Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Деловой этикет: пишите правильные письма!

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Если вы думаете, что эпистолярный жанр канул в Лету, вы глубоко ошибаетесь.

В быту, не поспоришь, стало привычным звонить по телефону или обмениваться моментальными сообщениями ICQ — просто и быстро.

Однако в деловых взаимоотношениях по-прежнему письма играют важную роль: телефонный разговор, переписку по «аське» к делу не подошьешь: здесь нужны более серьезные документы. 

Относиться к написанию деловых писем необходимо щепетильно и ответственно. Для любого делового письма, в том числе посылаемого по электронной почте, рекомендуется использовать фирменный бланк , где указаны реквизиты организации.

Это подчеркивает, что за письмом стоит солидная фирма, и с ней можно иметь дело. Обязательно указать дату написания письма. Месяц желательно писать буквами, сокращения, типа 20.01.02, приняты только в России и в международной практике не употребляются.

Деловое письмо должно содержать заголовок , раскрывающий содержание текста. Это значительно облегчает обработку и сортировку писем получателем. В первую очередь надо добиться того, чтобы ваше письмо выделили из массы аналогичных и направили нужному сотруднику. Тема письма подчеркивается или пишется заглавными буквами.

Адрес получателя пишется дважды: на конверте с правой стороны внизу и в левом верхнем углу письма.

Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окошком, то адрес пишется один раз — в письме, и оно складывается так, чтобы адрес получателя оказался в окошке.

Адрес пишется в следующем порядке: номер дома, улица, название города, области, республики (штата, графства, кантона и т.п.), почтовый индекс, страна.

После адреса — инициалы и фамилия адресата. Перед инициалами ставятся сокращения «Г-ну», «Г-же» или «Г-дам». Если у адресата есть звание или титул, лучше вместо обращения «Господин» указать его.

Во всех западноевропейских странах и в США опускать титулы считается невежливым. Однако писать и говорить «Господин + титул + фамилия» принято только в Германии.

Во Франции и в Англии дворянский титул адресата всегда указывается в адресе, но его не принято упоминать в тексте письма.

Слова «Господин» и «Госпожа» не принято употреблять без фамилии, и их всегда сокращают до «Г-н» или «Г-жа», тогда как звания и титулы желательно писать полностью.

В Англии после имени адресата часто пишется вежливое обращение «Эсквайр» (Esquire — Esq.), причем оно никогда не употребляется в совокупности со словом «Господин».

Если вы хотите послать письмо лично, то после фамилии укажите: «Лично» (Private — для Англии, Personal — для США).

Если письмо адресовано фирме и должно быть прочитано определенным человеком, употребляется выражение «Вниманию г-на…» (Attention of…). Можно послать письмо на адрес фирмы лицу, чей адрес неизвестен, а фирма, в которой он работает, поддерживает с ним деловую связь, указав «Через» (Care of или C/O).

Вступительное обращение традиционно состоит из слов «Уважаемый г-н (г-жа) + фамилия» или «Дорогой г-н (г-жа) + фамилия». В официальных письмах не принято обращаться на «ты», даже если в жизни вы накоротке. В зависимости от степени близости с вашим корреспондентом, обращение может начинаться словами «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия».

Не стоит в обращении писать: «Ув. г-н директор!». В данном случае сокращения неуместны. Слова «уважаемый», «господин», «госпожа», «заместитель директора», «начальник отдела» и им подобные следует писать полностью. Иначе получатель вправе подумать, что вы его на самом деле не очень-то уважаете.

Хорошее впечатление производят деловые письма, в которых после приветствия содержат некое вступление-комплимент . Обычно говорят о том, что рады приветствовать столь известную фирму, что для вас будет оказывать услуги столь солидному партнеру большой честью и т.п. Можно выразить надежду на долговременное и взаимовыгодное сотрудничество.

Плохое впечатление производят деловые письма, содержащие словесный мусор ( «Мы, конечно же, уверены, что сотрудничество с нами обязательно будет выгодно вам », излишнюю вежливость (« Будьте любезны, прочтите это письмо, пожалуйста »), бессодержательные прилагательные ( выдающийся, восхитительный, замечательный ), лишних местоимений (« мы все рады сотрудничать с вами и вашей фирмой »).

