Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Если секретарь еще и кадровик

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

В статье мы расскажем, как секретарю заложить основу будущего отдела кадров и архива документов по личному составу, как оформить свои обязанности по ведению кадрового делопроизводства и соблюсти необходимый минимум норм трудового законодательства.

СЕКРЕТАРЬ-КАДРОВИК: ВОЗЛОЖЕНИЕ ОБЯЗАННОСТЕЙ

Согласно части первой ст. 60.2 Трудового кодекса РФ возложить на работника дополнительные обязанности, не предусмотренные трудовым договором, можно только за дополнительную оплату.

Нельзя просто так «осчастливить» секретаря новыми обязанностями. Их возложение оформляется приказом. Причем мы рекомендуем подготовить два приказа. В первом (организационном) необходимо назначить работника ответственным за ведение кадрового делопроизводства (Пример 1).

Во втором (по личному составу) – возложить обязанности, прописать размер оплаты и привести согласие работника (Пример 2).

Эти приказы содержат персональные данные, но «весовые категории» личной информации в них несоразмерны: то, что работник занимается кадровым делопроизводством, тайной не является (это вряд ли удастся скрыть от окружающих), а вот размер его вознаграждения – закрытая персональная информация, которую посторонним знать не обязательно. Оба приказа издаются одним днем.

Обязательные документы по кадрам

Существуют документы, которые обязаны быть в каждой организации – любая проверка запросит их в первую очередь.

Если секретарь теперь отвечает за кадровое делопроизводство, то обеспечить этот обязательный набор предстоит в кратчайшие сроки. Приведем перечень этих документов в виде таблицы с пояснениями.

Нумеровать документы не будем – степень их обязательности одинакова и является высшей.

Этот список не является исчерпывающим.

Так, если основной деятельностью организации является производство, то, скорее всего, понадобится разработать график сменности, утвердить нормы выработки, перечень должностей и профессий с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск, и это далеко не все. Только разрабатывать эти документы должен уже не секретарь с возложенными на него обязанностями кадровика, а целая команда, которая включает в себя экономиста по труду и специалиста по охране труда.

Может ли секретарь разработать все перечисленные ЛНА самостоятельно? Вероятно, да. Но лучше не в одиночку, а в тандеме с главным бухгалтером или руководителем организации. В первую очередь это касается тех ЛНА, которые устанавливают порядок оплаты труда работников.

Документы по защите персональных данных

Работодатель обязан обеспечивать сохранность личной информации работников в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ. Утвердить положение о персональных данных недостаточно.

Дополнительно необходимы:

• письменные разрешения работников на обработку их персональных данных;

• письменные обязательства работников, обрабатывающих персональные данные коллег, об их неразглашении;

• особый режим хранения документов, содержащих персональные данные.

Если строго следовать букве закона, то сначала работник должен дать разрешение на обработку собственных персональных данных, а уже потом заявление о приеме на работу.

Дело это добровольное, однако на практике без разрешения оформить прием на работу нельзя. Поэтому такое разрешение дают все сотрудники организации без исключения.

Установленной формы для него нет, но можно использовать такую, как в Примере 3.

Личную информацию коллег, как правило, обрабатывает секретарь, ответственный за кадровое делопроизводство, и главный бухгалтер. Они-то и должны дать обязательство не разглашать информацию о работниках (Пример 4).

Приказы по личному составу

Основной документ, в котором отражаются управленческие решения руководителя по личному составу, – приказ. Приказами оформляются приемы и увольнения, уходы в отпуск и повышения, возложения обязанностей и направления в командировки и т.д. Поэтому приказам по личному составу отводится центральное место в отделе кадров и в архиве.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Самые распространенные виды приказов по личному составу имеют уже готовые формы, которые кадровику остается только заполнить:

• приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1*);

• о переводе работника на другую работу (форма № Т-5*);

• о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6*);

• о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8*);

• о направлении работника в командировку (форма № Т-9*);

• о поощрении работника (форма № Т-11*).

