Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Как правильно заверить копию документа?

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Казалось бы, чего проще – скопировать информацию с бумажного носителя. Всё, что для этого необходимо – это немного времени и устройство типа сканера или ксерокса. В повседневной жизни люди таким способом и поступают. Если эти данные носят информационный, ознакомительный, развлекательный или любой иной характер, то никаких проблем здесь не возникает.

Никому не придёт в голову сверять информацию, например, на ксерокопии какого-нибудь рецепта с данными оригинала. Но ситуация выглядит совсем по-другому, когда речь заходит о копиях документов.

Очень часто в различных инстанциях требуют предоставления какого-либо документа, справки, подтверждения в нескольких экземплярах. Но ведь оригинальный вариант любого документа существует в единственном числе и поэтому изготовление копий является безальтернативным способом в этом случае.

Иногда будет вполне достаточно просто изготовить ксерокопию документа или отсканировать его. Но иногда могут потребоваться заверенные копии. Первое, что приходит на ум, это использование услуг нотариуса. Но не всегда это рационально. Во-первых, из-за высокой стоимости подобной операции и, во-вторых, может быть достаточно и упрощённого варианта заверения.

Именно поэтому в организациях, где оформляются документы, существует ещё один вариант подтверждения идентичности копий документов без использования услуг нотариуса. Имеется в виду проставление на бумажной копии документа печати с текстом «копия верна».

Печать с подобным текстом придаёт документу юридическую значимость. Любая справка, акт, любой другой документ получают полную законную силу и могут рассматриваться, как полноценный заменитель оригинала.

Понятно, что заверенных копий можно сделать сколько угодно, и каждая такая копия будет, во-первых, полностью идентичной оригиналу и, во-вторых, иметь точно такую же значимость.

Печать, которой заверяют документы, в большинстве случаев имеет текст «копия верна». Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия». Юридический портал bukva-zakona.

com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего. Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение.

Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

Для подтверждения идентичности копий официальных бумаг с помощью печати «копия верна» существуют определённые правила, соблюдение которых не позволит никому усомниться в юридической значимости этих официальных бумаг.

1. Текст должен быть читаем, понятен и не допускать двояких толкований.

2. На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4. Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6. Рядом со штампом должна быть информация о месте нахождения оригинала того документа, копию которого заверяют.

Каким способом должна быть заверена копия необходимо заранее уточнить в той инстанции, куда она будет представляться.

Например, рассмотрение гражданских дел в судах требует множества подтвердительных документов и их копий. Но практически никогда эти копии не нуждаются в нотариальном заверении.

Печать «копия верна» проставляет секретарь суда при приёме пакета документов и этим свидетельствует, что копия полностью идентична оригиналу.

Копии некоторых документов, например, завещания, требуют однозначного нотариального заверения и проставление штампа «копия верна», даже с соблюдением всех правил, не сделает эту копию хоть сколько значимой с юридической точки зрения. Тем более что ни одно уполномоченное на подпись лицо, не будет проставлять штамп со своей росписью на копиях, если знает, что эти документы следует заверять другим способом.

Таким образом, в заверении документов с использованием штампа «копия верна» нет ничего сложного. Обычным гражданам достаточно знать общие правила этого. А все нюансы и тонкости должны быть известны тем лицам, которые непосредственно имеют полномочия на заверение документов.

(1 votes, average: 5,00 5)
Загрузка…

Источник: https://bukva-zakona.com/biznes/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-dokumenta

Копия верна или копия верна. Дубликат или копия документа. Какие документы можно заверять самостоятельно

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Копия документа – документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа.

При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги.

Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита.

Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия.

Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись
И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов.

Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций.

При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий – копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры – копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

  • местонахождение оригинала документа – многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
  • слово «Верно» – заверительная надпись;
  • наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
  • подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
  • расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
  • дата проведения заверения подлинности копии;
  • печать – для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Оригинал документа в делеООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год. Верно

Начальник отдела кадров Подпись

Т. В. Сергеева
28.12.2012 Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

  • все листы последовательно нумеруются;
  • все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
  • на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  • на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
  • ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все – тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы – внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

Прежде чем рассказать о том, как должна выглядеть копия документа, соответствие которой подлиннику удостоверяется самим предприятием, признаем, что определения понятия «надлежащим образом заверенная копия документа» в законе нам найти не удалось. Однако в ГОСТе Р 51141-98 содержится описание того, что можно считать «заверенной копией документа»:

Фрагмент документа

Показать

Источник: https://prodvigator.ru/poshagovye-kadrovye-procedury/kopiya-verna-ili-kopiya-verna-dublikat-ili-kopiya-dokumenta-kakie.html

Какие документы имеет право заверять делопроизводитель | Отрасли права

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

В единичном экземпляре изготавливаются такие документы, как паспорт, свидетельство о рождении, аттестат или диплом об окончании учебного заведения и др.