Письма, составленные в таком стиле, всегда создают впечатление, что его автор имеет низкий социальный статус. Они оцениваются как менее компетентные и заслуживающие меньшего доверия, чем те, где текст написан «тверже».

Поэтому нужно всячески избегать употребления общих фраз, слов-паразитов и ненужных прилагательных.

При написании деловых писем не стоит употреблять директивные фразы-указания вам следует связаться с нами по телефону… »).

Такой фразой вы психологически настраиваете людей против себя. Не стоит высокомерно указывать партнерам, как им следует себя вести. Лучше написать: « Для обсуждения деталей нашего предложения вы можете связаться с нами по телефону.. .».

Смысл тот же, но тон письма настраивает на более доброжелательное к вам отношение.

О писывая деятельность своей фирмы, для создания впечатления конкретных достижений обратите внимание на выбор глаголов . Глаголы совершенного вида говорят о реальных результатах: выполнили, разработали, увеличили, создали, сделали и т.п .

Глаголы несовершенного вида создают более неопределенные по отношению к результату деятельности: производим, работаем, выполняем, участвуем . Они дают представление скорее о выполняемых функциях, чем о достигнутых результатах.

Использование глаголов совершенного вида создаст впечатление конкретных успехов, а значит создаст впечатление солидности и респектабельности вашей фирмы.

В письме-просьбе , по возможности, сжато укажите причину, саму просьбу сформулируйте чётко, заранее поблагодарите за исполнение.

В знак благодарности за ответ, как выражение готовности к сотрудничеству или в качестве информационного сообщения пишутся письма-извещения . Под таким письмом достаточно поставить подпись референта.

Письмо-напоминание направляется в тех случаях, когда с помощью телефонных переговоров или личного контакта не удается получить желаемый результат. Цель такого письма — тактично напомнить о необходимости выполнить взятые на себя обязательства.

Письмо-подтверждение является гарантией ранее данных обещаний или уже оговоренных условий. Такое письмо является выражением вежливости и уважения к партнеру. В письме-претензии должна содержаться сама претензия, основание для её предъявления и конкретные требования.

В ответ на претензию пишут письма-отказы . Начинать и заканчивать такое письмо лучше с позитивной информации: например, перечислением того, с чем вы согласны, затем объяснить причину отказа. Письмо поможет, несмотря на отказ, поддержать нормальные отношения с клиентом или партнером.

Письмо-извинение обычно содержит изложение причин, по которым внезапно нарушается предварительная договоренность. В ряде случаев такое письмо направляется после уведомления по телефону.

Гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за что-либо с указанием вида операции, которую предстоит произвести.

Письмо заканчивается фразой «Оплату гарантируем» и указанием своих банковских реквизитов и имеет две подписи — руководителя и главного бухгалтера.

Поздравления, благодарности, соболезнования лучше писать от руки, чтобы подчеркнуть искреннее и индивидуальное отношение к партнёру.

Письмо, содержащее серьезное деловое предложение , предполагающее денежные взаиморасчеты на солидную сумму, лучше отправлять по почте, а не по факсу или e -mail. В идеале почтовый курьер должен вручить его лично руководителю или секретарю. Такое письмо обязательно должно иметь большой фирменный конверт, отпечатанный типографским способом.

В деловом письме обязательно должна присутствовать заключительная формула вежливости : «С почтением», «С уважением». В официальном письме за рубежом, как правило, употребляется Very truly yours («Искренне ваш»). Причём в ответном письме желательно употребить ту же формулу вежливости, что и в полученном.

Как видите, всё очень просто, хотя условностей более чем достаточно. Пишите письма!

Источник: https://www.pravda.ru/society/223657-etiket_10/

Когда пишется уважаемый в деловых письмах | Справедливость

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Когда пишется уважаемый в деловых письмах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Письма-извинения встречаются в служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях они оказываются незаменимыми для принесения адресату формальных извинений и нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.

Итак, 26 апреля 2015 года примерно в 23часа 40 минут по проспекту Кирова напротив дома № 67 города Пятигорска я со своим знакомым наблюдали такой момент как патрульный автомобиль ГИБДД «Хендай Солярис, регистрационный знак У 40-03 26, остановили автомобиль «Ауди –А7, регистрационный знак М002АЕ-26 черного цвета », которая находилась в пленочном покрытии в круговую.
После этого прошло около 5-ти минут и с патрульного автомобиля вышел сотрудник ДПС в звании майора полиции и подошел к ближайшему мусорной корзине и выбросил туда бумаги в помятом виде и после чего уехал с данного место.