Большинство кадровиков России используют унифицированные формы: к ним привыкли сами кадровики, работники и (что немаловажно) проверяющие из государственной инспекции труда (ГИТ). Решение использовать унифицированные формы документов должно быть зафиксировано в приказе (Пример 5).

Разработку собственных форм документов можно сравнить с изобретением велосипеда. Но если есть желание, то в разработанных формах должно быть не меньше информации, чем в утвержденных Госкомстатом.

Унифицированных форм приказов с лихвой хватит секретарю-кадровику для оформления стандартных кадровых действий. Но бывают и другие приказы по личному составу: они составляются по форме приказов по основной деятельности и никакой унифицированной формы не имеют.

Например, приказ о возложении обязанностей по ведению кадрового делопроизводства (см. Пример 2). А еще может быть приказ об изменении фамилии, установлении надбавки, отзыве или переносе отпуска.

Эти документы, составленные по форме приказа по основной деятельности, остаются приказами по личному составу: содержат персональные данные и хранятся в течение сроков, установленных для приказов по личному составу.

Хранение приказов по личному составу

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2017/sekretar_kadrovik/

Как приучить сотрудников вовремя приносить первичку в бухгалтерию — Audit-it.ru

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Журнал “Семинар для бухгалтера”

Иногда бухгалтер тратит больше времени и сил не на подготовку и сдачу отчета, а на сбор недостающей первички от контрагентов. А все оттого, что сотрудники компании забывают занести нужные бумаги вовремя. Советами о том, как решить проблему с задержкой документов и убедить сотрудников сдавать первичку в срок, делится Елена Волкова, бухгалтер ООО «Эвион».

Сформируйте четкий регламент документооборота

Первое, с чего лучше начать, так это с вопроса: а установлены ли вообще в компании сроки для сдачи документов? Ведь если нет правил, то и нельзя требовать их исполнения.

Контролировать своевременность сдачи первички поможет регламент документооборота. В нем пропишите механизм движения документов внутри компании и сроки, в которые каждая бумага должна быть доставлена в бухгалтерию. Также важно назначить ответственных за это сотрудников и расписать, как они будут передавать документы.

Скорее всего разработке регламента придется уделить немало времени, так как важно учесть все особенности бизнес-процессов в вашей компании. И чем крупнее организация, тем больше процедур нужно описать.

Но усилия в итоге окупятся, и опоздавших бумаг будет меньше. Постарайтесь сделать документ максимально простым для понимания. Хорошо, если распределение функций и ответственности будет понятно каждому сотруднику.

Ведь только тогда работники смогут следовать инструкциям.

А чтобы сотрудники не забывали, что регламент следует соблюдать, закрепите эту обязанность в их должностных инструкциях. К тому же в этом случае нарушителя сроков можно будет привлечь к ответственности.

Готовый регламент директор утвердит своим приказом. А перед этим его лучше согласовать с руководителями тех подразделений, которые участвуют в обмене документами. Советы коллег помогут учесть в инструкциях дополнительные важные детали.

Бумаги теряются, а сотрудник уверяет, что документы он в бухгалтерию отдавал? Если передачу первички контролировать, то такие споры останутся в прошлом. Поэтому лучше фиксировать, что бухгалтерия получила бумаги от сотрудников других отделов. Делать это можно в соответствующем журнале. Другой вариант – снимать копию с документа и на ней делать пометку о получении.

Постарайтесь наладить отношения с другими отделами

Перед разработкой регламента поговорите с начальниками тех отделов, сотрудники которых задерживают первичку. Постарайтесь понять, из-за чего происходят сбои в документообороте.

Одно дело, если причина задержки в том, что сотрудники просто легкомысленно относятся к документам. Тогда попробуйте преодолеть разницу в профессиональных интересах. Объясните коллегам, что своевременное представление бумаг не прихоть бухгалтерии. А у задержки документов есть свои последствия: штрафы, пени и дополнительные вопросы налоговиков.

