Квалификационный справочник документовед 1 категории

Должностной и численный состав службы делопроизводства

Квалификационный справочник документовед 1 категории

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории : руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом и т.д.

Основная функция руководителя – планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, инспектор, секретарь коллегии, корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства.

В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители – экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учёту, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств – 12-15%, для промышленных предприятий – 0,5% общего числа работающих.

Нормативная регламентация службы делопроизводства

В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закрепляются в ряде внутренних документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы делопроизводства, относятся Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции.

Они должны разрабатываться на основе действующего законодательства, государственных нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Создание положения и должностных инструкций направлено на распределение функций и обязанностей, а также на регламентацию принятой технологии работы с документами.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Положение о службе делопроизводства создаётся с той же целью, что и положение о других структурных подразделениях. Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД. Первый пункт раздела «Общие положения» устанавливает точное название службы делопроизводства, её место в организационной структуре организации, степень самостоятельности службы.

Далее в положении указываются наименование должности руководителя службы – начальник, заведующий, управляющий. Следующим пунктом даётся перечень правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба делопроизводства руководствуется в своей работе.

Указываются так же «Функции», «Права», «Ответственность», «Руководство», «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями»

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей – должностная инструкция.

Должностная инструкция – действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль.

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностей инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник – типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений).

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приёмы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Это перечень документов, необходимых и достаточных для реализации управленческой деятельности конкретной управленческой структуры, содержащий характеристику каждого документа, его юридического ста-

туса и этапов документирования. В табель вкл. только документы, создание которых необходимо, правомерно, периодически повторяется. Методика разработки табеля создана ВНИИДАД. Применение табеля позволяет:

· исключить возможность неоправданного создания новых форм;

· установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами;

· учесть количество видов и форм документов.

Условия труда

Условия труда работников службы делопроизводства – это совокупность трудовых, санитарно-гигиенических и эстетических факторов, обусловливающих психофизиологическое воздействие на организм человека в процессе труда.

Трудовые факторы – регламентация режима работы: чередование периодов труда и отдыха на протяжении рабочего дня.

К санитарно – трудовым факторам относят световой режим, который включает освещённость помещения и освещённость рабочего места. Создание оптимальных акустических условий, т.е. устранение излишних шумов, звукоизоляцию средств механизации и т.д.

Значительное влияние на работоспособность человека оказывает оборудование рабочих мест. Оно включает. мебель и оргтехнику. В оборудование рабочих мест входит и снабжение рабочих мест основными и вспомогательными материалами, канц. принадлежностями, а так же организация ремонта и наладки оборудования, его сервисного обслуживания.

Планировка помещений должна позволять рационально разместить мебель и оборудование и сократить затраты времени на перемещение сотрудников, создать условия для уменьшения напряжённости и утомляемости.

Источник: https://studbooks.net/1338668/dokumentovedenie/dolzhnostnoy_chislennyy_sostav_sluzhby_deloproizvodstva

Должностная инструкция документовода

Квалификационный справочник документовед 1 категории

/Справочная информация /Должностные инструкции /

I. Общие положения

1. Документовед относится к категории специалистов.

2. На должность:

– документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

– документоведа II категории – назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

– документоведа I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится

приказом директора предприятия по представлению (начальника отдела документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного лица)

  4. Документовед должен знать:

4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления.

4.2. Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления.

4.3. Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем.

4.4. Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов.

4.5. Организацию архивного дела.

4.6. Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления.

4.7. Основы программирования.

4.8. Методы проектирования и актуализации баз и банков данных.

4.9. Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии.

4.10. Документообразование.

4.12. Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления.

4.13. Основы экономики, организации труда и управления.

4.14. Законодательство о труде.

4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.16. Правила и нормы охраны труда.

5. Документовед подчиняется непосредственно  (начальнику отдела документационного обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу)

6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Документовед:

1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.

3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.

5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

6. Организует внедрение систем ведения документации.

7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

9.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.

12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Документовед вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).

6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

 

Источник: http://www.rabotagrad.ru/information/164/334

Документовед 1 категории это

Квалификационный справочник документовед 1 категории

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

  • Должностная инструкция документоведа (вариант 2)
  • Ошибка 404 страница не существует
  • Должностная инструкция документоведа
  • Документовед
  • Квалификационный справочник документовед 1 категории
  • Служебная инструкция документоведа i категории
  • Должностная инструкция документоведа: основные компетенции и обязанности
  • Документовед 1 категории это

Внимание

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции документоведа, образец 2018 года. Должностная инструкция документоведа должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности документоведа, права документоведа, ответственность документоведа.