Оформление заключительной части

Такие письма являются важными документами, а в ходе разбирательства экономического спора в арбитражном суде могут стать доказательственной базой, свидетельствующей о тех или иных договоренностях между сторонами.

Однако обычной почтой все чаще пользуются не для отправки писем, а для рассылки договоров и прочих деловых бумаг. Общение же отдано на откуп электронной переписки. Кстати, в случаях, когда вам необходимо быстро решить какой-либо вопрос и это уместно, обращения и приветствия в каждом повторном сообщении можно опустить.

Если вы хотите понимать, как правильно писать письма по работе, вам необходимо знать, чем деловое общение отличается от обычного. Как и любое другое, оно включает в себя обмен информацией, взаимодействие и восприятие друг друга. Но основная черта делового общения состоит в том, что в нем практически нет личного компонента.

Стоит писать, какие документы прикрепляете к письму: вы можете сами случайно забыть один из файлов, или что-то потеряется при следующей пересылке. Если без этого можно обойтись, лучше ничего не архивировать и использовать простые и понятные форматы: например, docх или doc, pdf, jpeg и так далее. Объем документов должен быть разумным — чем легче, тем лучше.

В идеале — не более 10-12 мегабайт.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Если вы ставите кого-то в копию письма или добавляете в переписку с несколькими людьми, нового участника обязательно нужно представить. В общей переписке следите за тем, чтобы не нажать случайно кнопку «ответить всем», если хотите написать кому-то одному. Точно так же не забывайте нажимать «ответить всем», если это общая переписка. Иначе вы ее сломаете.

Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

Чтобы правильно и быстро составить деловое письмо, надо знать хотя бы в общих чертах особенности языка и стиля современных официальных писем. Несоблюдение этих особенностей, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой -лишает письма юридической силы и практической значимости.

На что обращать внимание при составлении письма

Преамбула, или вводная часть. В данной части письма объясните причины и цели обращения к адресату. Напомните получателю информацию, непосредственно касающуюся темы письма, это могут быть даты, события, факты, документы. Преамбула письма готовит адресата к информации, изложенной в основной его части. Вводная часть письма может состоять как из одного предложения, так и из нескольких.

Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций.

Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

Правильное деловое письмо всегда поделено на несколько частей. Это вводная, основная и заключительная. Причем они связаны друг с другом логически.

Деловое письмо: правила составления, образец написания

Просим рассмотреть и утвердить». Нарушение этикета в данном случае проявилось в том, что отправитель письма как бы не допускает возможности, что указанное соглашение может быть и не утверждено.

Если обращение в начале письма и расположено посередине отдельной строкой, то ставим восклицательный знак. Напомню, что после «уважаемый/ая» запятую ставить не нужно. Далее интервал и сам текст письма с большой буквы с красной строки.

Работаю бухгалтером, хорошо разбираюсь в финансах предприятия и личных. Было бы странно уметь выкручиваться и изыскивать возможности сэкономить для предприятия, и не находить таких же возможностей для себя и своей семьи.

Если обращение в начале письма и расположено посередине отдельной строкой, то ставим восклицательный знак. Напомню, что после «уважаемый/ая» запятую ставить не нужно. Далее интервал и сам текст письма с большой буквы с красной строки.

Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками.

Вступление. Как и обычное, деловое письмо начинается со вступления, или преамбулы. В нем вы здороваетесь и рассказываете самую суть, самое мясо.

Что сделать, чтобы стать руководителем

У делового общения всегда есть цель. Если на кухне с подругами вы собираетесь просто поболтать (хотя за этим тоже стоят свои потребности), то на работе вы сходитесь с определенными людьми с довольно понятным замыслом. Это может быть обсуждение проекта, планирование работы организации на ближайшие полгода или что-нибудь еще.

Постскриптум. Данная часть письма не является обязательной. В ней вы можете дописать что-либо о произошедшем важном событии или приписать сведения, косвенно касающиеся темы письма.

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица.

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации.

Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции.

Помните, что грамотно составленное письмо-обращение является залогом успешного разрешения существующей проблемы.

