Как сшивать в 2 дырки

Инструкция: как сшивать документы нитками 2, 3, 4 дырки

Как сшивать в 2 дырки
Как правильно сшивать документы нитками в 2, 3, 4 отверстия мы показали на примерах и образцах. Для разных видов дел правила отличаются. Поэтому, прежде чем сшить документы и передать в архив, посмотрите нашу подробную инструкцию.

Одним из требований к оформлению архивных дел является переплет (раздел 3.6. п. 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций). Не все организации располагают необходимым оборудованием и материалами для переплетных работ архивных дел с длительным сроком хранения.

Часто такие работы выполняют типографии или государственные архивы. Эти услуги оказывают платно.

Подробные требования к переплету изложены в ГОСТе 17914-72 (введен Постановлением Госстандарта СССР от 17.07.1972 № 1411). Так как не было более позднего переизданного ГОСТа, то этот порядок действует в настоящее время.

Одним из требований ГОСТа является применение картона толщиной от 0,35 до 1,50 мм. Корешок самой обложки должен быть шириной 40 мм и гибким.

Обложки дел длительного срока хранения лучше всего переплетать в твердую картонную обложку. На лицевой стороне должно быть содержание. Его можно напечатать или вписать от руки.

Второй способ более удобный, поэтому его выбирает большинство компаний. Как выглядит титульный лист, смотрите на образце ниже.

Правила сшивания документов из ГОСТа для классического архивного переплета требуют использовать картон. Переплет делают на основании ГОСТ 7950-77. Кстати, появились новые правила, по которым для сотрудников и налоговой надо оформлять копии документов и выписки из них. Ориентируйтесь на наши новые образцы>>

Как выглядит картонная обложка для дел длительного срока хранения

Твердая обложка может быть из картона, а может быть из бумвинила. Картон компании вправе применять для дел по личному составу. Обложку из бумвинила можно использовать для приказов и распоряжений, а также для договоров и соглашений.

Для каждого вида документов можно использовать обложку разного цвета. Например, для приказов красную, а для соглашений зеленую или синюю. На корешок таких дел наносят золотое тиснение с номером дела и номером первого и последнего документа в деле.

Разделение дел по цвету и типу обложки удобно для использования и поиска документов в архиве. Обратите внимание, что такое оформление обязательно только для дел с длительным сроком хранения. Однако, такой способ дорогостоящий. Способ вправе не использовать организации, которые не являются источником комплектования государственного архива.

Как сшивать бухгалтерские документы по ГОСТу

Бухгалтерскую документацию можно переплетать в мягкую обложку на 4 прокола. Как правильно сшивать такие дела в 4 дырки? Отвечаем – используя специальные настольные аппараты, такие как прошивочно-переплетный комплекс, приспособление для ручной сшивки документов, настольное устройство для прошивки документов.

Как выглядит аппарат, которым сшивают документы

Если организация не сдает документы на хранение в государственный архив, то можно распечатать титульный лист и приклеить на клей ПВА.

Если в делопроизводстве есть правило, что документы подлежат сдаче в госархив, то, как правило, требуется оформление титульного листа от руки. Это связано с тем, что печатный текст выцветает.

Правила скрепления документов разрешают заполнять данные на обложке дела шариковой ручкой с черной пастой. Но есть и ограничения. Когда сшиваете дела, не используйте:

  • любые цветные чернила (синие, красные, фиолетовые и так далее);
  • любые фломастеры и маркеры.

Как прошить документы покажем на образцах в следующем разделе.

Если текст от руки пишут на обложке, необходимо соблюдать отступ от краев не менее 5 сантиметров.

Реквизиты обложки дела:

  • наименование организации,
  • наименование структурного подразделения,
  • индекс дела,
  • архивный шифр дела,
  • номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.