Но иногда наладить работу с документами не получается из-за того, что сотрудники просто не успевают вовремя отдавать первичку. К примеру, задержать документ может сам контрагент. Или работники слишком загружены.

В первом случае решать проблему нужно с поставщиком и с ним обсудить вопрос обмена документами. Как правило, ускорить поступление бумаг помогает неформальный разговор с бухгалтерией контрагента и призыв к профессиональной солидарности.

К тому же порядок обмена документами можно закрепить в договоре. Причина задержки бумаг в плотном рабочем графике коллеги? Согласуйте с ним приемлемое время представления документов. Лучше пойти на компромисс и немного удлинить срок сдачи, чтобы он стал комфортным для работника.

Когда заранее понятно, что сотрудник не успеет уложиться в установленный период, толку от таких правил будет мало.

Включите в Положение о премировании пункт о санкциях за опоздание с первичкой

Еще один способ, который поможет дисциплинировать сотрудников, вечно опаздывающих с первичкой, это наказание рублем. Решать вопрос о необходимости материальной ответственности за бумаги нужно с руководством.

Компания не вправе наказать сотрудника за задержку первички штрафом. Такое дисциплинарное взыскание с точки зрения Трудового кодекса будет незаконным. В отношении провинившегося работодатель может использовать только три вида взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор или увольнение. Кстати, об этом Роструд еще раз напомнил в письме от 18 декабря 2014 г. № 3251-6-1 .

Приучить сотрудников к дисциплине помогут специальные пункты в Положении о премировании. Компания может предусмотреть в документе снижение или даже невыплату премии за нарушение сроков сдачи документов.

Директор решил сделать нарушителю выговор или замечание? Тогда оформите служебную записку, а с сотрудника возьмите объяснительную. На основании этих бумаг руководитель составит приказ о применении дисциплинарного взыскания.

Если сотрудник из-за проблем с первичкой не получил премию, можно оформить служебную записку на имя директора. Требовать объяснительную и составлять приказ не нужно. Ведь выплата премии – право, а не обязанность работодателя. И этот вид наказания к дисциплинарным взысканиям из статьи 192 ТК РФ не относится.

Валерия Большакова, бухгалтер «Капкан»:

– Иногда первичка поздно попадает в бухгалтерию из-за того, что контрагент выписывает документ с ошибками. Тогда бумагу приходится возвращать бухгалтеру поставщика, чтобы ее исправили. Бывает, что ошибку не получается исправить с первого раза и первичка мигрирует из одной бухгалтерии в другую не один раз. Тогда вероятность потерять бумаги или получить их позже нужного срока возрастет.

Тут помогут памятки для сотрудников с образцами правильно заполненных документов. Ведь когда коллеги будут знать, как должны быть оформлены акт, накладная и счет-фактура, они смогут проверить их сразу при получении.

И если в документе недочет, оперативно исправить его в бухгалтерии поставщика. Чтобы памятки работали эффективно, не нагружайте их сложными терминами и формулировками, понятными лишь специалистам в бухучете.

Лучше снабдите сотрудников наглядными образцами документов с краткими пояснениями.

Заручитесь поддержкой директора

Валерия Молчанова, бухгалтер ООО «ТехноГоризонт»:

– Решить проблему с первичкой проще, когда директор компании берет ситуацию под свой личный контроль. Если в вашей компании вопрос с документами стоит особенно остро, то экстренной мерой помощи станут регулярные отчетные совещания. На встречах с руководством ответственные сотрудники будут докладывать о положении дел с первичкой.

Такие мероприятия помогут дисциплинировать работников и приучат их бережнее относиться к бумагам. Генеральный директор в зависших документах ничего страшного не видит? Тогда попытайтесь объяснить ему, к каким последствиям это приводит.

Например, из-за потери закрывающих документов от поставщика компания может переплатить налог на прибыль и НДС. К тому же из-за опоздавших документов часто приходится подавать уточненки. Как правило, в них компания сумму налога к уплате уменьшает. А на такие отчеты инспекторы обращают пристальное внимание и запрашивают по ним пояснения.

