Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2019

Личное дело работника: порядок формирования, состав личного дела 2019

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2019

Ведение личных дел сотрудников практикуется во многих организациях. Читайте в статье, как выстроить этот процесс, как оформить и какие документы включить. Скачайте актуальные образцы.

Ведение личных дел работников

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о нем лично и о трудовой деятельности. Его ведут с целью систематизации имеющихся данных, обобщения информации в одном месте. Однако это не обязательно выполнять в отношении всех категорий персонала.

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В негосударственных компаниях обязательность и порядок ведения определяется ЛНА работодателя.

На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители – глава предприятия, его заместители, помощники;
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование аппарата управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях такие подборки заводятся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как удобно иметь информацию о каждом в одном месте.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника 2019 год

Перечень документов в личном деле работника законодательством РФ в 2019 не определен. На государственных гражданских служащих собирают персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В состав включают следующие документы:

  • внутреннюю опись;
  • личный листок по учету кадров или анкету;
  • удостоверяющий личность (копию);
  • автобиографию;
  • об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление их обязательно для занятия соответствующей должности (копии);
  • копию страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копию свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (при наличии);
  • о воинском учете для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу (копии);
  • результаты предварительного медицинского осмотра, проводимого с целью определения пригодности для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • подтверждающие право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ (копии);
  • об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (при наличии, копии);
  • связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений;
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся отдельно);
  • копию приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копию должностной инструкции;
  • копию договора о полной материальной ответственности, если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор.

Опасные формулировки в типовом трудовом договоре Роструда. На что заменить

Оформление личного дела

Документы собирают, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных. Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Все бумаги помещают в скоросшиватель, на обложке которого проставляют присвоенный порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета. После увольнения оно изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Обложка личного дела работника (образец)

Титульный лист личного дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в т.ч. по личному составу, оформляется по установленной форме (приложение 3) и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс, архивный шифр, номер, заголовок.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома выносится общий заголовок и заголовок каждого тома. Подлинность документов в заголовке не оговаривается

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами, или при передаче в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывают новое наименование, а прежнее заключают в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть соответствующее указание. Например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии». На обложке арабскими цифрами указывают крайние даты дела – обычно это даты подписания приказа о приеме и об увольнении работника.

Если в состав вносятся документы (приложения и т.п.), дата которых не совпадает с датой дела, то под ней с новой строки делается запись об этом: «В деле имеются документы за … год (ы)». Даты могут не указываться на обложке дела, содержащего годовые планы и отчеты, так как они отражаются в его заголовке.

Обязательные реквизиты обложки – указание количества листов, которое проставляется на основании листа-заверителя (заверительной надписи), а также срок хранения дела. В случае постоянного срока хранения указывают: «Хранить постоянно».

Скачать образец >>>

Формирование личного дела работника

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями), уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • подтверждающими изменения анкетно-биографических сведений (копиями);
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора, копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки;
  • другими, связанными с работой.

Документы располагают в хронологическом порядке. Помимо перечисленных, можно включать и некоторые другие, например, о прохождении конкурса на замещение вакантной должности, о награждении, присвоении почетных званий, вручении грамот и т.д.).

Как оформить пять кадровых документов по новой Методичке Росархива

Кроме того, в личное дело помещается (но при этом не подшивается) фотография сотрудника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указывают фамилию, имя, отчество. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении возраста 20 и 45 лет.

Сотрудники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. При этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя. Каждый раз после внесения очередного изменения сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров.

Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк. Обязательно ставят отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников с датой и подписью.

Положение о ведении личных дел работников

Когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы ведения личных дел работников остаются на усмотрение работодателя. В этом случае разработка и утверждение локального нормативного акта лишней совершенно точно не будет.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству отдельный ее раздел можно посвятить порядку ведения личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровой документации.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельное Положение о ведении личных дел, учитывающее все нюансы. Независимо от выбранной формы следует уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования, состав, в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях;
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение;
  • порядок ведения;
  • порядок ознакомления работников;
  • порядок хранения после увольнения работника;
  • другую информацию.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/380960-01-03-2016-lichnoe-delo-rabotnika

Личное дело: правила оформления

Личное дело работника порядок формирования состав личного дела 2019

Личное дело — это совокупность документов, в которых отражены сведения о трудовой деятельности лица и его биографические данные. В частности, об образовании, военной службе, семейном положении, место жительства, государственные награды и поощрения.

Работа с личными делами перед всем предусматривает обязательное их ведение на работников определенных категорий, и тех, кто работает по совместительству. На всех других работников личное дело ведется по возможности.

Формирование личного дела предусматривает определенную последовательность документов, состав которых определен законодательством.