Как формировать дела для архива перед тем, как сшивать

Перед тем, как сшивать листы в дела, проверьте, все ли правила вы учли. Приведем основные моменты:

  • дело на бумажном носителе, толщина которого не превышает 4 см., не должно содержать более 250 листов;
  • Внутри дела при прошивке документов необходимо проставить нумерацию страниц. Нумеровать листы надо карандашом в правом верхнем углу;
  • составьте лист-заверитель дела и поместите его в конце дела. Образец смотрите в конце статьи (рис. 1);
  • составьте внутреннюю опись документов и прикрепите в начале дела. Образец в конце статьи (рис. 2);
  • оформите обложку дела по образцу из конца статьи (рис. 3);
  • проверьте, какие документы нужно прошивать и скреплять печатью в дело. В папку помещают документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также возвратные бумаги, нельзя;
  • документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела. Причем в дело включают по одному экземпляру каждого документа. Группируют бумаги одного календарного года;
  • из документов необходимо убрать железные скобы и скрепки. Бумаги для длительного срока хранения нельзя прокалывать дыроколом.

В зависимости от сроков хранения проводят полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. Разобраться поможет таблица.

Таблица с правилами полного и частичного оформления дел

Полное оформление делЧастичное оформление дел
Подшивка или переплет дела;Нумерация листов дела;Составление листа-заверителя;Составление внутренней описи документов, если она нужна;Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).Систематизация документов в деле не обязательна;Нумерацию можно не наносить;Составление заверительного листа не требуется;Оформление титульного листа обязательно;Подшивка в папку.

Обратите внимание – на три отверстия можно прошить документы только для пользования. Например, копии документов, которые предоставляют третьим лицам.

  • Как сшить документы на 2 или 3 дырки
  • Архивные документы нельзя прошивать на два или три прокола. Используют только четыре прокола.
  • Документы, которые составляют дело на бумажном носителе, прошивают нитками на четыре прокола в твердую обложку или переплетают с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.
  • Пропустить нить для сшивания документов через три прокола можно только для малоформатных дел (П. 4.21. Правил).

Как прошить многостраничную архивную копию

Архивная копия – документ, который воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивная копия документа предполагает снятие копии с документа и заверение ее в установленном порядке. Копирование документов из архива организации по заявкам пользователей производят по разрешению руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица. Копии бумаг пересылаются в адрес той организации, по запросу которой их изготовили, или выдаю под роспись.

На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе с электронных документов, проставляют архивные шифры. Отметки делают на обороте каждого листа копии. Также надо поставить и заверительную надпись и печать. Их проставляют на обороте последнего листа копии. Например: «Основание: ф. 50, оп. 2, д. 3, лл. 105 – 106.»

Если архивная копия многостраничная, прошить ее можно нитками в три прокола. Вам понадобится – нитка, длинная игла или шило.

Эксперты Системы Главбух объясняют, как сдавать копии документов налоговикам

Отвечает Олег Хороший,

начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Если организация представляет копии на бумаге, то они должны быть заверены в установленном порядке (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК). На копии нужно сделать надпись, которая подтверждает соответствие подлиннику документа:

  • слово «Верно»;
  • наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию);
  • дату заверения

Кроме того на копиях можно ставить печати, но это не обязательно. Если у организации несколько печатей, для заверения копий можно выбрать любую (например, основную печать организации).

Источник: https://www.glavbukh.ru/art/94106-kak-sshivat-dokumenty-nitkami-2-3-4-dyrki-obraztsy-s-foto

Как правильно прошить документы нитками в 2019 году – пошагово, сшивать

Как сшивать в 2 дырки

Для систематизации документы нужно правильно оформить. Основное требование сводится к удобству хранения и обеспечения сохранности документации, что достигается за счет скрепления нитками.

Как в 2019 году прошивать документы? Перед сдачей документов в различные инстанции или передаче их на архивное хранение требуется правильно скрепить листы.

Для этого бумаги прошиваются нитками. В таком виде документы защищены от потери и подмены. Но как правильно сшить документацию нитками?

Что нужно знать

Хранение, обработка и представление документов в различные инстанции требуют прошивания бумаг.

Чаще всего необходимость прошивки возникает при сдаче документации в регистрационные или контролирующие органы.

Сшивание является неотъемлемой частью процесса подготовки документов наравне с проверкой достоверности информации и соблюдением порядка заполнения.

Сшивание выступает наиболее надежным способом для предотвращения потери части документов. Правильно сшитые документы нельзя подделать и подменить.

