____________________________ (далее — Инструкция) является внутренним документом _______________ (далее — Предприятие) разработанным в целях исполнения требований действующего законодательства, защиты деловой репутации и коммерческих интересов Предприятия.

Штамп вспомогательный – любые штампы, как правило, не содержащие название Предприятия в полном или сокращенном виде, в том числе и наборные, формально заменяющие рукописные записи и, служащие для упрощения нанесения определенного текста, в целях ускорения процесса делопроизводства. С 1 января 2004 года введен в действие новый стандарт печатей предприятий всех форм собственности: «НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ «ПЕЧАТИ МАСТИЧНЫЕ УДОСТОВЕРИТЕЛЬНЫЕ.

Скачать ПРИКАЗ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 25-05-2010 114 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ИЗГОТОВЛЕНИЯ УЧЕТА…

Утвердить Положение о порядке учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов администрации города, ее структурных подразделений.

Источник: http://domussochi.ru/nedvizhimost/2055-spisanie-gerbovoy-pechati-kak-oformit.html

Печати и штампы как вести учет

Обращают ли нотариусы внимание на соответствие оттисков печатей требованиям ГОСТ? Обязан ли иметь печать индивидуальный предприниматель? Какие законы обязывают организацию иметь печать? Как можно защитить печать от подделки? Могут ли основные печати предприятия быть в многоцветном исполнении? В каком случае требуется изготовление новой печати взамен старой?
Стоимость изготовления печатей и штампов невелика. И хотя срок их использования, скорее всего, будет больше года, учитывать такое имущество следует как материально-производственные запасы.

В обиходе часто используются такие понятия как: «гербовая печать», «печать с изображением Государственного герба Республики Казахстан», «простая печать круглой формы», «круглая гербовая печать», «печать предприятия», «штамп предприятия», «специальный штамп», «угловой штамп» и т.д.Правила делопроизводства (оформление приказа относится к их числу) подразумевают и наличие приказа об использовании печати для документов в случае, если печать (или печати) предназначены для определенных категорий деловых бумаг.

Так, в п.7 ст.2 ФЗ от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ «Об акционерных обществах», в п.5 ст.2 ФЗ от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» установлено, что общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения».

Печати и штампы – это дополнительное доверие и фактор безопасности организации, с помощью которых скрепляются документы и снижаются риски их подделки. Расходы на изготовление печатей и штампов не столь существенны, но это не исключает необходимости вести учет и обеспечивать контроль их сохранности.

Исходя из буквального значения и понимания данного пункта, юридическое лицо имеет только одну печать со своим наименованием. Также не понятно, иметь печать — это обязанность или право юридического лица?

Таким образом, при повседневной работе юридические лица, кроме своей печати, используют различные специальные штампы, изготовляемые штемпельно-граверными предприятиями. Также свои печати и штампы имеют индивидуальные предприниматели, нотариусы, адвокаты, врачи и т.д.

Зачем уничтожать печати и штампы

В акте во всех случаях уничтожения печатей и штампов обязательно воспроизводятся оттиски уничтожаемых печатей и штампов. В акте исправления не допускаются.

Согласно статье 43 ГК РК, филиалом и представительством юридического лица являются обособленные подразделения юридического лица, расположенные вне места его нахождения и осуществляющее все или часть его функций.

Филиалы и представительства не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных им положений.

Руководители филиалов и представительств назначаются уполномоченным органом юридического лица и действуют на основании его доверенности.

Образцы печатей: в этом пункте вы делаете таблицу и в ячейки проставляете — в левую оттиск старой печати и именуете его образец №1, в правую — оттиск. На сегодняшний день деятельность штемпельно-граверных мастерских, где изготавливаются печати и штампы, регламентирована гл. 4 Правил.

Заказы на изготовление печатей и штампов, поступившие в граверный цех, регистрируются в журнале регистрации принятых заказов на изготовление печатей и штампов согласно приложению 8 к Правилам и под роспись передаются для исполнения граверам.

Готовые изделия, выполненные в граверном цехе, после регистрации в журнале регистрации принятых заказов на изготовление печатей и штампов передаются под роспись (с указанием фамилии) в отдел (пункт) приема и выдачи заказов.