Сегодня практически все активно пользуются интернетом. Но деловая переписка не перестала быть актуальной и важной. Ее просто перенесли на другие носители. Как правильно составлять и оформлять деловое письмо, расскажет публикация.

К заключительной части не стоит подводить ненужными и длинными речевыми оборотами. Также не подойдут нелогичные и несогласованные предложения. Поэтому деепричастные и причастные обороты лучше исключить. В каждом абзаце должна быть отражена только одна определенная мысль. После завершения текста лучше несколько раз проверить его на ошибки, прочитав письмо вслух.

Самым оптимальным шрифтом считается стандартный «Таймс Нью Роман», размера 12 и с междустрочным интервалом 1,5-2.

Отличительной особенностью гарантийного письма является наличие реквизита «наименование вида документа», не проставляемого на других видах писем. Данный реквизит будет выглядеть следующим образом – ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.

Решайте сами. Общее правило такое: если обращаетесь к одному человеку — пишите «Вы» и «Ваш» с прописной буквы, к нескольким — со строчной.

В зависимости от ситуации в текст письма-заявки включаются дополнительные сведения, касающиеся участников мероприятия, предмета заявки, условий выполнения работ или участия в проводимых мероприятиях и т.д.

Официальные письма-обращения на сегодняшний день приходится направлять для решения тех или иных вопросов в различные инстанции как гражданам, так и организациям. Адресованы они могут быть всевозможным чиновникам, депутатам, руководителям компаний и подразделений, вплоть до администрации президента. Как правило, носят они некоммерческий характер.

В деловой переписке есть два стиля: личный и формальный. При личном вы общаетесь от первого лица — то есть “Я, Вася Пупкин, предлагаю вам…” В формальном личные местоимения, как правило, заменены на нейтрально-среднее “Компания “Рога и кКопыта” предлагает вам…” Какой стиль вам ближе и насколько он коррелирует со сферой деятельности вашего адресата — решать вам.

Однако для современной деловой переписки характерна тенденция составления преимущественно одноаспектных писем. Говорить безжизненным, сухим языком. Все эти “принимая во внимание”, “при наличии возможности” оставьте чиновникам — вы же не изъясняетесь так в реальной жизни, так почему же ваш адресат должен? Пожалейте человека, пишите как можно проще!

Какой знак нужно ставить после обращения в начале делового письма?

Информационное письмо близко по значению к письму-сообщению или рекламному письму, но является более широким и информативным. Такое письмо – результат логического развития переписки. Оно отправляется адресату, если контакт с ним удалось установлен, и он не возражает против последующего развития деловых отношений.

Написание делового письма является связующим звеном как между отделами компании, так и между учреждениями, юридическими и физическими лицами.

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

4 Правила оформления деловой переписки

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь.

Прикрепленные файлы. Часто об этом забывают, а зря. Многим людям проще оценить наглядную информацию, чем просто буквы и строчки. Прикрепите к письму фотографии для наиболее полного представления о теме письма, приложите необходимые документы, чтобы уверить адресата в своей платежеспособности и серьезности намерений.

Далее вам следует обратиться к получателю (расположение – в центре листа). Согласно существующим нормам этики деловых писем, выбирайте такие формы обращения, как «Господин», «Уважаемый», «Товарищ», с присоединением фамилии, имени с отчеством, должности, либо наименованием звания, положения. В конце поставьте восклицательный знак либо запятую.

Источник: http://oficialland.ru/korporativnoe-pravo/662-kogda-pishetsya-uvazhaemyy-v-delovykh-pismakh.html

Умение писать. Деловое письмо

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

Письменная коммуникация предполагает использование нормированного, делового языка, доступность, логичность, ясность и точность изложения содержания.

Большое значение в деловых отношениях имеет деловая переписка, которая позволяет оперативно информировать делового партнера, обращаться к нему с просьбой, заказывать, предлагать, поздравлять, делать запросы и т.д. Деловая переписка в организациях регистрируется и хранится как исходящая и входящая документация.

В деловой переписке наиболее распространенными видами официальных писем являются:

  • • письма-просьбы;
  • • письма-сообщения;
  • • письма-запросы;
  • • письма-заявления;
  • • письма-подтверждения;
  • • письма-рекламации;
  • • письма-заказы;
  • • письма-предложения;
  • • информационные письма;
  • • гарантийные письма;
  • • сопроводительные письма.