В частности, по требованию работника нужно выдать надлежащим образом заверенную копию приказа (распоряжения) о расторжении трудового договора, на основании письменного заявления – заверенные копии документов, связанных с работой. Ну и конечно, в день увольнения выдается трудовая книжка.

В настоящее время работники наиболее часто запрашивают копию трудовой книжки. Обязанность выдать ее по письменному заявлению работника предусмотрена не только ст. 62 ТК РФ, но и п.

7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

Какие документы работодатель обязан предоставить работнику?

Социальная помощь нетрудоспособным гражданам гарантирована государством. В чем она выражается, придется ли за нее заплатить и как ее оформить — разбираемся в материале. Требования к порядку заверения копий документов, приведенные в данном приказе, действуют до сих пор и носят обязательный характер. Кроме того, поскольку в соответствии с п. 1 ст.

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).


Как правильно заверять копии документов?Государственной фискальной службой Украины было предоставлено разъяснение относительно случаев, в которых соответствующий контролирующий орган имеет право на …

Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии.

Законодательное определение понятия «копия документа» отсутствует. Однако, согласно п. 29 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», под копией понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки. Это может быть ксерокопия, фотокопия и так далее.

Меняет: Background-color // .bgDefault — цвет фона по умолчанию Меняет: Background-color // .leftMenu__backround1 — левое меню. верхний блок Меняет: Background-color // .leftMenu__backround2 — левое меню.

центральный блок Меняет: Background-color // .leftMenu__backround3 — левое меню.
Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба.

Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Как правильно заверить копию документа?

Но часто работники требуют и другие документы. Должен ли работодатель выполнять их просьбу? Какие документы можно не выдавать?

Из смысла п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.

1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ о порядке выдачи копий документов) также следует, что, если законом не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. Обратите внимание!

Организации, которые еще не установили СКНО, осуществляющие деятельность в городах районного подчинения, обязаны завершить подключение кассового оборудования к СККО до 01.09.2019. А организациям, осуществляющим деятельность на остальной территории…

Копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Подлинники отдельных видов из группы справочно-информационных (письма, справки, отзывы, заключения) направляются адресату, а в делах организации остаются копии.

В деятельности любой организации часто возникает необходимость изготовления копий документов как собственных, так и полученных из других организаций.


Карманные деньги для ребенка – это возможность самостоятельно приобрести что-нибудь вкусненькое, полезную книгу, понравившуюся игрушку и т.д.

Для родителей это – один из приемов воспитания, который позволяет научить обращаться с деньгами. В наших…

Принятием указанных положений, по мнению ФНП, устранено имевшееся ранее разночтение законодательства Российской Федерации по поводу свидетельствования верности копий паспортов, а также урегулирована правовая база для совершения данного нотариального действия.

Как правило, при создании собственных документов подписывается один экземпляр документа, который является подлинником.

Исключение составляют некоторые виды документов (например, акты, договоры, которые создаются в нескольких экземплярах, каждый из которых имеет силу подлинника).

Перед таким непростым выбором поставлены сегодня налогоплательщики, имеющие право перейти на упрощенную систему налогообложенияКто вправе заверять копии документов?Таким образом, принципиальная возможность заверять копии чужих документов имеется.

Трудовым кодексом определено, что в некоторых случаях работодатель обязан выдавать работнику копии приказов о приеме, переводе и увольнении, а также некоторые справки, например о зарплате.

Вместе с тем работники требуют не только поименованные в кодексе документы.

Должен ли работодатель удовлетворять их просьбу? Какие документы работодатель может не выдавать работнику? Как заверить копию документа? Какова судебная практика по подобным спорам? На эти и некоторые другие вопросы вы получите ответы, прочитав статью.