В должностной инструкции документоведа должны быть отражены следующие пукнты: Должностные обязанности документоведа 1) Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

Ошибка 404 страница не существует

Требования к квалификации. Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет. Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Документовед» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция документоведа, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

Должностная инструкция документоведа

Правила внутреннего трудового распорядка; — правила охраны труда и пожарной безопасности; — . 1.4. Документовед в своей деятельности руководствуется: — Уставом (Положением) ; (наименование организации) — настоящей должностной инструкцией; — .
(иными актами и документами, непосредственно связанными с трудовой функцией Документоведа) 1.5.

Документовед подчиняется непосредственно (наименование . должности руководителя) 1.6. В период отсутствия документоведа (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. . 2.
3.

Документовед

Должностные обязанности Документовед I категории: 2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.2.

Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. 2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 2.5. Организует внедрение систем ведения документации. 2.6.

Квалификационный справочник документовед 1 категории

Важно

Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Служебная инструкция документоведа i категории

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать [организационно-правовая форма, должностную инструкцию] наименование организации, [число, месяц, год] предприятия] М. П.

Должностная инструкция документоведа I категории [наименование организации, предприятия и т. п.

] Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, 4-е издание, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г.

N 37, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения. 1. Общие положения 1.1. Документовед I категории относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя]. 1.2.

Должностная инструкция документоведа: основные компетенции и обязанности

Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления. 3.11. . (иные обязанности) 4. Права Документовед имеет право: 4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации. 4.2.

По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников. 4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы. 4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей. 4.5.

Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей. 4.6. . (иные права) 5. Ответственность 5.1.

  • документообразование;
  • основы трудового права, экономики, программирования, работы с базами данных и т.д.
  • Оформление инструкции Как и другие должностные инструкции, должностная документоведа содержит разделы:
  • общие положения (там указываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, подчиненность,
  • порядок его назначения на должность,
  • перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать сотрудник),
  • служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала),
  • права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами),
  • ответственность.

Проект инструкции, как правило, согласовывается с юридическим отделом (или юристом), утверждается руководителем и вводится в действие его приказом. С должностной инструкцией сотрудник знакомится под роспись.

Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. 3.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Источник: http://pravo-nk.ru/dokumentoved-1-kategorii-eto/

Должностная инструкция документоведа (Вариант 2)

Квалификационный справочник документовед 1 категории

1.1. Документовед относится к категории специалистов.

1.2. На должность:

– документоведа принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

– документоведа II категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет;

– документоведа I категории принимается (переводится) лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

1.3. Документовед должен знать:

– законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

– порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;

– методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

– порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

– организацию архивного дела;

– нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

– основы программирования;

– методы проектирования и актуализации баз и банков данных;

– основы эргономики, социальной психологии, социологии;

– документообразование;

– отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;

– основы экономики, организации труда и управления;

– основы трудового законодательства;

– Правила внутреннего трудового распорядка;

– правила охраны труда и пожарной безопасности;

– ______________________________________________________________________.

1.4. Документовед в своей деятельности руководствуется:

    – Уставом (Положением) _______________________________________________;

                                       (наименование организации)

    – настоящей должностной инструкцией;

    – ____________________________________________________________________.

            (иными актами и документами, непосредственно связанными

                     с трудовой функцией Документоведа)

    1.5. Документовед подчиняется непосредственно _________________________

                                                         (наименование

_______________________.

должности руководителя)

1.6. В период отсутствия документоведа (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. ___________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Организация документационного обеспечения управления.

2.2. Контроль за соблюдением порядка оформления, классификации и хранения документов.

3. Должностные обязанности

Документовед исполняет следующие обязанности:

3.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

3.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

3.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

3.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

3.5. Организует внедрение систем ведения документации.

3.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

3.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3.8.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

3.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

3.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

    3.11. ________________________________________________________________.

                                (иные обязанности)

4. Права

Документовед имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.

4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.

4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.

4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.

    4.6. _________________________________________________________________.

                                (иные права)

5. Ответственность

5.1. Документовед привлекается к ответственности:

– за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

– за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, – в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

– за причинение материального ущерба – в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ___________________________________________________________________.

6. Заключительные положения

    6.1. Настоящая   должностная   инструкция    разработана   на    основе

Квалификационной     характеристики   должности    “Документовед”   (Единый

квалификационный справочник    должностей   руководителей,   специалистов и

других  служащих.  Раздел  “Общеотраслевые  квалификационные характеристики

должностей   работников,   занятых   на   предприятиях,   в учреждениях   и

организациях”,      утвержденный      Постановлением    Минтруда     России

от 21.08.1998 N 37),_______________________________________________________

                              (реквизиты иных актов и документов)

    6.2. Ознакомление   работника   с   настоящей должностной   инструкцией

осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

    Факт   ознакомления   работника   с настоящей  должностной  инструкцией

подтверждается ____________________________________________________________

                 (росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой

___________________________________________________________________________

   частью настоящей  инструкции (в журнале ознакомления с должностными

___________________________________________________________________________

      инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся

__________________________________________________________________________.

                     у работодателя; иным способом)

6.3. ___________________________________________________________________.