Источник: https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/828098.html

Кадровая служба и бухгалтерия: конфликт интересов или партнерское взаимодействие?

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Кадровое делопроизводство и  бухгалтерский учет представляют собой незаменимый тандем при регулировании трудовых отношений работников любой организации вне зависимости от формы собственности.

В процессе трудовой деятельности кадровая служба взаимодействует практически со всеми структурными подразделениями организации. Особенно тесное взаимодействие и обмен документацией происходят с бухгалтерией, поэтому так важно, чтобы эти 2 отдела смогли наладить партнерские отношения для координации совместных действий.

Законодательство о труде предполагает, что любые юридически значимые действия (как кадровые, так и финансовые) между работником и нанимателем в рамках трудовых правоотношений подлежат документальному оформлению.

Основанием для назначения той или иной выплаты являются приказ (распоряжение) нанимателя, трудовой или коллективный договор, а также иные локальные нормативные правовые акты (далее – ЛНПА) нанимателя.

Таким образом, правило документального подтверждения является постулатом для обеих служб.

Однако, как показывает практика, между этими двумя службами часто отсутствует понимание в вопросах документооборота и, как следствие, возникают проблемы как у работников, так и у нанимателя.

Еще один немаловажный нюанс – значение некоторых документов этими службами трактуется по-разному, также неоднозначны подходы к оформлению некоторых документов.  

Как правило, взаимодействие кадровой службы и бухгалтерии ведется по следующим направлениям:

– оплата труда;

– оплата листков по временной нетрудоспособности работников;

– оплата трудовых и социальных отпусков;

– выплаты стимулирующего характера, материальной помощи и т.д;

– по вопросам составления справок о заработной плате для оформления пенсий, пособий;

– по вопросам направления в служебные командировки;

– по вопросам перевода работника на другую работу;

– по вопросам временного перевода к другому нанимателю;

– удержания из заработной платы;

– выплата окончательного расчета и компенсационных выплат при увольнении и др.

Для осуществления бухгалтерских операций, отчетности бухгалтерия запрашивает у кадровой службы:

– установленную отчетность в соответствии с утвержденными графиками, инструкциями и положениями;

– сведения о приеме, перемещении, увольнении работников организации (подразделений);

– сведения о текучести кадров;

– сведения о численности (списочной, явочной) работников;

– приказы о приеме, перемещении, увольнении материально ответственных лиц;

– табели учета рабочего времени, листки временной нетрудоспособности к оплате.

Для того чтобы бухгалтерия могла правильно и своевременно проводить вышеперечисленные операции, в организации должно быть четко налажено движение кадровых документов от кадровой службы к бухгалтерии.

Не оформленные в соответствии с требованиями трудового законодательства кадровые документы (приказы, заявления, справки) либо оформленные с нарушением установленных законодательством сроков, отсутствие необходимых для работы ЛНПА (штатное расписание, график отпусков, графики работ (сменности) и др.

), несвоевременное представление документов кадровой службой в бухгалтерию влекут за собой нарушения норм трудового законодательства, приводят к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете.

Такие действия либо бездействие нанимателя (должностных лиц) в процессе трудовых отношений могут быть квалифицированы как вред, причиненный работнику (работникам), за который предусмотрена соответствующая ответственность для нанимателя и его должностных лиц.

ЭТО ВАЖНО!За указанные нарушения законодательством предусмотрена дисциплинарная (п. 6 ст. 12, ст. 198 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)) и административная ответственность (ст. 9.19, 12.1 Кодекса РБ об административных правонарушениях (далее – КоАП)).

Допущенные нарушения и ошибки могут быть обнаружены как нанимателем, так и специально уполномоченным государственным органом надзора и контроля в ходе проверки деятельности организации и ведения документооборота.

Основа взаимодействия двух служб

Для того чтобы исключить непонимание между службами и, как следствие, нарушения, нанимателю необходимо:

– закрепить в ЛНПА, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкции по делопроизводству и других документах обязанности по составлению кадровой и бухгалтерской документации;

– определить регламент взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы.