Расскажем подробно о том, на кого вести, какие документы приобщать и как хранить личные дела.

На на всех ли работников вести личные дела?

Личные дела в обязательном порядке ведут на работников определенных категорий и работников-совместителей. На других работников — личные дела ведутся по возможности.

Категории работников, для которых документы личного дела ведут в обязательном порядке, определяем согласно нормативно-правового акта, положения которого распространяются на организации всех форм собственности, — Перечня типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5 (далее — Перечень № 578/5).

Так, личные дела работников в обязательном порядке ведут на руководителей организаций, служащих, профессионалов, специалистов и работников-совместителей (ст. 493, 495 Перечня № 578/5).

Определить принадлежность работника к одной из классификационных категорий несложно, если ориентироваться на классификацию должностей согласно Классификатору профессий (КП).

Профессии руководителей, менеджеров (управляющих) предусмотрено первым разделом КП (код профессии начинается с цифры 1).

Код профессии, что относится к категории «Профессионалы», начинается с цифры 2.

Коды профессий специалистов начинаются с цифры 3, а служащих — с цифры 4.

Код профессии по КП — рекомендуемая графа штатного расписания.

Итак, определить, или оформлять на работника личное дело, можно по штатному расписанию: если код профессии начинается с цифр 1, 2, 3, 4, личное дело должно быть сформировано.

Также личные дела в обязательном порядке ведут для работников (независимо от классификационной категории), которые:

  • являются известными политическими деятелями;
  • являются членами творческих союзов;
  • имеют высшие степени отличия, почетные звания;
  • имеют научные степени и ученые звания;
  • являются научными работниками, которые не имеют научных степеней и ученых званий (ст. 493 Перечня № 578/5).

А как насчет работников иных категорий (код КП начинается с цифр 5, 6, 7, 8, 9 — это работники сферы торговли и услуг квалифицированные рабочие сельского и лесного хозяйств, рыборазведения и рыболовства квалифицированные рабочие с инструментом, рабочие по обслуживанию, эксплуатации технологического оборудования и машин, представители простейших профессий)? Для них основным источником сведений становятся личные карточки (напомним, что личные карточки по типовой форме № П-2 ведутся на всех без исключения работников организации в обязательном порядке).

Вести ли личные дела работников, профессии которых относятся к рабочим простейших, организация решает самостоятельно. Но практика кадрового делопроизводства доказывает, что целесообразно организовать ведение личного дела на материально ответственных лиц независимо от категории, к которой принадлежат их профессии (должности).

В государственных учреждениях и органах местного самоуправления личные дела ведутся на всех работников, которые занимают должности государственных служащих или должностными лицами местного самоуправления.

Какие документы работника должны быть в личном деле?

Личное дело формируется после заключения трудового договора и издания приказа о приеме на работу. Этот процесс формируется изрядно, а в определенной последовательности. Перечень документов личного дела работника определено законодательством.

Документом, регламентирующим порядок формирования личных дел в организациях, являются Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5 (далее — Правила № 1000/5), которыми установлено, что в делах, которые формируются на протяжении всего времени работы должностного лица в организации, документы группируются в хронологическом порядке в меру их пополнения.

Последовательность формирования и непосредственно состав личного дела определяем с учетом пункта 12 главы 2 раздела IV Правил № 1000/5.

Среди определенных Правилами документов — внутренняя опись документов личного дела, оригинал заявления о приеме на работу (или экземпляр трудового договора, который остается у работодателя), копия приказа о принятии на работу. К личному делу приобщим и копии приказов о переводе на другую должность или об увольнении.

Правилами предусмотрено, что в личном деле может быть автобиография работника, копии документов об образовании.

Есть и формы для внесения информации о том, что происходит с работником во время работы на предприятии или имело место до принятия на работу. Это — личный листок по учету кадров (не путайте с личной карточкой П-2, это отдельная форма!) и дополнение к личному листку.

Немало кадровиков приобщают к личному делу также резюме. Такую практику можно считать уместной.

Копии приказов, распоряжений о взыскании, поощрении, изменении фамилии работника и тому подобное в личное дело не включаются. Эти сведения вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров или в трудовую книжку.

Согласие на обработку персональных данных также не включают к личному делу. Во-первых, этот документ никоим образом не характеризует деловые качества работника.

Во-вторых, согласия на обработку персональных данных от работников не получаем с 2014 года (после изменений в законодательстве в сфере защиты персональных данных).

В-третьих (и это самое главное) — такой документ как «Согласие на обработку персональных данных» не упоминается среди возможных документов личного дела, определенных Правилами № 1000/5.