Источник: http://prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-dokumentoveda-variant-2

Должностная инструкция

Квалификационный справочник документовед 1 категории

Необходимость указания обязанностей работника содержит в себе ст. 57 ТК РФ. Должностная инструкция должна разрабатываться руководителем структурного подразделения того работника, которому она адресована, согласовываться с должностными лицами организации (начальник отдела кадров, юрист и т.д.) и утверждаться первым руководителем организации в форме грифа утверждения.

В отдельных случаях, если должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, ее необходимо согласовывать с должностным лицом, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Однако менеджер по кадрам не может составить должностные инструкции на всех, так как не компетентен в деятельности разнопрофильных подразделений организации (кроме своей собственной структуры): на кассира инструкцию должен писать главный бухгалтер, на менеджера из отдела продаж — начальник этого отдела.

Разработка должностной инструкции начинается с изучения Положения о подразделении. Все функции, которые возложены на подразделение, должны быть разделены между сотрудниками данного подразделения.

Следует отметить, что разрабатываемые инструкции не должны противоречить вышестоящим нормативным актам. Так, в соответствии со ст.

143 Т К РФ тарификация работ и присвоение тарифных разрядов работникам производятся с учетом Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих и Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих.

Нормами этих документов указаны конкретные права и обязанности работников. Поэтому второй документ, который необходим для подготовки должностной инструкции — это должностная квалификационная характеристика.

Постановлением Правительства РФ от 31.10.

2002 № 787 установлено, что Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (далее — ЕТКС) состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности, и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих.

Разработкой ЕТКС занимается Министерство труда и социального развития РФ совместно с федеральными органами исполнительной власти, на которые возложены управление, регулирование и координация деятельности в соответствующей отрасли (подотрасли) экономики (п. 2 постановления Правительства РФ от 31.10.2002 № 787). Например, раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования» утвержден 11.01.2011.

Руководители организаций сами утверждают штатное расписание, следовательно, они имеют право вносить в штатное расписание те должности, которые им необходимы.

В связи с тем, что открылись совместные предприятия, предприятия со 100%-ным иностранным капиталом, появились должности, которые не предусмотрены Единой номенклатурой должностей служащих: секретарь-референт, секретарь на reception, менеджер по управлению персоналом, помощник руководителя и др.

При разработке должностной инструкции должна быть отражена практическая конкретизация требований к профессиональной деятельности работника, так как при приеме на работу претендент знакомится с ней, видит круг своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои способности и возможности. В то же время должностная инструкция, являясь формализованным описанием основных функций работника, используется аппаратом управления для оценки кандидатов на замещение вакантной должности.

При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции, поскольку она является главным организационно-правовым документом, регламентирующим его профессиональную деятельность сотрудника. Пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией включается в трудовой договор. Поэтому инструкция способствует укреплению трудовой дисциплины в организации.

Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного, но мотивировать подчиненного к выполнению им своих должностных обязанностей должностная инструкция не может. Поэтому необходимо исключить из должностной инструкции все призывы и пожелания, а также все то, что исполнитель знает без нее в соответствии с образованием, квалификацией и опытом.

В то же время, разработанные инструкции обеспечат соблюдение законности и объективность оценки готовности работника к профессиональной деятельности не только при подборе на конкретную должность, но и при дальнейшей аттестации, разрешении трудовых споров, поощрении и наложении взысканий. Они позволяют оценить работу того или иного сотрудника с позиции качества.

Уволить работника за систематическое невыполнение должностных обязанностей, если причиной претензий к его деятельности является отсутствие требуемого качества работы, без грамотно составленной должностной инструкции затруднительно, так как в трудовом договоре оговариваются функции работника, но нет критериев оценки качества его работы. Поэтому основное предназначение инструкции — ответить на вопрос исполнителя « Что делать ?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват ?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным.

Следует также отметить, что если персонал представительств иностранных компаний работает в России, он подчиняется российскому законодательству. Поэтому, чтобы не допустить конфликтов, связанных с внутренним режимом и корпоративными моментами, необходимо все документы оформить по российским нормам.

Вместе с тем, даже грамотно составленная инструкция с подробно прописанными критериями оценки и требованиями к деятельности не будет иметь юридической силы, если не будут соблюдены все тонкости оформления этого документа.

При разработке должностной инструкции прежде всего необходимо руководствоваться ГОСТ Р 6.30-2003, на который всегда можно сослаться при судебных и прочих спорах.

Так, например, гриф утверждения документа должен состоять из: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек); наименования должности лица, утверждающего документ; подписи, инициалов, фамилии должностного лица; даты утверждения. На юридическую силу УРД влияют три группы реквизитов.