Правила взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы

В первую очередь нанимателю необходимо распределить обязанности между структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия. Как это сделать? Рассмотрим некоторые правила построения взаимодействия.

Правило 1.Условия и порядок взаимодействия должны быть прописаны в локальном нормативном правовом акте организации.

Это правило рекомендуем прописать в 2 локальных документах: в Положении о кадровой службе (Положение об отделе кадров) и Положении о бухгалтерской службе. Оба документа определяют статус конкретного структурного подразделения и его функции в организации.

Справочно: при разработке Положения о кадровой службе следует руководствоваться Типовым положением о кадровой службе предприятия (организации), утвержденным постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118.

Правило 2. Обязанность оформления и работы с конкретными документами укажите в должностной инструкции работника.

Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена должностной инструкцией работника, положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

Правило 3.Определите порядок оформления документов, их движение в организации.

Бухгалтерия.Порядок разработки, оформления и движения бухгалтерской документации регламентирован Законом РБ от 18.10.1994 № 3321-ХII«О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон о бухучете).

Так, ведение бухгалтерского учета в организации осуществляется согласно ее учетной политике, сформированной в соответствии с законодательством и утвержденной решением руководителя организации.

Как правило, организации, руководствуясь нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету и отчетности, самостоятельно формируют свою учетную политику исходя из их структуры, отраслевых и иных особенностей хозяйственной деятельности.

Справочно:бухгалтерская отчетность – система показателей, содержащая информацию о результатах хозяйственной деятельности и финансовом положении организации;

бухгалтерский учет– система непрерывного и сплошного документального отражения информации о хозяйственной деятельности организации методом двойной записи в денежном выражении на счетах бухгалтерского учета в соответствии с законодательством РБ.

Кадры.Работу с кадровой документацией кадровая служба должна осуществлять в соответствии со следующими документами:

Источник: https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/kadrovaya-sluzhba-i-bukhgalteriya-konfli_0000000

Внутренний документооборот

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Законодательно обязанность кадровой службы передавать в бухгалтерию приказы о предоставлении отпусков и приказов ничем не регламентирована.

Документооборот между кадровой службой и бухгалтерией должен быть четко прописан во внутренних документах организации.

Разработайте определенный регламент, в котором пропишите, какие документы должны передаваться из кадровой службы в бухгалтерию.  Составьте график документооборота. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Статья: Отпуска: алгоритм работы с документами

Шаг шестой: передаем записку-расчет – получаем подпись бухгалтера

Только после того как работник будет под роспись ознакомлен с приказом о предоставлении отпуска, наступает время заполнить записку-расчет о предоставлении отпуска по форме № Т-60. Порядок составления этой унифицированной формы в общих чертах прописан в постановлении Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. Остается невыясненным вопрос – кто ее заполняет?

На практике зачастую записку-расчет оформляет только бухгалтер, так как данный документ считается формой бухгалтерской отчетности. Но это ошибочно. Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику является документом, который готовится совместно кадровиком и бухгалтером.

Первую (или лицевую) страницу заполняет и подписывает работник кадровой службы. Задача кадровика – предоставить бухгалтерии достоверную информацию, на основании которой будут рассчитаны отпускные.

Записка-расчет прилагается к копии приказа о предоставлении отпуска и передается в бухгалтерию под роспись.

Вторую страницу записки, содержащую расчет оплаты отпуска, начисления и удержания, заполняет и подписывает бухгалтер. *

Не затягивайте с подготовкой записки-расчета: у бухгалтера должно быть время, чтобы начислить и выплатить работнику отпускные не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Не менее важной составляющей процесса является расписка бухгалтера в получении документов. И потому кадровому работнику лучше иметь в своем арсенале журнал передачи документов в бухгалтерию.

В нем можно отмечать, какие документы, когда и кому передаются.

Это позволит избежать недоразумений в тех случаях, когда, например, возникнет спорная ситуация по поводу несвоевременно произведенных отпускных выплат и необходимости установления факта передачи того или иного документа в бухгалтерию для оплаты.