Внутренняя опись документов личного дела, личный листок по учету кадров, дополнения к нему относятся в основных учетных документов личного дела. Однако законодательно урегулировано лишь форму внутренней описи (приложение 16 к Правилам 1000/5).

Формы личного листка и дополнения к нему организация должна разработать самостоятельно.

Желательно закрепить учетные формы личного дела в локальном нормативном акте, регламентирующем внутренние делопроизводственные процессы (обычно это инструкция по делопроизводству).

Личный листок по учету кадров заполняет сам работник, приводя сведения о себе, указывает, учебу, военную службу, работу, имевшие место до принятия в организацию, на основании паспорта, военного билета, трудовой книжки, документов об образовании иных личных документов.

Личный листок работник должен заполнить собственноручно в одном экземпляре без сокращений, исправлений и помарок.

На личный листок обычно наклеивают фотографию работника.

После заполнения никаких изменений и дополнений (закончил институт, женился, родилась дочь и т. п) к личному листку не вносят.

Дополнение к личному листку по учету кадров оформляет работник кадровой службы

Именно в дополнении будем фиксировать все изменения, которые будут происходить с работником с момента принятия на работу (переведен на другую должность, перемещен на другое рабочее место, изменено название должности, введено совмещение должностей, поощрена денежной премией по случаю юбилея объявлен выговор, изменена фамилия в связи с браком и тому подобное).

Основаниями для внесения информации являются приказы, изданные в организации, и личные документы работника.

В дополнение к личному листку не вносят сведения о пребывании в отпусках или введение режима неполного рабочего времени.

Если в той же организации работник принят на другую должность на условиях внутреннего совместительства, следует оформить отдельное личное дело.

Копии документов, включаемых в личное дело, обязательно удостоверяющие в установленном порядке.

Документы личного дела целесообразно помещать в папку-регистратор, что значительно облегчает работу по размещению новых документов.

Формируя личное дело, сгруппируйте все документы (в т. ч. заявление, копию приказа) в папку, оформите обложку.

Надписи на обложках личных дел делают четко черными светостойкими чернилами или пастой (с учетом норм п. 9 гл. 2 раздела VI Правил № 1000/5).

Обратите внимание, что при первичном оформлении личного дела ее страницы не нумеруются (это делается уже после увольнения работника при подготовке к передаче дела на архивное хранение).

После формирования личное дело необходимо зарегистрировать в специальной учетной форме — Журнале учета личных дел.

Учет личных дел работников

Учет всех дел, формирующихся в деятельности кадровой службы ведется именно по номенклатуре дел. Но личные дела работников составляют исключение — их включают в номенклатуру дел кадровой службы под одним индексом, а учитываются не по номенклатуре дел, а по специальной учетной форме — Журнале (или Книге) учета личных дел.

Форму Журнала учета личных дел организация определяет самостоятельно. Вашему вниманию рекомендована экспертами журнала «Кадровик-01» форма Журнала учета личных дел.

Совет! Если в вашей организации учет личных дел еще не введен, оформите Журнал учета личных дел и зарегистрируйте в нем все личные дела, заведенные на работников.

После регистрации в Журнале учета целесообразно ввести индексацию личных дел.

Например, так: индекс личного дела работника — 03-26/136, где 03-26 — индекс личных дел согласно номенклатуры дел кадровой службы, 136 — номер личного дела работника за Журналом учета личных дел.

Хранение личных дел

Личные дела содержат важные сведения о работнике и его трудовой деятельности, в том числе персональные данные работника (сведения или совокупность сведений о физическом лице, по которым она может быть идентифицирована).

Персональные данные являются объектом защиты (ст. 5 Закона Украины «О защите персональных данных» от 01.06.2010 № 2297-VI).

Организация, обрабатывающая персональные данные работников, должна обеспечить защиту этих данных.

С учетом требований законодательства о защите персональных данных и правил общего делопроизводства личные дела работников должны храниться в кадровой службе отдельно от других дел. Ответственность за их сохранность возлагается на руководителя кадровой службы.

Личные дела работников должны храниться в вертикальном положении в специально оборудованных сейфах или металлических шкафах, которые закрываются.

Как правило, личные дела располагаются в алфавитном порядке.

Доступ к личным делам должен быть ограничен. Его позволяют только работникам кадровой службы.

Внимание! В кадровой службе хранятся личные дела работающих лиц, а также личные дела уволенных лиц в течение двух лет после увольнения.

После завершения срока текущего хранения личные дела работников, уволенных в определенном году, формирующие в сводную дело, оправляют в твердую обложку, передают на хранение в архивное подразделение организации.

На практике это делают в начале делопроизводственного года.

Источник: https://www.kadrovik01.com.ua/article/4303-lichnoe-delo-pravila-oformleniya-rus

Область права
Добавить комментарий