Деловая переписка может вестись как по электронной почте, так и на бумажных носителях путем почтовых отправлений. Но, какой бы вид связи не был избран, деловое письмо должно соответствовать определенным требованиям.

Эти требования касаются, прежде всего, языка. Как уже отмечалось в главе второй, деловое общение носит регламентированный характер, что предполагает использование официально-делового стиля в формах письменного обращения.

В структуре письма выделяют служебную и информационную части.

Структура письма выглядит следующим образом:

  • • приветствие;
  • • обращение к адресату;
  • • лид-абзац;
  • • информационная часть письма;
  • • заключительная формула вежливости;
  • • подпись отправителя.

Центральным элементом структуры послания, то, ради чего оно и пишется, является его информационная часть — текст письма.

Рассмотрим более подробно структуру письма.

Приветствие — это формула вежливости, аналогичная устному приветствию, при помощи которой выражается уважение адресату.

Стандартными формулировками приветствия являются:

Здравствуйте…

Добрый день…

Приветствую Вас…

Рад приветствовать Вас…

Обращение к адресату выполняет связующую роль по отношению к последующим элементам письма и помещается непосредственно за приветствием. Специфической особенностью обращения является использование в конце восклицательного знака.

Примеры обращения:

Евгений Петрович!

Господин Чрезвычайный и Полномочный посол!

Ваше высокопреосвященство!

Даны и господа!

Воздействие приветствия может быть усилено, если последующее обращение содержит и некий эпитет, поддерживающий почтение к адресату со стороны автора письма.

Сравните следующие обращения и определите, которое из них предпочтительнее.

Добрый день, уважаемый Игорь Иванович!

Добрый день, Игорь Иванович!

Если приветствие отсутствует, то обращение фактически открывает содержание письма. В таком случае простой способ обращения к адресату целесообразно дополнить прилагательным, наиболее подходящим соответствующему случаю письменного обращения, такими как: «уважаемый», «досточтимый», «достопочтенные», «высокоуважаемые» и г.д. Стандартным является выражение «уважаемый».

Глубокоуважаемый Глеб Александрович!

Уважаемые коллеги!

Почтеннейшие господа!

Досточтимый господин Кузьменко!

Уже здесь, в начале письма, зачастую допускаются ошибки. Например, студент пишет преподавателю: «Здравствуйте, можно ли на завтрашнем семинаре я выступлю с докладом «Перспективы экономического развития РФ в условиях глобализации»? С уважением, Егор Семин, группа ПМ». Отсутствие обращения в деловом письме является типичной ошибкой многих студентов.

Лид-абзац, первый абзац письма, включающий, как правило, не больше одного предложения и поясняющий мотивы и тему послания, не является обязательным элементом структуры письма — в ряде случаев его функцию отчасти выполняет заголовок к тексту.

  • Обращаюсь к Вам в связи с… (далее кратко излагается причина обращения)',
  • Просим Вашего содействия (согласия, указания и т.п.) в (на, о)… (далее кратко сообщается, какое именно содействие требуется автору от адресата).
  • Уведомляю (докладываю, извещаю и т.п.) о… (далее кратко указывается, о чем именно намерен уведомить автор адресата).

Лид-абзац упрощает процесс ознакомления, изучения и восприятия текста письма.

Текст письма включает в себя вводную, основную и заключительную части.

Вводная часть текста предназначена для конкретизации сути вопроса, послужившего поводом для письма. Данная часть текста может состоять из одного абзаца, включающего два предложения. Первый абзац текста письма должен быть самым коротким и предельно ясным. В первом предложении четко формулируется суть вопроса, во втором содержится смысловая подводка к основной части текста.

Основная часть текста служит для последовательного и подробного описания различных аспектов вопроса. В зависимости от сложности вопроса основная часть может включать от одного до трех и более абзацев.

Между абзацами должна прослеживаться четкая смысловая связь. Заключительный абзац основной части должен быть наиболее убедительным.

Логика и стилистика его изложения должны обеспечить адресату возможно более удобный переход к заключительной части текста.

Заключительная часть текста обычно состоит из одного абзаца, содержащегося 2—4 предложения. Сначала делается вывод, в котором подводятся итоги сказанного в основной части письма. Затем просьба (требование, указание) адресату от имени автора или организации. И, наконец, в последнем предложении выражается характер ожиданий автора делового письма.