Но такой простой процесс как прошивка бумаг в отношении официальной документации является строго регламентированным процессом.

То есть нельзя просто скрепить листы нитками, необходимо соблюсти определенные правила оформления.

Определения

Прошивка документов подразумевает, что документы скрепляются между с собой в надлежащей последовательности.

Неправильное сшивание может становиться причиной расформирования документов с последующей утратой или подменой листов.

В подобной ситуации доказать, что документы были в порядке, практически не реально. В зависимости от важности документов последствия могут стать настоящей катастрофой.

Для прошивания документов используются степлер, специальное оборудование или нитки. Но самым надежным продолжает оставаться скрепление нитками, поскольку подменить отдельные листы в этом случае не удастся.

Но прошивая документы, нужно делать это правильно. Ненадлежащее скрепленная документация не будет принята госорганами.

Отдельные фирмы специализируются на том, что предлагают услугу прошивки документов по всем правилам.

Но, по сути, дело это несложное. Если знать, как правильно сшивать листы, можно выполнить такую работу самостоятельно.

С какой целью это делается

Сам смысл процедуры прошивки заключен в надежном закреплении бумаг. Документы защищены от случайной утраты, и нельзя неприметно извлечь из стопки пронумерованных бумаг отдельный лист.

Преимущество прошивки и в удобстве сохранения. Прошитые дела довольно компактны, они занимают немного места, и их легче систематизировать.

Некоторые документы имеют весьма длительный срок архивного хранения. Сшитые бумаги сохраняются в надлежащем виде, при необходимости можно легко найти нужную документацию.

Сохранение документации важно не только для госучреждений, но и для частных предпринимателей. Хотя в этом случае вопросы оформления для бизнеса могут решаться внутри организации.

Что же касается сдачи документов в госорганы, то нередко именно неправильное сшивание бумаг становится причиной отказа в их приеме.

Правовое регулирование

Какими-то специальными нормативами прошивка документов не регламентирована. Но это не означает, что сшивать документы можно как попало.

Процесс осуществляется в соответствии с существующими требованиями, касающимися обработки важной документации.

Необходимые указания содержатся в следующих положениях:

Как правильно сшивать документы ниткой

Перед тем как начать сшивать документы, их нужно подготовить. Для этого все бумаги сортируются по дате. Далее с соблюдением последовательности документы складываются и каждый отдельный лист нумеруется.

Для нумерации используются арабские цифры. Проставляется номер в правой части листа. При этом начинается нумерация с цифры 1, но опись сшитых документов не учитывается.

С целью сохранности документов от внешнего воздействия используется специальная картонная обложка «Дело», какая бывает разнообразных размеров и различного качества.

При сшивке стандартных документов применяется типовой скоросшиватель формата А4. Подлежат нумерации в документации и конверты.

В таком случае сначала номер проставляется на конверт, а уже потом нумеруются хранившиеся в нем фотографии и бумаги.

Если в процессе нумерации была сделана ошибка, то неправильное значение перечеркивается одной чертой и далее нумерация дальше продолжается.

Лист с наличием зачеркнутой ошибки заверяется посредством надписи «Исправленному верить», подписи ответственного лица и печати.

Какие именно нужно

Прошивке подлежат самые разные виды документов – бухгалтерские, налоговые, уставные, отчетные и т.д.

Общий порядок прошивки стандартен, несмотря на то, что применяться могут разные методы сшивания. Но для отдельных видов документации существуют некоторые особенности.

Бухгалтерские документы прошиваются как и обычные документы. Но есть один нюанс – при прошивке делается пять отверстий, поскольку дела выходят довольно объемными.

Причем сшить документы вправе только уполномоченный сотрудник, в основном бухгалтер, ведущий дела.

Нумерация на бухгалтерской документации проставляется карандашом. Обязательно составляется опись всех присутствующих в деле документов.

При подготовке документов к сдаче в архив требуется:

  1. Систематизация всех документов.
  2. Нумерация.
  3. Подшивание всех бумаг в общую папку в зависимости от ее предназначения.
  4. Создание описи.
  5. Оформление обложки сшитой папки.

Такой порядок предусматривается при архивировании документации со сроком хранения 25 лет и более.