Заверение копий документов: правила и рекомендации

Текст из раздела короткое описание того, чем занимается компания, фирма, какие она предоставляет услуги или еще что-то… Может быть здесь даже будут телефоны, а может и нет. Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.

1993 № 4462-1 (далее – Основы законодательства о нотариате), на территории России верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы. Если же в населенном пункте нотариуса нет, право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст.

37 Основ законодательства о нотариате, имеют глава администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района.

Нотариальные действия на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ.

К сведению.

В отличие от заверения копии, при внесении в саму трудовую книжку записи при увольнении сотрудника (прекращении трудового договора) или иных записей в период работы у данного работодателя они заверяются печатью работодателя, то есть печатью организации.

Печать отдела кадров (другого структурного подразделения) в данном случае ставить нельзя.
Вы купили понравившуюся вещь, а придя домой стало ясно, что она вам не подходит. Не отчаивайтесь — в ряде случаев ее можно вернуть в магазин.

Если на одной странице сделана копия с двух разворотов, то заверяется каждый разворот. На последней странице на полях трудовой книжки делается рукописная запись: «Работает по настоящее время» (должность, Ф.И.О., дата, подпись).

Под датой ставится печать организации или отдела кадров.

Напомним, что согласно указанной норме Декрета N 7 субъекты хозяйствования вправе не использовать печать, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. За совершение указанного действия взыскивается государственная пошлина, что требует как временных, так и материальных затрат со стороны организации.

Впрочем, представление нотариально заверенных копий документов требуется не всегда, а только в случае, если это прямо установлено (например, требованиями закона).
Однако, нужно учитывать, что нотариально заверенная копия паспорта не является заменой удостоверения личности, т. е.

вы не сможете с нотариально заверенной копией, например, подать документы на визу или пройти паспортный контроль.

Вместе с тем в судебной практике за последнее время работникам отказывают в удовлетворении требований о выдаче положений об оплате труда, приложений к коллективному договору.


В отличие от оригинала документа, копия не имеет юридической силы: не может являться доказательством в суде, подтверждать право на льготы и т. д.

Для придания простой копии документа таких свойств необходимо ее надлежащее заверение, которое производится путем проставления на ней в установленном порядке необходимых реквизитов.

К сведению.

Форма справки утверждена Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н. В нее сведения вносятся на основании данных бухгалтерского учета и отчетности работодателя. Справка заполняется от руки шариковой ручкой черного или синего цвета или с использованием технических средств (компьютера, пишущей машинки), исправления не допускаются. Подписывают этот документ руководитель организации (обособленного подразделения) и главный бухгалтер. В нижнем левом углу справки проставляется печать организации, печать не должна закрывать подписи. Для открытия частной музыкальной школы необходимо пройти стандартную процедуру по открытию юридического лица или получить статус предпринимателя.

Источник: http://lux174.ru/pravootnosheniya/8141-kakie-dokumenty-imeet-pravo-zaveryat-deloproizvoditel.html

Делопроизводство заверение документов

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензи и подп. Отметка о заверении копии – реквизит, используемый для придания копии правового статуса.1. Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте.

Как заверить трудовую книжку работодателем? Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения Инструкцию по делопроизводству подписывает руководитель службы ДОУ, которая ее разрабатывает. 1.5 Заверение документа в организации 1.

6 Заверка документов, которые содержат два и больше листов 1.7 Заверка документа у нотариуса Заверенные копии документов используются с целью передачи важных сведений органам контроля. Зачастую у гражданина России возникает потребность заверить какой-либо документ.

Как заверить копию трудовой книжки в 2018 году — этот вопрос является чрезвычайно актуальным.

Тоже самое касается любого рода выписок из таких бумаг. Заверение копий документов, предоставляемых клиентом – юридическим лицом, может Правила заверения копии документа. проставляется надпись “Верно” или “Копия верна”.

Копия документа – это документ, воспроизводящий полностью информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не обладающий юридической силой [11]. Копия официального документа – частая потребность организаций. Примеры заверения по новым правилам. вход.

Заверить копию трудовой книжки также может директор фирмы.

Заверение документов – Общее делопроизводство

Как заверить копию документа чаще всего выдачу заверенных копий документов производят нотариус за нотариальным… документ – официальный документ, созданный Профсоюзом, организацией Профсоюза 7.2. Хозяйственная деятельность, пусть даже в небольших масштабах, связана со значительным документооборотом.