Как при окончании делового контакта деловые партнеры устно прощаются, так и деловое письмо должна завершать заключительная формула вежливости, которая предшествует подписи.

Наиболее часто в качестве заключительной формулы вежливости используются следующие стандартные формулировки:

С уважением…

С глубоким почтением…

С благодарностью и уважением…

Искренне Ваш…

Остаюсь искренне Ваш…

Подпись отправителя является обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Ее назначение — двойное. Подпись удостоверяет личность автора послания и придает официальному письму юридическую силу.

С точки зрения культуры делового общения общий тон делового письма при всей его подчеркнутой официальности и деловитости должен нести отпечаток доброжелательности и уважения по отношению к адресату, что выражается в тактичном обращении, в понимании его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не нужно забывать о самоуважении.

В работе Ю. М. Демина[1] содержатся общие рекомендации по стилистическому оформлению содержания письма.

  • 1. Текст делового письма следует излагать в спокойном, ровном тоне, без чрезмерной любезности или небрежности, граничащей с грубостью.
  • 2. Не следует побуждать адресата к скорейшему решению или действию, вставляя слова «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». При желании скорейшего решения вопроса нужно употреблять стандартные вежливые формулировки: «Прошу Вас ответить до такого-то числа» или «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении».
  • 3. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Дайте адресату подумать самому.
  • 4. Не следует намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить»: этот намек может быть воспринят слишком уж буквально, как выпад в отношении адресата.
  • 5. В том случае, если на предложения предполагается отрицательный ответ, не следует начинать письмо с констатации отказа — сначала нужно изложить мотивацию своего решения и дать понять, что при определенных обстоятельствах к рассмотрению данного вопроса можно вернуться.
  • 6. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов придает письму вес. Ссылки на абстрактные указания «начальства», скорее, будут восприняты получателем письма как попытка уйти от ответственности.
  • 7. Писать нужно реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов в них не ускоряет, а замедляет решение дела.

При подготовке делового письма нужно поставить себя на место адресата и попробовать представить, как будет оно им воспринято.

Перед отправкой нужно просмотреть отправляемое письмо с точки зрения его стилистики и грамматики и попытаться ответить на следующие вопросы.

  • • Является ли это письмо максимально корректным, ясным и кратким?
  • • Нет ли в письме орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок?
  • • Нет ли ошибок в наиболее важных элементах письма — обращении, адресе и т.п.?

Для большинства официальных деловых писем существуют шаблоны, с которыми можно ознакомиться в соответствующей литературе.