Таким образом, действующее законодательство устанавливает следующие требования к печати:

  • обязательность ее наличия;
  • возможность ее существования в единственном числе;
  • круглая форма;
  • указание на ней полного фирменного наименования общества на русском языке;
  • указания на ней места нахождения общества.

Источник: http://homemebel74.ru/finansovye-sovety/1010-spisanie-gerbovoy-pechati-kak-oformit.html

Учет печатей: от приобретения до списания

Списание гербовой печати как оформить

По материалам журнала “Гравбух” glavbukh.ru

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности.

Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44.

Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример

Для бухгалтерии торговой компании ООО “Капель” приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО »Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО »Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной.

Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации. Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Источник: http://pg-kerch.ru/info/uchet-pechatej.-iz-zhurnala-glavbux

Делопроизводство от А до Я. Как использовать печати и штампы в организации

Списание гербовой печати как оформить

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами.

Как использовать печати в организации

Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

№ 435 и рекомендованы для использования всеми министерствами, ведомствами и их подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями при совершенствовании делопроизводства.

Положения о печати, зафиксированные в ЕГСД, сохраняют действие до настоящего времени.

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на организационных документах (например: положения, уставы, учредительные документы, штатные расписания и др.). Оттиск печати проставляется также во всех случаях, когда необходимо удостоверить права должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей и др.

Важно знать:

  1. Оттиск печати ставится на документах для удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.
  2. Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Основные виды печатей

По своему назначению печати подразделяются на основные (гербовые и печати юридических лиц) и вспомогательные (простые).

Печати в государственных организациях

В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г.

№ 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму.

В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях

В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой. В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре).

Пункт 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.

1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Организации могут иметь простые (вспомогательные) печати. Они воспроизводят наименование организации, ее структурное подразделение и вид печати. В этом случае в печати должна содержаться дополнительная надпись: «Секретариат», «Для счетов», «Для справок», «Для пакетов», «Для копий» и т.д.

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными.

Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица.

На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М.П.»

Какие документы нужно заверять основной и вспомогательной печатями

В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации список документов, на которые проставляется печать. Он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Так же в организации издается приказ (распоряжение) со списком должностных лиц (руководителей), имеющих право подписи на документах.

Рекомендуемый перечень документов, которые заверяются основными печатями:

  • акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);
  • архивные справки;
  • архивные копии;
  • доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ве¬дение дел в арбитраже и т.д.);
  • договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производст¬ве работ и т.д.);
  • задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);
  • заключения и отзывы;
  • заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);
  • исполнительные листы;
  • командировочные удостоверения;
  • нормы расхода;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);
  • поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (свод¬ные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);
  • положения об организациях;
  • представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.);
  • реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемые в банк);
  • сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуля¬цию к договору и т.д.);
  • соглашения;
  • справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и при¬читающейся заработной плате и т.д.);
  • спецификации (изделий, продукции и т.д.);
  • титульные списки;
  • удостоверения;
  • уставы организаций;
  • штатные расписания.

Оттиски вспомогательных печатей проставляется:

  • для заверения справок;
  • на копии документов;
  • на выписки из документов;
  • учетные документы и др.

Как использовать штампы в организации

Помимо основных и вспомогательных печатей, в делопроизводстве организации используются штампы. Штамп – это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы, представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот.

Штампы бывают нескольких видов:

  • угловой (адресный);
  • регистрационный;
  • ограничения права доступа;
  • с реквизитами организации;
  • маркировочные.

Угловой (адресный) штамп используется, если в организации отсутствует типографские или «электронные» бланки. Угловой штамп может использоваться при переписке, выдаче текущих справок и т.п.

В данном случае угловой штамп, изготовленный в соответствии с необходимыми требованиями, придает документу официальный характер. В угловых штампах реквизиты организации располагаются в той же последовательности, что и в бланке. Реквизиты, указанные в угловых штампах и печатях, должны совпадать.

Размер углового штампа, как правило, соответствует размерам углового бланка (70х100 мм).