Бумаги со сроком сохранения до 10 лет можно не нумеровать в деле и хранить в папке-скоросшивателе, но скрепление нитью все же надежнее.

Для архивных документов важно оформить правильно обложку. На картонной обложке указывается:

  • название учреждения;
  • подразделение;
  • период хранения;
  • наименование и тема дела.

При подготовке документов для налоговой также существуют тонкости. Так бумаги для регистрации ИП или юрлица, для внесения изменений в налоговые данные документы прошиваются в присутствии нотариуса.

Это гарантирует, что после заверения подписи ответственного лица никаких исправлений в составе документов не произошло.

С июля 2013 года отчетность в налоговую можно подавать не прошивая. Предприниматели могут выбирать сами – сшивать бумаги или сдавать в скрепленном виде.

Порядок действий

При прошивке документов надлежит следовать стандартному порядку действий:

Комплектациярассортировать документы в пачки не более 250 листов с толщиной не более 4 смв начало каждой пачки положить лист для внутренней описидобавить к каждому блоку по чистому листу для сопроводительной надписи
Нумерацияспециальным нумератором или черным карандашом проставить номера страниц в правом верхнем углу лицевой стороныподшитый за середину лист нумеровать за два листаиллюстрации пронумеровать на оборотной стороне листа
Подготовкасоставить описьготовую опись вклеить на обложку или подшить с остальными документамиподготовить материалы для скрепления (капроновые или суровые нитки, канцелярский клей, шило, картон)
Обложкадля документов длительного хранения выбирается твердый картон (формат зависит от формы подшиваемых бумаг)указать на обложке сведения об организации, виде документов, сроках хранения, количестве листов и дате подшивки
Пробивка отверстийотверстия делаются шилом или обычным дыроколомместо для отверстий – на полях слева с отступом от края в 1,5-2 см, с расстоянием меж соседними проколами около 3 см, и строго по вертикали
Прошивкадокументы длительного хранения прошиваются насквозь вместе с обложкойобычные бумаги подшиваются с листа, следующего за переплетомпрошиваются листы дважды

В две дырки

Самым простым вариантом является сшивание документов через два прокола. Порядок действий таков:

  1. Удалить из документов скобки и скрепки.
  2. Уложить ровно листы и проверить нумерацию.
  3. Используя шило или дырокол и отступив от края сделать два отверстия.
  4. Пропустить нить через оба прокола и связать концы ее с тыльной стороны.
  5. Связать кончики нитей.
  6. На часть узла наклеить прямоугольник из плотной белой бумаги либо из папирусной бумаги (при хранении более 10 лет).

сшивание документов в два прокола

В три дырки

Прошивка в три дырки начинается со стандартной подготовки документов. Далее схема действий такова:

  • сделать на пачке документов отверстия с расстоянием друг от друга около 3 см, причем средний прокол должен находиться по центру.
  • подготовить иглу с нитью длиной около 80 см.
  • продеть нитку в центральное отверстие с тыльной стороны документа.
  • ввести иглу в крайнее верхнее отверстие.
  • далее нить провести сквозь крайнее нижнее отверстие через оборотную сторону документов.
  • вернуть иглу с нитью в центральный прокол через лицевую сторону.
  • нити окажутся с тыльной стороны, но если прошивается объемная пачка, то процесс можно повторить.
  • связать концы нити, оставшийся кончик должен быть в длину около 7-8 см.
  • на узел наклеить бумажный прямоугольник с указанием основных данных.
  • на приклеенном прямоугольнике проставить печать и подпись.

В четыре дырки

Сшивка в четыре отверстия наиболее надежна. Обычно так скрепляются документы, которые хранятся в объемных томах.

Алгоритм действий следующий:

  1. Сделать четыре отверстия, соблюдая стандартные требования.
  2. Начать прошивку со второго верхнего прокола.
  3. Нить вводится в самый верхний прокол.
  4. Затем пропускается нить через второе отверстие, а затем сквозь третье.
  5. Нитка через четвертое отверстие направляется на тыльную сторону подшиваемой пачки.
  6. Напоследок игла вводится в третий прокол с лицевой стороны.

Как выглядит на практике сшивание документов в четыре отверстия можно просмотреть на ниже приведенных фото.