Консультирование представляет собой правовую и (или) психологическое поддержку компании по вопросам трудовых отношений. Заверение документов печатью организации — особый способ их удостоверения, подтверждения их юридической силы.

Делопроизводство и архивное хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного – определены особенности делопроизводства по секретным документам Нотариальное заверение требуется как в случае перевода официальных документов, выданных в иностранных госуд Услуги onliner.by. Надлежащее заверение копий документов Может ли делопроизводитель заверять копии документов — подлинники документов и их копии, в том числе факсимильные Пример отметки о заверении копии: Верно Инспектор отдела кадров Подпись К. К. Котова 06.08.2018. Свои знания можете проверить, прочитав эту статью.

Как правильно заверить копию документа, можно узнать из ГОСТ Р 7.. 1.5 Как заверить образцы документов “Копия верна”. Копии документов выдаются на бланках организаций.

Как с 1 июля 2018 года заверять и оформлять документы по новым правилам в связи с новым ГОСТом (рекомендательный).

Вопрос в том, как правильно заверить копию? Заверение копии документа осуществляется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие копии подлиннику.

https://www.youtube.com/watch?v=npon57ga21E

Согласно установленным нормативным актам копию трудовой заверяет лицо, ответственное за кадровые документы. Делопроизводство и архивное дело. документов как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

Кто имеет право в компании заверять документы (копии) и на каких основаниях? Делопроизводство в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с правилами, утверждаемыми Министерством юстиции РФ совместно с Федеральной нотариальной палатой.

Контроль исполнения документов, как составная часть делопроизводства и контроль исполнения, как функция управления в ряде фирм совмещены. Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В декабре обычным обязанностям секретаря, добавятся новые дела по работе с документами и мероприятия, связанные с представительскими функциями, которые сейчас особенно актуальны.

Заверение копии документа нотариусом является нотариальным действием, порядок совершения которого четко регламентирован Основами законодательства РФ о нотариате. Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Дело в том, что 01.07.2018 в силу вступил ГОСТ Р 7..

Заверить копию документа может потребоваться при самых разных обстоятельствах. Почти каждый второй человек сталкивается на работе, в решении личных вопросов с предоставлением копий документов, заверенных надлежащим образом.

Для того чтобы копия приобрела юридическую силу, необходимо ее заверить. Порядок заверения копий документов разъяснен Укргосреестром.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в заверить прошитый документ в целом. 6 Правильное заполнение трудовой книжки по образцу: инструкция для оформления записей.

Свидетельство верности копии документа — одно из самых распространённых нотариальных действий.

“Рекомендации по порядку заверения копий документов…”

Копия документа заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего соответствие копии подлиннику. СТБ 6.38-2016 и Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных 2.3. Как заверить копию документа так, чтобы никто не смог придраться?

Источник: http://discredites.ml/3097-deloproizvodstvo-zaverenie-dokumentov

Требования к подготовке и заверению копий документов

Может ли делопроизводитель заверять копии документов

Делопроизводителю любой компании, вне зависимости от ее формы собственности и размера, приходится столкнуться с вопросом о том, как необходимо заверять копию документа.

При этом документы могут быть разными – уставы, лицензии, внутренние положения, приказы и т.д. Некоторые состоят из одного листа, а иные являются многостраничными.

Копия документа – это документ, воспроизводящий полностью информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не обладающий юридической силой [11].

Для получения копий правоустанавливающих документов юридическими лицами, кроме платежного поручения на сумму размера платы за выдачу копий документов, к заявлению должны быть приложены: копия документа, которая подтверждает полномочия руководителя, а доверенному лицу необходимо также представить копию и оригинал доверенности. Копии документов, которые прилагаются к заявлению, по желанию заявителя могут заверяться либо нотариально, либо печатью и подписью руководителя.

Копии правоустанавливающих документов вследствие совершения нотариальных действий, в том числе связи с проверкой нотариусом условий совершения исполнительной надписи, могут быть представлены лишь по запросу нотариуса. Запрос составляется при учете требований порядка предоставления сведений по установленной форме.

Выдача копий правоустанавливающих документов по запросу нотариуса происходит на бесплатной основе.

Если запрос, представлен с нарушениями данного порядка, если он не соответствует по форме и (или) содержанию необходимым установленным требованиям, то данный запрос считается неполученным и орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, его не рассматривает.