Регистрационный штамп содержит наименование организации, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Такой штамп устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. В регистрационный штамп не проставляется на приложениях к документу, а только на самом документе.

Штамп ограничения права доступа проставляется в верхнем правом углу каждого листа документа, на журналах регистрации документов с ограниченным правом доступа и на пакетах с документами с ограниченным правом доступа. Этот штамп может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН.

Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски. Их размеры, форма и содержание не регламентируются.

Как хранить печати и штампы

Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов

Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе).

Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов). 

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии.

По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Замена и приобретение печатей и штампов

Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения).

Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем.

Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

В акте должны быть указаны:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей и штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
  • способ уничтожения;
  • заключение комиссии о приведении печати (штампа) в состояние, исключающее возможность ее восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Акты хранятся вместе с журналом учета печатей и штампов.

Кто несет ответственность за печати и штампы

Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации. В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо.

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Источник: http://naar.ru/articles/deloproizvodstvo-ot-a-do-ya-kak-ispolzovat-pechati-i-shtampy-v-organizatsii/

Журнал «Секретарское дело»

Списание гербовой печати как оформить

Наталия КОНДАКОВА,

специалист по документообороту

В соответствии с ч. 2 п. 62 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях1 (далее — Инструкция по делопроизводству) устанавливается три вида печатей: печать организации (с изображением Государственного герба Республики Беларусь и простая); печать структурного подразделения организации; печать, указывающая на ее целевое назначение (для документов и т.п.).

Печать организации является основной и должна изготавливаться в каждой организации.

Гербовая печать — это печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, которую могут иметь учреждения и организации, обладающие таким правом.

Перечень государственных органов, организаций и должностных лиц, которым предоставлено право пользования гербовыми печатями, определен Инструкцией о порядке изготовления и уничтожения печатей с изображением Государственного герба Республики Беларусь2 (далее — Инструкция МВД № 189).

Простая печать круглой формы — это печать организации без изображения Государственного герба Республики Беларусь. Организации, которые не имеют права помещать на своей печати Государственный герб Республики Беларусь, могут изготавливать один экземпляр простой печати круглой формы.

Печать структурного подразделения изготавливается для удостоверения документов, создаваемых и (или) тиражируемых данным подразделением. Как правило, на печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается. Если отдел действует от имени организации, на документах должен проставляться оттиск печати организации.

Служба ДОУ может иметь печать, в которой в центре помещается название этой службы (канцелярия, секретариат и др.).

В организациях, в которых функции службы ДОУ выполняет специально назначенный работник, вместо печати с наименованием службы ДОУ (печати структурного подразделения) может изготавливаться печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «Для документов»); такая печать используется для заверения копий документов, справок, выданных этой службой3.

Печати, указывающие на их функциональное назначение («Для документов», «Для копий», «Для пакетов» и т.п.), могут изготавливаться организациями исключительно в виде простых печатей.

Штамп — это вид печати прямоугольной формы. Штампы формально заменяют рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в бумажном делопроизводстве. В этом случае штампы по существу представляют собой реквизиты, участвующие в придании документу юридической силы и ускоряющие документооборот. Штампы также бывают разных видов.

На печати структурного подразделения организации изображение Государственного герба Республики Беларусь не помещается.

Угловой штамп допускается использовать при оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов организации. Угловой штамп может быть трех видов:

· для письма;

· общий угловой штамп;

· угловой штамп конкретного вида документа.

Состав реквизитов углового штампа, порядок их размещения и оформления должны соответствовать составу, порядку размещения и оформления реквизитов соответствующего бланка (для писем, общего или бланка конкретного вида документов).

Размер углового штампа не должен превышать: по горизонтали — 73 мм; по вертикали — 75 мм (для штампов с изображением Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации) или 55 мм (для штампов без изображения Государственного герба Республики Беларусь или эмблемы организации)4.

Регистрационный штамп (отметка о поступлении) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа. Регистрационный штамп должен иметь следующие размеры: по горизонтали — 42 мм, по вертикали — 16 мм5.