Завершение прошивки

Завершает процесс прошивки опечатывание узла и заверение. Для этого используется прямоугольник из папирусной бумаги (простой белой бумаги для документов с малым сроком сохранения).

: как правильно сшивать документы используя нитку с иголкой

Клеится листок так, чтобы хорошо просматривалась часть узла, и концы нитей свободно свисали. После того как клей хорошо просохнет на наклеенном листочке делается заверительная надпись (можно наклеить лист с готовой надписью).

Надпись выглядит так:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (________) лист ___»

Пример заверительной надписи

Подпись ставится, как правило, лицом, подписавшим оригинал документов. Но может заверяться документ уполномоченным лицом.

В этом случае на листке проставляются реквизиты доверенности, дающей право подписи, Ф.И.О. подписанта и его должность.

Обязательно приводится расшифровка подписи. Причем расшифровка и оттиск печати частично выходят за пределы заверительного листка.

Когда применяется мастичная печать, то ее оттиск фиксируется посредством нанесения канцелярского клея.

В прошивке документов нет особой сложности. Главное этот правильно расположить проколы и должным образом оформить опечатывание и заверение документа. Своевременная прошивка позволит сохранить документы надлежащим образом.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-pravilno-proshit-dokumenty-nitkami/

Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Как сшивать в 2 дырки

1001urist.ru > Документы > Как правильно прошить и пронумеровать документы по ГОСТу — фото пошагово и образец

Тем, кто не имеет дело с деловыми бумагами, вопрос, как прошить документы, может показаться, по меньшей мере, странным.

Однако, для сотрудников офисов и предпринимателей, которым часто приходиться сталкиваться с этим в своей работе, необходимо знать, как правильно скрепить документы.

Ведь работники в контролирующих органах довольно придирчивы в вопросах оформления деловых бумаг.

  • Какие документы подлежат прошивке
  •  Какие документы регулируют прошивание
  •  Учимся правильно прошивать документы
  • В 2 дырки
  •  В 3 дырки
  •  В 4 дырки
  •  В 5 дырок
  •  Заверение прошитых документов
  •  Советы по прошивке документов

Какие документы подлежат прошивке

Справедливости ради надо заметить, что далеко не все документы, составляемые в учреждениях и компаниях, подлежат сшиванию.

У каждого структурного подразделения есть ряд документов, оформление которых требует их соединения подобным способом. Чтобы систематизировать и закрыть год календарный в делопроизводстве организации, сшивается вся входящая и исходящая документация, копии документов и другие.

Сотрудники кадровой службы, производят прошивку:

  • книги приказов по личному составу;
  • книги приказов по иным вопросам организации;
  • штатного расписания со всеми изменениями (иногда его оформляют для хранения папкой-скоросшивателем).

Достаточно много сшивают документов в бухгалтерии. Регулярно в папку приходиться подшивать все бухгалтерские и кассовые документы, поскольку многие из них сдаются в архив. Для ежедневных кассовых отчетов применяется временная фиксация на уголок.

Например, отчетность, сдаваемая в ПФР, обязательно должна быть прошита. Подобным образом готовятся различные виды документов для госорганов, ИФНС и внебюджетных фондов.

Примите к сведению: в 2013 году из Методических рекомендаций исключен пункт о необходимости сшивания отчетности для налоговой. Теперь налогоплательщики могут выбирать сдавать отчеты в скрепленном или прошитом виде.

На сегодня правила по прошиванию разного рода документации не разработаны. Однако, есть несколько требований определенных инстанций, которыми регламентируется порядок прошивки определенных документов.

Так, в ГОСТе Р 7.0.8-2013 и Методических рекомендациях, утвержденных Росархивом, можно найти, как выполнять прошивку бумаг формата А4.

Некоторые из требований к оформлению отдельных типовых форм, утвержденные Министерством РФ по налогам и сборам в 2003 году, регламентируют оформление документации, необходимой при гос. регистрации ООО.

 Учимся правильно прошивать документы

Итак, как сшить документы, с чего начать, чем сшивают и с какой стороны заверяют печатью — все это мы сейчас рассмотрим.