Помимо этого, копии правоустанавливающих документов подлежат выдаче наследникам, если имеется нотариальное подтверждение. В большей части случаев документ собой представляет справку от нотариуса, о том, что заявитель является наследником и вправе получать для оформления своих наследственных прав любые документы.

Копии могут быть предоставлены по запросам правоохранительных органов и судов лишь при наличии в производстве дел, которые связаны с объектами недвижимого имущества и (или) их правообладателями.

Данные копии могут быть предоставлены бесплатно на бумажном носителе, в электронной форме с применением информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» или других технических средств связи, а также с применением единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Копии документов заверяют при помощи специальной завершительной надписи, а также печати и подписи государственного регистратора, вследствие чего такая копия приравнивается к оригиналу. Множество специалистов по делопроизводству предпочитают в работе пользоваться ГОСТ Р 6.

30-2003 [10], в котором предоставлены определенные рекомендации о том, как грамотно заверить копию документа. Так, ниже реквизитов основного документа с подписью должна быть проставлена заверительная запись «ВЕРНО». Еще ниже необходимо указать должность лица, оформляющего копию, и поставить его подпись с расшифровкой Ф.И.О. и дату.

Является допустимым (по усмотрению организации) также использовать печать [1, с. 7–8]. Прежде чем заверить копию документа таким способом или исправить проделанную уже работу, необходимо уточнить, насколько данные правила необходимы именно в применяемой сфере.

Следует отметить, что требования стандарта обладают по большей части рекомендательным характером.

Вышеупомянутый ГОСТ говорит о том, что эти правила распространяются на документы организационно-распорядительного характера, которые принадлежат к унифицированной системы организационно – распорядительной документации, иными словами постановления, распоряжения, протоколы, приказы, акты, решения и т.д.

[5, с. 30–40], включенные в ОКУД [9]. Рекомендации для органов исполнительной власти Методические правила утверждены Росархивом [8]. Сфера использования – в органах исполнительной власти (федеральных), когда осуществляется разработка инструкции по делопроизводству.

При этом необходимо не забывать о том, что многостраничные документы (выписки из них) следует первоначально пронумеровать, а отметка о заверении должна быть дополнена указанием количества листов: «Всего в копии ___ листов».

Является допустимым проставить на каждом листе отметку «Верно», либо нужно подшить их при помощи металлических скоб или иголки и нитки. В сфере делопроизводства действует по-прежнему Указ президиума Верховного Совета [7] (который был издан еще во времена Советского Союза, под номером 9779-Х от 04 августа 1983 года).

Именно данным указом и оговорен вид заверительной подписи на документах всех рядовых организаций. Официально этот Указ по-прежнему не отменен, кроме того, 08 августа 2003 года он претерпел некоторые изменения Федеральным Законом № 169-ФЗ [6]. Указанные правила применяются в обязательном порядке.

Верность копии подтверждает подпись руководителя либо должностного лица, уполномоченного на это, и печать организации. Помимо этого, необходимо указать дату выдачи и место, где хранится подлинник, иными словами данное учреждение (предприятие и т.д.) [2, с. 10–13].

Специфическая особенность состоит и в том, что напрямую не прописан состав надписи, поэтому многие применяют не «ВЕРНО», а «КОПИЯ ВЕРНА», что также является допустимым [3, с. 7–9].

Следует рассмотреть отдельно вопрос права подписи подобного документа. Копию документа, прежде всего, может заверять руководитель организации. Это право предоставляет ему Устав и закон [4, с. 33–34]. Поэтому имеет смысл на наиболее существенных пакетах документов проставлять его подпись.

Согласно практике, суд к этому вопросу относится вполне лояльно Кроме того, заверять копию могут должностные лица, иными словами сотрудники организации, которые в ней состоят по штату.

Но необходимо следить за тем, чтобы они были уполномочены на такие действия, в противном случае заверенная копия (трудовые книжки, паспорта, лицензии, приказы по основной деятельности и т.д.) не будут обладать юридической силой.

Полномочия сотруднику, который не является руководителем, установить можно несколькими способами. Можно применять: 1) внутренний документ организации, к примеру: приказ, инструкцию по делопроизводству и т.д. 2) доверенность.

Она, главным образом, необходима при представлении интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами. 3) трудовой договор с определенным лицом либо в его должностной инструкции.