Образец регистрационного штампа входящих документов

ОАО «Топаз»02.06.2016№ 345

Частью 3 п. 62 Инструкции по делопроизводству установлено, что порядок использования и ответственность за хранение печатей закрепляются в локальных нормативных актах организации, разрабатываемых в соответствии с законодательством Республики Беларусь. В частности, к актам законодательства Республики Беларусь, регулирующим соответствующие правоотношения, относится Инструкция МВД № 189.

Ответственность за законность использования и хранения печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простых печатей и соответствующий контроль возлагаются на руководителя организации, иных лиц, имеющих право пользования такой печатью. Ответственность за хранение и использование печатей может возлагаться приказом руководителя организации на других работников организации.

Пунктом 51 Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-20046 (далее — Методические указания) определено, что право обладания и использования печати структурного подразделения следует закрепить в положении о соответствующем структурном подразделении (отделе кадров, управлении делами и др.).

В то же время включенное в Методические указания положение, согласно которому ответственность за хранение и правильное использование печатей структурных подразделений несут их руководители, является правомерным только в том случае, если соответствующая ответственность возложена на руководителей структурных подразделений приказом руководителя либо закреплена в ином локальном правовом акте.

При смене руководителя печать передается вновь назначенному или избранному руководителю по акту. Факт передачи печати новому руководителю может быть как отражен в отдельном акте, так и включен в акт приема-передачи документов и дел, составляемый при смене руководителя организации.

Перечень документов, на которых проставляется печать, может быть разработан в виде самостоятельного документа, утверждаемого приказом руководителя.

Печать организации с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простая печать организации, печать структурного подразделения организации хранятся в несгораемых шкафах или сейфах и учитываются в специальном журнале.

Форма такого журнала нормативными правовыми актами Республики Беларусь не установлена и может разрабатываться на усмотрение самой организации.

Запрещается хранение печатей в других местах, а также передача лицам, не имеющим права на их хранение.

Примерная форма журнала учета печатей и штампов

№ п / пДата записиНаименование (номер, вид печати (штампа))Основание (наименование, номер и дата документа, на основании которого печать (штамп) передается, уничтожается)Фамилия, инициалы лица, передавшего (получившего, уничтожившего) печать (штамп)ПодписьПримечание
123.05.2016Простая печать круглой формы

Источник: https://profmedia.by/pub/sec/art/119873/

Изменилось название учреждения: что делать со старой печатью. Бюджетн

Списание гербовой печати как оформить

Оттиск печати учреждения на документе принято считать подтверждением его достоверности и юридической силы. Поэтому ее важность в делопроизводстве невозможно переоценить. Вместе с тем начиная с октября 2014 года печать уже не является обязательным атрибутом всех без исключения юридических лиц. Так, ч.4ст.

62 Хозяйственного кодекса Украины от 16.01.2014 г. №436-IV уже не требует наличия печати у каждого юридического лица, а только предоставляет такое право. Однако это касается прежде всего субъектов частного предпринимательства, тогда как для бюджетных учреждений в этом плане ничего не изменилось.

Они, как и раньше, должны иметь печать и использовать ее для удостоверения документов.

Следует отметить: скрепление печатью подписи уполномоченного лица на документе также является не обязательным, а возможным. Указание на это содержит п. 2.

5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. №88.

Учитывая это, необходимо утвердить приказом руководителя перечень документов, подлежащих удостоверению печатями и штампами в конкретном учреждении.

Что касается учета печатей, то они вместе со штампами, содержащими полное название организации, подлежат обязательному учету. Такое требование закреплено в п.

64 Инструкции о порядке учета, хранения и использования документов, дел, изданий и других материальных носителей информации, содержащих служебную информацию, утвержденной постановлением КМУ от 27.11.98 г. №1893 (далее — Инструкция №1893).

К слову, эта Инструкция является обязательной для всех предприятий, учреждений и организаций независимо от формы собственности.

Лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов, назначает своим приказом руководитель учреждения. Храниться печати и штампы должны в сейфах или металлических шкафах. Это предусмотрено п. 68 Инструкции №1893 (ср. 025069200).

Для учета печатей и штампов следует применять Журнал учета и выдачи печатей и штампов по форме 11 ( приложение 11 к Инструкции №1893). Такой журнал включают в номенклатуру дел, а его листы нумеруют, прошивают и опечатывают.