Сегодня во многих офисах имеется специальная машинка-брошюратор. С ее помощью можно сброшюровать любые виды документов. Подобным образом, например, оформляют договор с проектно-сметной документацией. Однако, чаще бумаги сшивают вручную.

Чтобы не отвлекаться во время сшивания, стоит запастись:

  • нитками;
  • иголкой (штопальной);
  • шилом;
  • ножницами;
  • канцелярским клеем;
  • бумажным стикером 4 х 6 см.

Далее с левой стороны титульного листа делаются отверстия на расстоянии 3 см друг от друга на поле без текста. Количество отверстий будет зависеть от того, какая предполагается схема сшивания.

В 2 дырки

Это самая простая прошивка. По данной схеме в ФМС прошивают домовую книгу. В данной схеме прошивки 2 прокола не всегда могут располагаться в середине листа. К примеру, прошнуровать кассовую книгу и журнал по охране труда принято внизу листа.

Первый раз продеваем нить, выводя ее на титульный лист. Затем несколько раз пропускаем нить через отверстия и завязываем ее концы узелком на последней странице.

Далее на узел наклеиваем небольшой квадратик бумаги, который должен частично закрыть и концы нитки. Сопроводительную надпись на листке заверяем печатью организации и подписью руководителя. Оттиск печати должен выходить на край наклейки.

 В 3 дырки

Данная прошивка в 3 отверстия несколько сложнее.

Пошагово она делается следующим образом:

  1. Вначале иголкой с ниткой делаем прокол в центре листа с тыльной стороны.
  2. При втором проколе иголку с ниткой выводим на тыльную сторону, причем отверстие делаем на 3 см выше первого.
  3. Последний прокол делаем ниже первого, выводя нитку на титульный лист.
  4. Далее пропускаем иголку с ниткой в среднее отверстие на тыльную сторону.
  5. Теперь аккуратно стягиваем прошитые листы, обрезаем нитку и завязываем ее концы на узелок.
  6. Концы нитки и узел закрываем наклейкой, предназначенной для заверения.

Подобным способом сшиваются налоговые декларации, устав ООО.

 В 4 дырки

Данную схему прошивки использую при оформлении особо значимых документов.

Для нее удобнее вначале проделать отверстия. Прокалывать их можно с помощью дрели или дырокола, в зависимости от того, по сколько листов будут документы.

Прошивка документации в 4 дырки пошагово делается так:

  1. Нитку начинаем вводить с тыльной стороны во второе отверстие.
  2. Затем вводим иголку в самую нижнюю дырку.
  3. Повторно проводим нитку через вторую дырку.
  4. Далее заходим в вышерасположенное отверстие с лицевой стороны.
  5. В верхний прокол заводим нитку сзади.
  6. Теперь в обратном порядке пока не введем нитку в отверстие, с которого начинали.
  7. Аккуратно натягиваем стежки и завязываем концы узелком.
  8. Как и в первых двух способах, узел закрывается наклейкой, на которой делается заверительная надпись.

 В 5 дырок

При прошивке по схеме с пятью отверстиями используют прошиватель. Она применяется при сшивании особо важных документов, таких как уголовное дело, поскольку может обеспечить защиту бумаг от подмены.

Кроме того, устройство позволяет сшивать достаточно большой объем документации, поэтому схему с 5 дырками часто используют, чтобы подшить текущие бухгалтерские документы.

Затем все листы хорошенько выравниваем, закрепляем в струбцине, после чего приступаем к сверлению 5 отверстий в левой стороне блока. Два из них сверлим по краям с отступом в 2 см, третье в центре. 4 и 5 располагаем в промежутках между центром и крайними проколами.

Схема подшивки на 5 отверстий выглядит таким образом:

  1. Иголку с тыльной стороны проводим через среднее отверстие, оставляя хвостик нитки около 10 см. С лица вводим ее во 2 отверстие сверху.
  2. Теперь иглу через верхнее отверстие спускаем вниз и вновь проводим через 2 сверху отверстие.
  3. Далее придерживаем конец нитки в центре и просовываем через него иголку, которая оказывается на исходной точке.
  4. Теперь аналогичным образом поступаем с отверстиями, расположенными ниже центра.
  5. В результате в центральном отверстии на тыльной стороне оказываются два кончика, которые завязываем узлом и отрезаем лишние нитки. Только после этого можно достать бумаги из пресса.