Формулировка может быть, например, следующей: «Удостоверять по письменным заявлениям работников верность копий документов, подлинники которых хранятся у Работодателя».

Невзирая на, что Указ Верховного Совета Советского Союза [10] продолжает действовать, и, в соответствии с его положениями, кадровая служба обладает полномочиями на заверение копий: 1) документов, исходящих от работодателя, иными словами протоколов, актов, приказов и др.

; 2) документов, принадлежащих другому предприятию, если оригинал хранится при этом у работодателя, в том числе дипломов и разного рода свидетельств о повышении квалификации; 3) других документов, которые предоставляют работники в кадровые службу, если не требуется нотариального заверения или оригиналов. Значительное внимание уделяется услугам нотариуса.

Подтверждение достоверности копии документа является наиболее распространенным видом нотариальных действий. Нотариус может подтвердить достоверность документа (копии) как в полном объеме, так и выписки из него. Во втором случае следует отметить, что имеется условие – оригинал должен содержать несколько различных решений, которые между собой не взаимосвязаны.

Чтобы заверить копию документа с копии необходимо следует также обратиться к нотариусу. Но в данном случае есть свои нюансы. Первая копия должна быть заверена уже аналогичным способом либо выдана юридическим лицом, у которого хранится оригинал. В обязательном порядке должны быть указаны следующие реквизиты: «Верно», наименование предприятия, кем выдано Ф.И.О.

и дата, а также количество листов в случае, если это многостраничный документ. Обращаясь к нотариусу, необходимо быть готовым ему предоставить паспорт.

Это нужно для установления личности. Среди документов, которые для приобретения юридической силы нуждаются в обязательном нотариальном заверении, выделяют: 1) нотариальный перевод документов. 2) брачный контракт. 3) доверенность на передоверие прав. 4) договор пожизненного содержания и ренты. 5) принятие или отказ от наследства.

6) продажу недвижимости, когда владельцев более одного. 7) долевую продажу недвижимости. разрешение родителей на вывоз ребенка за границу. 9) регистрацию общества с ограниченной ответственностью. 10) другие документы, которые в соответствии с договоренностью между сторонами, зафиксированной дополнительном соглашении или в договоре.

Необходимо иметь в виду, что для осуществления каждого из указанных пунктов потребуется предоставить определенный пакет документов нотариусу. Нотариально заверенные копии документов не имеют ограниченного по времени срока действия. Машинный или рукописный текст не должен быть выполнен простым (грифельным) карандашом.

У документа должны отсутствовать повреждения, нарушения целостности (повреждения, разрывы и т.д.).

Текст должен быть читаемым, выполнен однотонными чернилами, без бледных участков и выпадания, печати и подписи должностных лиц должны быть четкими. Документы не должны быть заламинированными, если же они являются такими, то нужно убрать пленку. При проставлении подписи должностным лицом нельзя применять технические средства (факсимильный штамп, светокопирование).

На основании вышесказанного можно сделать выводы: Копии документов заверяются при помощи специальной заверительной надписи, а также печати и подписи государственного регистратора, что приравнивает такую копию к оригиналу.

Нотариус действует исключительно в рамках законодательства, а соответственно следует единым установленным стандартам. Документы, копии которых необходимо заверить, должны соответствовать ряду требований, в противном случае их не станут заверять.

Необходимым является отсутствие зачеркнутых слов, подчисток, дописок, а также неоговоренных исправлений.

Литература

1. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2011. № 7. С. 7–8.

2. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2009. № 6. С. 10–13.

3. Делопроизводство // Секретариат в вопросах и ответах: ежемесячный профессиональный журнал. – 2014. № 4. С. 7–9.

4. Каменева Е. Копии документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии: научно-учебнопрактический журнал. – 2010. № 12. С. 33–34.

5. Смольянинова М. Заверение копий документа // Делопроизводство и документооборот на предприятии: научноучебно-практический журнал. – 2012. – № 11. – С. 30–40.

6. Федеральный закон от 01.07.2011 N 169-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_115852. html, свободный.

Источник: http://www.finexg.ru/trebovaniya-k-podgotovke-i-zavereniyu-kopij-dokumentov/

Копия верна или копия верно – образец. Правила заверения копий документов

Может ли делопроизводитель заверять копии документов
Skip to content

Как заверить копию документа

Копия документа воспроизводит все реквизиты оригинала (подлинника) документа.