< Предыдущая СОДЕРЖАНИЕ Следующая >

Посмотреть оригинал

  • 1. Что такое речь? Какие существуют виды речи?
  • 2. Какое различие существует между устной и письменной речью?
  • 3. Что понимается иод метаязыком в общении? Приведите примеры использования мстаслов и мставыражений.
  • 4. Чем определяется убедительность речи?
  • 5. Какие характеристики речи способствуют ее эффективности?
  • 6. Каковы причины потери информации в процессе общения? Как ее восполнить?
  • 7. Какие виды вопросов используются в процессе общения?
  • 8. Какие существуют виды ответов?
  • 9. Какие основные виды слушания выделяют в литературе по деловому общению?
  • 10. Какое различие существует между рефлексивным и нерефлексивным слушанием?
  • 11. Что представляет собой активное слушание? Какие этапы в нем выделяют?
  • 12. Какие типичные ошибки слушания встречаются в процессе общения?
  • 13. Как нужно слушать?
  • 1 .Андрианов, М. Невербальная коммуникация. Психология и право / М. Андрианов. — М.: Изд-во Института общегуманитарных исследований, 2007.
  • 2. Введенская, Л. А. Деловая риторика / Л. А. Введенская, Л. Г. Павлова. – Ростов н/Д ; МарТ, 2002.
  • 3. Гарпер, Б. Эффективные письменные деловые коммуникации Harvard Business Review Guides / Б. Гарнер. — М.: Изд-во Манн, Иванов и Фербср, 2014.
  • 4. Гойхман О. Я. Речевая коммуникация / О. Я. Гойхмаи, Т. Надеина. — М. : ИНФРА-М, 2014.
  • 5. Государственная служба: культура поведения и деловой этикет: учеб, пособие / под общ. ред. Е. В. Охотского. — М.: РАГС, 2006.
  • 6. Деловые коммуникации: учебник для бакалавров / иод ред. В. П. Ратникова. — М.: Издательство Юрайт, 2016.
  • 7. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо / Ю. М. Демин. — М.: Бератор, 2004.
  • 8. Зарецкая, И. И. Устная речь в деловом общении: практикум / И. И. Зарецкая, А. М. Бруссер, М. П. Оссовская. — М.: Дрофа, 2009.
  • 9. Мальханова, И. А. Деловое общение : учеб, пособие для вузов / И. А. Мальха- нова. — М.: Академический проект, 2008.
  • 10. Наварро, Дж. Я вижу, о чем вы думаете / Дж. Наварро, М. Карлине. — М.: Попурри, 2012.
  • 11. Наварро, Дж. Громче слов. Как понять невербальные сигналы / Дж. Наварро, Т. С. Пойнтер. — М.: Попурри, 2011.
  • 12. Пиз, А. Язык разговора / А. Пиз, А. Гарднер. — М.: ЭКСМО-Пресс, 2000.
  • 13. Руднев, В. Н. Риторика. Деловое общение / В. Н. Руднев. — М.: КноРус, 2013.
  • 14. Сидоров, П. И. Деловое общение : учебник / П. И. Сидоров, М. Е. Путин, И. А. Коноплева. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2010.
  • 15. Трофимова, О. В. Основы делового письмам: учеб, пособие / О. В. Трофимова, Е. В. Купчик. — М.: Флинта: Наука, 2012.
  • 16. Холл,Дж. Невербальное общение / Дж. Холл, М. Нэпп. — СПб.: Питер, 2014.

Источник: https://studme.org/152763/menedzhment/umenie_pisat_delovoe_pismo

Обращение в деловом письме

Когда пишется уважаемый в деловых письмах

В статье расскажем, как соблюсти тонкую грань между фамильярностью и заискиванием. Объясним, как оказать уважение партнеру и при этом сохранить достоинство.

Скачайте полезные материалы по теме:

Как сформулировать официальное обращение в деловом письме

задача речевого этикета — выразить вежливость, уважение и искренние намерения.

Даже самое незначительное проявление бестактности и некорректность в выборе выражений могут сыграть злую шутку с автором письма и зарубить на корню начало взаимовыгодного сотрудничества.

Две одинаковых по смыслу просьбы может различать только форма выражения, несколько незначительных на первый взгляд слов и обращений. Но результаты этих просьб окажутся диаметрально противоположными: решительный отказ и безоговорочное согласие.

Такими «незначительными» для неискушенного человека элементами в деловом письме являются формы обращения к деловому партнеру. Обращение — это начальная часть послания, прощание — заключительная. Вместе они составляют этикетную рамку письма, функция которой — установить и поддерживать контакт с адресатом.

Чтобы правильно составить деловое письмо, используйте подсказку от экспертов журнала Справочник секретаря. «Редактируем тексты деловых писем за 4 шага»

➤ Текст письма после редактирования

Все подсказки экспертов

Иногда, еще до обращения, в тексте используют стандартную форму приветствия. Здесь важно сделать несколько замечаний. В деловом письменном общении недопустимо использовать выражение «Доброго времени суток!».

Это допустимо в шуточной переписке между друзьями. Но в официальных письмах — это дурной тон. Если вы не знаете, в какое время адресат прочитает ваше послание, пишите просто, без затей: «Здравствуйте» и «Добрый день».

Конструктор деловых писем: полезный сервис от журнала «Справочник секретаря»

Использовать конструктор сейчас

Как писать обращение в письме

После стандартного приветствия добавьте обращение к адресату. Здесь может быть несколько вариантов, выбор которых зависит от степени близости ваших отношений, цели письма и информации об адресате, которой вы располагаете. Рассмотрим их все.

Если вам известно имя человека, которому вы пишите, то предпочтительнее использовать его. Здесь есть ряд правил, которые необходимо соблюдать.