Узелок, как и во всех предыдущих случаях, заклеиваем прямоугольным листочком. В нем указывается нумерация и соответствующие данные о подшивке.

 Заверение прошитых документов

По ГОСТу документацию необходимо не только сшить и пронумеровать, но и заверить. Это делается на бумажном стикере прямоугольной формы.

Его наклеивают в том месте, где при сшивании завязывался узел, причем из-под наклейки должны выглядывать концы нитки.

На нем в печатном виде или от руки делается следующая надпись:

«Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ (________) лист___».

Кроме печати надпись должен заверить своей подписью руководитель организации.

Обратите внимание:  подпись и оттиск печати должны захватывать стикер и страницу, на которой он наклеен. Заверение осуществляется после высыхания клея, чтобы не нарушить целостность наклейки. В обязательном порядке указывается дата заверения или подписания документа.

Чтобы лучше понять, как правильно выполнить прошивку документы ниткой, нужно просмотреть образец – соответствующую фото инструкцию. Она же поможет пошагово изучить весь процесс.

Если предстоит сшить большой объем документации, а Вы даже не представляете, как пользоваться станком-прошивателем, то лучше так же посмотреть видео.

Перед прошивкой обязательно уберите с бумаг все посторонние предметы: скрепки, скобы (их удобнее вынимать степлером). Складывайте документы по датам составления и таким образом, чтобы их впоследствии было удобно просмотреть.

Для того чтобы уберечь титульный лист от разрыва, практично в месте прошивания подложить полоски картона, и уже сквозь них пропускать нить. Для обложки лучше использовать картонные папки с надписью «Дело». Они могут иметь разную толщину и размеры.

Отсутствие единого стандарта, дающего разъяснения по вопросу сшивания документов, довольно часто приводит к возникновению споров относительно их оформления.

При подаче бумаг в госструктуры нужно иметь в виду, что в некоторых из них требования, предъявляемые к их оформлению, могут отличаться от стандартов, принятых в делопроизводстве.

Поэтому желательно такие вопросы уточнить заранее, чтобы документацию не вернули на доработку.

Смотрите видео, в котором юрист подробно рассказывает какие документы подлежат прошивке и на конкретном примере показывается процедура прошивки документа из нескольких листов:

Источник: https://1001urist.ru/dokumenty/kak-proshit.html

Как сшивать документы нитками 2 дырки

Как сшивать в 2 дырки

  1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
  2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.).

    Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.

  3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны; вшитые фото, карт-схемы, чертежи — наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.

  4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов.

    Пример: «Лист 5, карта-склейка на восьми листах».

  5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: «На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне».

  6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

  1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, «Методические рекомендации», в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила.

    Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).

  2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими «Требованиями …» №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими «Методическими разъяснениями …» (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
  3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Если речь идет о заверении документа, то, как правило, заверяет документ то ответственное лицо, которое является подписантом оригинала. Если же лицо, заверяющее документ действует на основании доверенности, то номер и дата доверенности должны быть прописаны рядом с расшифровкой должности и ФИО подписанта.

Если вместо шила использовать дырокол, то прокола для сшива получается два. В этом случае начиная сшив документа необходимо оставить сантиметров 7 нити, не протягивая иголку с ниткой до конца, так, чтобы с того прокола, с которого мы начинаем сшивать, свисал кончик нитки.

Как правильно сшивать документы

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

  • авансовые отчеты,
  • оборотные ведомости по материальным средствам,
  • накладные,
  • счета-фактуры,
  • акты выполненных работ,
  • путевые листы,
  • кассовую книгу,
  • ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Рекомендуем прочесть:  Штраф за ксенон 2019 сайт гибдд

Как правильно прошивать документы ниткой: образец с пошаговыми фото

Документация нестандартного размера тоже нуждается в защите. Обложка должна полностью закрывать выступающие из общего объема листы. Для большей прочности разрешается пришить картонные вставки.

Если предприниматель планирует использовать клей для выполнения процесса, он должен учесть существующие предписания. Клейстеры использовать запрещается.