Право заверения документов, как правило, нигде не закрепляется, поэтому при необходимости это может делать любой сотрудник организации. Организация имеет право заверять лишь копии созданных ею документов.

Документы сторонних или вышестоящих организаций заверяются лишь при получении от них разрешения.

Как заверить копию документа?

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 реквизит отметка о заверении копии документа оформляется следующим образом:

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют:

  1. слово «Верно» — это заверительная надпись;
  2. наименование должности лица, кто заверяет копию;
  3. подпись лица, заверяющего копию;
  4. расшифровка подписи должностного лица;
  5. дата заверения подлинности копии;
  6. печать, если копия документа подлежит отправке в стороннюю организацию.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 копию документа допускается заверять печатью,
определяемой по усмотрению организации. Подробнее о печати и ее использовании>>

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

Дата

Во многих организациях принято указывать местонахождение подлинника документа. Это облегчает в дальнейшем процесс поиска документа.

Подлинник документа в деле ООО «Пломбир» № 02–15 за 2014 год.

Верно

Начальник кадровой службы Личная подпись А. Г. Миронов

25.09.2014 Печать

В целях экономии времени для заверения копии часто используется штамп «КОПИЯ ВЕРНА», что также допустимо.

Как правильно заверить многостраничный документ?

Четких правил для заверения многостраничного документа не существует, однако есть несколько общепринятых правил:

  1. листы нумеруются;
  2. после этого они скрепляются металлической скобой или нитью;
  3. на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
  4. на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе («Прошито и пронумеровано 28 листов»), а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой;
  5. ставится печать.

В последнее время государственные органы требуют заверения каждого отдельного листа многостраничного документа, поэтому сначала уточните каким образом заверенные документы у вас точно примут.

Как правильно заверить документы в налоговую>>

www.docdelo.ru

Как правильно заверить копию документа

В организации нередко возникает необходимость сделать копию документа или выписку из него. Чтобы они имели юридическую силу, требуется знать, как правильно заверить копию документа. Давайте рассмотрим, как оформляется отметка о заверении копии согласно существующим требованиям делопроизводства к реквизитам документов.

Ниже текста на свободном месте последнего (или единственного) листа документа указывают следующие сведения:

  • местонахождение подлинника документа – желательно включать этот пункт, в федеральных органах власти – обязательно,
  • слово «Верно» без двоеточия – заверительная надпись,
  • наименование должности – кто заверяет копию,
  • личная подпись,
  • расшифровка подписи,
  • дата заверения,
  • поставить печать – для отправки копии документа в другую организацию.

Образец заверения копий документов:

Подлинник документа в деле ООО «Красавица» № 01-03 за 2014 год.

ВерноВедущий специалистотдела кадров                                       Подпись                Т.В. Краснополянская

28.12.2014                 Печать

 
Единых требований к заверению копий многостраничных документов на настоящий момент не существует (скреплению листов, оформлению текста надписи на наклейте и т.д.). Из своего опыта могу сообщить, чтобы заверить копию многостраничного документа обычно поступают таким образом:

  • листы нумеруются,
  • затем они скрепляются нитью или металлической скобкой,
  • на место скрепления наноситься бумажная наклейка при помощи клея,
  • на наклейке оформляется надпись о количестве листов («Всего в копии 46 листов», «Прошито и пронумеровано 25 листов» и т.д.), проставляется подпись заверяющего с расшифровкой,
  • нужна печать (обычно оттиск захватывает только часть наклейки).

Но допускается листы не скреплять, а заверять многостраничную копию документа при помощи отметки «Верно» отдельно на каждом листе.

Теперь вы знаете, как правильно заверить копию документа.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то
вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА. У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 115 комментариев

delo-ved.ru

Как правильно заверить копию документа? “Копия верна”

Казалось бы, чего проще – скопировать информацию с бумажного носителя. Всё, что для этого необходимо – это немного времени и устройство типа сканера или ксерокса. В повседневной жизни люди таким способом и поступают. Если эти данные носят информационный, ознакомительный, развлекательный или любой иной характер, то никаких проблем здесь не возникает.

Никому не придёт в голову сверять информацию, например, на ксерокопии какого-нибудь рецепта с данными оригинала. Но ситуация выглядит совсем по-другому, когда речь заходит о копиях документов.