  1. Нельзя использовать усеченную форму имени, даже если вы находитесь в доверительных отношениях с деловым партнером. Например, нельзя, писать «Добрый день, Саш» или «Привет, Ань». Это уместно в устной речи, но не в письменной.
  2. Между двумя вариантами — полное имя и имя+отчество — выбирайте второй. Руководствуйтесь информацией, которую предоставил адресат. Обычно ее можно извлечь из визитной карточки, поля «From»/ «От кого» в электронном письме или из стандартного блока контактной информации в конце текста. 
  3. Если вы не знаете имени человека, которому пишите письмо, используйте стандартное «Здравствуйте» или «Добрый день». Сделайте обращение более персонифицированным, если допускает ситуация. Например, «Уважаемый коллега» или «Дорогой подписчик».

Памятка: примеры обращения к адресату в деловом письме

Смотреть памятку полностью в журнале

Как обращаться в письме к руководителю

При обращении к руководителю важно соблюсти стандарт и общепринятые формы. Располагайте обращение посредине письма и пишите с большой буквы. Укажите должность, фамилии или имени и отчества. При адресации к руководителю общепринятой нормой считается употребление слова “уважаемый”:

Правило написания обращения

Пример

Уважаемый (-ая) + Имя и Отчество (в именительном падеже)!

Уважаемый Алексей Николаевич!

Уважаемый (-ая) + господин (-жа) Фамилия (в именительном падеже)!

Уважаемый господин Смирнов!

Уважаемый + должность органа власти!

Уважаемый генерал-полковник!

Уважаемые + господа!

Уважаемые дамы и господа!

Слово «уважаемый» применительно к руководителю — предпочтительный, но не единственный вариант. Существует стандартная формула обращения к особо важной персоне.

Например, к членами правительства, Государственной думы, губернаторам, мэрам, заслуженным деятелям науки, искусства, а также известным общественным деятелям.

Когда вы адресуете письмо кому-то из них, вместо слова «уважаемый» используйте «глубокоуважаемый» или «высокоуважаемый». В конце по желанию можете использовать восклицательный знак.

Если вы обращаетесь не к одному человеку, а к группе — уместнее обращение «Уважаемые господа!» или «Уважаемые коллеги!».

Иногда возникает вопрос, какую форму обращения лучше выбрать – «Уважаемый господин Смирнов» или «Уважаемый Алексей Николаевич». Правило здесь такое.

Если письмо носит официальный характер и отношения с партнером только налаживаются, то более уместен первый вариант, когда же отношения уже налажены, то можно использовать второй.

Заключительная часть письма

В заключительной части обозначьте перспективы сотрудничества, деловых отношений, реализации проекта, положительного решения вопроса. Выразите надежду, одобрение, признательность, уверенность.

Не стоит в конце письма напоминать о прошлых негативных моментах, если таковые были. Например, вы не получили вовремя ответ или не получили его вовсе.

Напоминание об этом может вызвать отрицательную реакцию или быть расценено как знак неуважения.

Любое деловое письмо заканчивается подписью. Обязательно укажите вашу должность, имя и фамилию. Перед этим можно вставить стандартную этикетную формулу: «С уважением». Возможные варианты: «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество».

Подсказка: варианты, как завершить письмо

Посмотреть другие варианты в журнале

Важно учитывать должностное положение адресата и адресанта. Подписать послание должен генеральный директор или его заместитель, если ваше послание также адресовано генеральному директору. Разумеется, подпись должна соответствовать расшифровке: недопустимо ставить рядом с фамилией директора косую черту, после которой будет подпись заместителя.

Постскриптум в деловой переписке используют редко. Особый случай — необходимость сообщить человеку, которому адресовано послание, важную новость, которая произошла уже после и в момент написания письма. Возможен вариант, когда есть необходимость сообщить адресату какие-то сведения, косвенно касающиеся основной темы письма.

Приложения также не являются обязательной частью письма. Если они есть, важно обратить внимание, что в деловой переписке приложения оформляются на отдельных листах и нумеруются тоже отдельно. Особых стандартных правил оформления приложений не существует.

Итог:

Избегайте фамильярности, когда обращаетесь к адресату, даже если вы поддерживаете хорошие рабочие отношения. Старайтесь обращаться по имени-отчеству или по полному имени. Соблюдайте этикет деловой переписки: забудьте про обращения типа «Доброго времени суток».

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210906-qqq-17-m5-obrashchenie-v-delovom-pisme

Область права
Добавить комментарий