Первая группа называется «Реквизиты бланка». В каждой организации для каждого вида документов существуют определенные бланки. Вторая — «Реквизиты состава удостоверения документов».

Чтобы придать бланку должностной инструкции юридическую силу, нужно указать название фирмы, название документа (должностная инструкция), его номер и место составления. Третья группа реквизитов — это «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».

Унифицированная структура текста данного документа, согласно УСОРД, включает несколько основных разделов.

В общих положениях устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит.

Категория должности определяется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов: руководитель, специалист, технический исполнитель.

Квалификационные требования, предъявляемые к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью разрабатываются на основе положений раздела требования к квалификации квалификационных характеристик по должностям служащих.

Назначение и освобождение от должности производится приказом или распоряжением. Трудовой договор является лишь основанием для приказа.

Основополагающие организационно-правовые документы, на основании которых сотрудник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия, определяются на основании раздела «должен знать» квалификационных характеристик должностей служащих.

В этом разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности. Любой сотрудник, какую бы должность он ни занимал, руководствуется в первую очередь действующим законодательством (несмотря на то, что в нем происходят постоянные изменения).

Далее следуют подзаконные акты: инструкции, положения, разъяснения, нормативные материалы межотраслевых органов, нормативы конкретной отрасли, головного предприятия, положения о подразделении.

Непосредственная подчиненность работника в силу своей естественности может специально не оговариваться, но действительным является только то положение, которое задокументировано.

И если, например, в соответствующем документе не написано, что кассир подчиняется непосредственно главному бухгалтеру, это означает, что он будет подчиняться директору.

В то же время перечень структурных подразделений и (или) отдельных сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе (если таковые имеются), может быть включен и в раздел «Должностные обязанности».

Порядок замещения сотрудника и исполнения должностных обязанностей в случае его временного отсутствия будет иметь юридическую силу только тогда, если само его присутствие (отсутствие) подтверждено документально.

В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности.

Функции определяют направления деятельности специалиста и включают в себя часть функций подразделения.

Вытекающие из них должностные обязанности содержат подробное изложение конкретных задач, возложенных на специалиста, в соответствии с разделом должностные обязанности квалификационных характеристик по должностям служащих.

Обязанности работника указывают с учетом задач конкретного структурного подразделения организации. В этом же разделе указывается форма участия работника в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и проч.

Кроме того, в этом разделе указываются обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в данном структурном подразделении практикой распределения иных обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководителя организации.

Следует отметить, что выполнение индивидуальных указаний непосредственного руководителя — это часть обязанностей работника. Если такие распоряжения не выполняются, то это является нарушением.

Поэтому, если работник считает, что распоряжения его руководителя неправильны и незаконны, то он может попросить оформить письменное предписание на разовые поручения.

Если же руководитель предполагает, что такие указания могут повторяться часто, то они уже закрепляются в виде конкретной трудовой функции, которая должна быть включена в должностную инструкцию.

Права, представляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей, определяются законодательством и внутренними документами организации.

Ответственность.

В данном разделе должностной инструкции можно как ограничиться общими отсылками к отраслям законодательства, так и конкретизировать, в каких случаях на сотрудника (неисполнение или ненадлежащее исполнение конкретных должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции; допущение конкретных нарушений законодательства и внутреннего распорядка деятельности организации) может быть наложено взыскание.

Взаимоотношения определяют круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией. В этом разделе указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Заканчивается инструкция обычно порядком ее пересмотра. Этот пункт может быть записан как: «до замены новой» или «инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника».

Возможно указание заранее установленного срока замены, но лучше условия пересмотра перечислить детально: изменение структуры организации, штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, влияющих на характер работы и т.д.

Однако пересмотр обязанностей действующего работника влечет за собой пересмотр трудового договора (дополнительное соглашение). Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под роспись.

Заменены или заново утверждены должностные инструкции могут быть в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.

При освобождении должности в случае перевода или увольнения работника до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые будут возложены на принятого работника дополнительно.

Следует отметить, что приведенные разделы — это тот минимум, который обязателен, но недостаточен без критериев оценки, режима работы, порядка аттестации и т.д.

Должностная инструкция — это внутренний документ, поэтому она регистрируется в отдельной книге (журнале), например, «Журнале регистрации положений об отделах, должностных инструкциях и изменениях к ним». Каждое подразделение должно иметь положение и должностные инструкции на свои должности, регистрируемые в этой книге.

Трудовая книжка — это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника предприятия. Ей посвящены ст. 62 и 66 ТК РФ. В 2003 г. утверждены два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек:

  • 1) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225;

Источник: https://studref.com/433782/dokumentovedenie/dolzhnostnaya_instruktsiya

Область права
Добавить комментарий