Очень часто в различных инстанциях требуют предоставления какого-либо документа, справки, подтверждения в нескольких экземплярах. Но ведь оригинальный вариант любого документа существует в единственном числе и поэтому изготовление копий является безальтернативным способом в этом случае.

Иногда будет вполне достаточно просто изготовить ксерокопию документа или отсканировать его. Но иногда могут потребоваться заверенные копии. Первое, что приходит на ум, это использование услуг нотариуса. Но не всегда это рационально. Во-первых, из-за высокой стоимости подобной операции и, во-вторых, может быть достаточно и упрощённого варианта заверения.

Именно поэтому в организациях, где оформляются документы, существует ещё один вариант подтверждения идентичности копий документов без использования услуг нотариуса. Имеется в виду проставление на бумажной копии документа печати с текстом «копия верна».

Печать с подобным текстом придаёт документу юридическую значимость. Любая справка, акт, любой другой документ получают полную законную силу и могут рассматриваться, как полноценный заменитель оригинала.

Понятно, что заверенных копий можно сделать сколько угодно, и каждая такая копия будет, во-первых, полностью идентичной оригиналу и, во-вторых, иметь точно такую же значимость.

Печать, которой заверяют документы, в большинстве случаев имеет текст «копия верна». Хотя это не является обязательным требованием, и текст может быть другим, например, «верно» или «копия». Юридический портал bukva-zakona.

com акцентирует ваше внимание на том, что сама по себе печать на любом документе не будет значить ничего. Для того чтобы документ (точнее копия документа) обрёл юридическую силу, кроме того что на нём нужно проставить штамп, необходимо наличие подписи того лица, которое имеет полномочия на заверение.

Обычно в организациях, такими полномочиями обладают работники кадровой службы, секретари, делопроизводители.

Для подтверждения идентичности копий официальных бумаг с помощью печати «копия верна» существуют определённые правила, соблюдение которых не позволит никому усомниться в юридической значимости этих официальных бумаг.

1. Текст должен быть читаем, понятен и не допускать двояких толкований.

2. На копии не должно быть следов подчисток, исправлений или других отметок, способных заподозрить внесение изменений по сравнению с оригиналом.

3. Оттиск должен быть проставлен на каждом листе. Если листов в копии много, то разрешается поступать следующим образом. Все листы прошиваются и нумеруются. На последнем листе проставляется оттиск штампа и делается запись о количестве пронумерованных и прошнурованных листов и ставится одна печать «копия верна».

4. Кроме оттиска необходимо наличие подписи и расшифровки этой подписи того лица, которое заверяло документ.

5. Заверять копию может только то лицо, которое имеет соответствующие полномочия.

6. Рядом со штампом должна быть информация о месте нахождения оригинала того документа, копию которого заверяют.

Каким способом должна быть заверена копия необходимо заранее уточнить в той инстанции, куда она будет представляться.

Например, рассмотрение гражданских дел в судах требует множества подтвердительных документов и их копий. Но практически никогда эти копии не нуждаются в нотариальном заверении.

Печать «копия верна» проставляет секретарь суда при приёме пакета документов и этим свидетельствует, что копия полностью идентична оригиналу.

Копии некоторых документов, например, завещания, требуют однозначного нотариального заверения и проставление штампа «копия верна», даже с соблюдением всех правил, не сделает эту копию хоть сколько значимой с юридической точки зрения. Тем более что ни одно уполномоченное на подпись лицо, не будет проставлять штамп со своей росписью на копиях, если знает, что эти документы следует заверять другим способом.

Таким образом, в заверении документов с использованием штампа «копия верна» нет ничего сложного. Обычным гражданам достаточно знать общие правила этого. А все нюансы и тонкости должны быть известны тем лицам, которые непосредственно имеют полномочия на заверение документов.

bukva-zakona.com

Заверение копий документов

Должностное лицо банка может изготовить и заверить копии с оригинальных документов, представленных клиентом (его представителем) для открытия банковского счета, а именно: Устав и изменения к уставу; Учредительный договор; Свидетельства, выданные Налоговым органом; Лицензии; Выписки из ЕГРЮЛ; Документы, удостоверяющие личность; Приказы; Протоколы общих собраний.

Как заверить копию документа надлежащим образом

Источник: https://dgs35.ru/raznoe/kopiya-verna-ili-kopiya-verno-obrazec-pravila-zavereniya-kopij-dokumentov.html

Область права
Добавить комментарий