Дозволяется применять обычную канцелярскую или силикатную массу.

Правила нумерации страниц в документах одинаковы для всех видов документов. Когда номера будут находиться на своем месте, необходимо составить заверительную надпись. В ней должна присутствовать информация о количестве листов в деле, в каком они состоянии и когда была начата нумерация.

Как сшивать документы нитками 5 дырок

  • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
  • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

Он должен хорошо скрывать узел, но не закрывать его полностью.

В том случае, если срок хранения документа будет превышать 10 лет, для прямоугольника лучше взять папирусную бумагу. На листочке указывается количество страниц в документе и отмечаются данные специалиста, который его заверял (ФИО и подпись).

Как правильно прошивать документы нитками

На самом деле никаких строгих правил и требований к сшивке документов не существует. Тем не менее существует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело» и приказ от Росархива 23.12.2009 №76, который дает рекомендации по прошивке многостраничных документов.

Далее нужно протащить иглу через нижнее отверстие, вывести ее на лицевую сторону, а затем протянуть ее в центральное к имеющемуся “хвосту”.

Теперь можно отрезать нить, оставив не менее 7 см (если необходимо пропечатать дело, то оставляйте запас сантиметров 15). Свяжите начало и конец нитей, а на узел приклейте небольшой кусочек чистой бумаги.

Если это бумаги строгой отчетности, то “хвосты” приклеиваются к последнему листу бумажным квадратом и на него ставится печать.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.

После этого прошитую документацию необходимо скрепить, наклеив на кончики нити бумагу размером 3х5 см. так, чтобы кончики выглядывали из-под нее. На бумаге ставится надпись «Прошито и пронумеровано», а также указывается количество страниц. После, в зависимости от того, куда бумаги будут предоставлены, на бумаге ставятся такие реквизиты как подпись должностного лица, печать, дата.

https://www.youtube.com/watch?v=21UxzsBkbFM

Рекомендуем прочесть:  Пенсия в россии для женщин

Инспекторы потребовали от компании документы.

Налогоплательщик подшил их копии вместе, и на последнем листе проставил одну надпись с указанием количества листов, печатью компании и подписью представителя.

Инспекторы подшивку не взяли – мол, заверить следовало каждую копию по отдельности. Налогоплательщик обратился в суд с заявлением обязать инспекцию принять документы, заверенные способом компании.

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально.

Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий.

Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Как прошить документы нитками в три дырки и пронумеровать правильно: инструкция, образец, фото

Перед тем как прошить документы, следует удостовериться в правильности оформления подшивки. Особенно тщательно просмотрите номера страниц. Если оказалось, что некоторые из них пропущены, то можно ввести дополнительную буквенную нумерацию. Все листочки останутся под своими номерами, а на пропущенных следует написать цифру с предыдущего листа и букву.

Кроме того, в условиях экономии руководство не всегда готово оплачивать лишние расходы, а потому такой вид работы ложится на плечи секретарей, бухгалтеров. Значит, лучше один раз разобраться самому, как прошить документы, чтобы в дальнейшем не было проблем. Эти знания могут пригодиться.

Как правильно сшить документы

Имея дело с большим объемом документации, ее необходимо как-то систематизировать. Помочь в этом может прошивка, которую используют в делопроизводстве при передаче важных бумаг в архив или на дальнейшую проверку.

Скрепив таким образом документы, вы можете не беспокоиться о возможности подмены, поскольку сделать это, не оставив следов, будет практически невозможно.

Как правильно сшивать дела и что нужно, чтобы прошить документы, расскажет данная статья (готовые образцы также представлены ниже).

Естественно, при подготовке к процедуре вас может волновать не только, как правильно прошнуровать бумаги, но и как пронумеровать документы, не допустив ошибки. В этом нет ничего сложного: номера страниц проставляются арабскими цифрами (иногда римскими) и начинаются с цифры 1 (по возрастанию), причем опись не нумеруется.

05 Авг 2018      toplawyer         431      

Источник: http://lawyertop.ru/trudovoe-pravo/kak-sshivat-dokumenty-nitkami-2-dyrki

Область права
Добавить комментарий