Наряду с этим ведение такого специального учета печатей и штампов не отменяет необходимости их отражения в бухгалтерском учете. Так, объекты, срок эксплуатации которых больше одного года, а стоимость за единицу не превышает 2500 грн.

включительно (без НДС), следует учитывать в составе малоценных необоротных материальных активов. На это указывает абз. 5 п. 1.2 разд. ІІ Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету основных средств субъектов государственного сектора, утвержденных приказом Минфина от 23.01.2015 г.

11 (далее — Методрекомендации).

Таким образом, учет печатей и штампов, срок полезного использования которых обычно превышает один год, а стоимость менее 2500 грн., необходимо вести на субсчете 113 «Малоценные необоротные материальные активы».

Расходы на приобретение и изготовление таких активов следует осуществлять по КЭКР 2210 «Предметы, материалы, оборудование и инвентарь». Этого требует п.п. 2 п.п. 2.2.1 Инструкции по применению экономической классификации расходов бюджета, утвержденной приказом Минфина от 12.03.2012 г. № 333.

А теперь несколько слов о печатях как инструментах для нанесения оттисков на сургуче, воске, бумаге и т. п. Они могут быть автоматическими и ручными. Однако и те, и другие состоят из оснастки — металлического, пластикового, деревянного элемента (корпуса) печати, к которому крепится клише, и самого клише.

Автоматические печати, кроме этого, еще имеют в своем составе чернильную подушку. К чему это все? А к тому, что в силу разных причин (банальный износ, изменение требований к печати, изменение названия учреждения и т. п.) каждая из этих деталей может требовать замены. И такую операцию следует рассматривать как ремонт печати.

При этом списывать с баланса учреждения печать как объект учета не нужно.

Следовательно, в описанной вами ситуации списывать старую печать из-за замены клише и чернильной подушки не следует. Тем более, что оснастка — главная деталь любой печати — пригодна для дальнейшего использования.

Расходы на приобретение нового клише и чернильной подушки, как и любые другие расходы на ремонт объектов необоротных активов, следует списывать на фактические расходы отчетного периода. Это прописано в п.

2 разд. ІІІ Национального положения(стандарта) бухгалтерского учета 121 «Основные средства», утвержденного приказом Минфина от 12.10.2010 г. №1202, и п. 4 разд.VIМетодрекомендаций.

Чтобы окончательно расставить все точки над «і», предлагаем рассмотреть такой условный пример.

Пример. В связи со сменой названия бюджетного учреждения возникла необходимость в замене клише печати. Также из-за значительной степени изношенности была произведена замена чернильной подушки печати. Стоимость клише — 200 грн. (в том числе НДС — 33,33 грн.), стоимость чернильной подушки — 60 грн. (в том числе НДС — 10 грн.).

Детали, использованные для ремонта печати, списаны на основании акта списания по типовой форме № З-2 (бюджет).

Старое клише уничтожено путем разрезания на мелкие части.

В бухучете эти операции отражены следующим образом:

№ п/п

хозяйственной операции

Корреспонденция субсчетов

Сумма, грн.

дебет

кредит

1

2

3

4

5

1

Оприходованы детали для ремонта печати (из НДС) (200 грн. + 60 грн.)

234

675

260

2

Перечислены средства поставщику за клише и чернильную подушку для печати

675

321 (323)

260

3

Списаны детали, использованные на ремонт печати, на фактические расходы отчетного периода

801 (802, 811 — 813)

234

260

Подробнее о порядке уничтожения отработавших свое печатей читайте в консультации «По какому КЭКР оплатить услуги по изготовлению и уничтожению печатей и штампов» (см. «Бюджетная бухгалтерия», 2014, № 14).

Напомним только, что привлекать для этого сторонних лиц не обязательно — уничтожение старой печати учреждение может произвести самостоятельно. Главное условие — правильно оформить такое уничтожения актом на списание.

Последний обязательно должен быть подписан всеми членами комиссии по списанию и утвержден руководителем учреждения.

Источник: https://i.factor.ua/journals/bb/2015/september/issue-34/article-11510.html

Область права
Добавить комментарий