Журнал «Кадровое дело», № 8, август 2010

2. Статья: Кадровая служба и другие отделы: правила взаимодействия

С кем взаимодействуют кадровики

Роль кадровой службы в структуре компании нельзя переоценить. Кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов.

Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Особые отношения у кадровой службы складываются с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же, как правило, возникают основные трудности в отношениях.

В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами.

От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.*

Так, к процессам со сложным документооборотом относятся оформление командировок и администрирование авансовых отчетов. Первым занимается, как правило, канцелярия или отдел кадров, вторым – бухгалтерия. Здесь важно четко зафиксировать последовательность действий:

  • в какие сроки после оформления служебного задания сотрудники должны представить его в отдел кадров;
  • в какой срок отдел кадров оформляет приказ о командировке и командировочное удостоверение;
  • в какой срок отдел кадров передает в бухгалтерию приказ о направлении в командировку для расчета положенных сотруднику выплат.

Четкое определение и следование всем пунктам алгоритма позволит сотруднику, убывающему в командировку, вовремя получить причитающиеся ему денежные выплаты в связи с поездкой, а также без проблем отчитаться о командировке.

Предмет взаимодействия

Есть типичные ситуации, при которых кадровая служба взаимодействует с другими подразделениями. Они практически не зависят от масштаба организации и отрасли, в которой она работает (см. таблицу на стр. 52). Но есть и специфические предметы взаимодействия.

Например, на государственных предприятиях, где необходим доступ к государственной тайне, кадровики могут взаимодействовать со специальным отделом. От него кадровая служба получает перечень должностей, по которому необходимо заключить с работником типовой договор (контракт) об оформлении допуска к гостайне (приложение к трудовому договору).

В свою очередь кадровики представляют спецотделу документы на работников для оформления такого допуска.

Как разработать регламент

Обычно вопросами взаимодействия между подразделениями компании, особенно если она крупная, занимается отдел организации труда и заработной платы. Регламент создается в виде отдельного документа, содержащего сведения о связях внутри организации.*

В небольших компаниях эта работа, как правило, возлагается на специалиста по работе с персоналом.

Если вам поручили составить регламент взаимодействия вашей службы с другими отделами организации, прежде всего внимательно познакомьтесь с работой всех подразделений.

Вы должны знать, чем занимаются подразделения основного производства и как строится бизнес компании, с персоналом которой вы работаете.

Для начала можно провести совещание с представителями других служб и подразделений организации и найти точки взаимодействия: по каким вопросам в основном будет происходить общение.

Важно также понять, что хотят получить коллеги от кадровой службы.

Все совместные проекты, задачи и решения нужно зафиксировать письменно, назначить ответственных лиц за взаимодействие и утвердить у руководителя компании.

Что касается регламента, желательно разработать этот документ так, чтобы каждому исполнителю было понятно, какова его роль. Чем подробнее будет описан процесс взаимодействия, тем эффективнее он будет происходить. Однако излишнего бюрократизма лучше избегать.

Перед подписанием регламента не забудьте согласовать его со всеми заинтересованными лицами.

Документы должны быть завизированы всеми заинтересованными должностными лицами и, конечно, юристом организации.

Основные цели и вопросы взаимодействия службы кадров с другими подразделениями компании, как правило, также отражаются в Положении об отделе (службе) кадров в разделе «Служебное взаимодействие». Если в аналогичном документе, который действует в вашей организации, такого раздела нет, можно его ввести. *

График документооборота

Как мы уже выяснили, нужно строить взаимоотношения с другими службами и структурными подразделениями на основе внутренних регламентов. Одним из таких регламентов может выступать график документооборота.

По сути, это схема взаимодействия отдельных подразделений, которая описывает движение документов от момента их создания до момента передачи на хранение.

Упомянутый график в большей степени является бухгалтерским документом (именно бухгалтерия отвечает за создание, проверку, обработку и сдачу этого документа в архив), чем кадровым. Однако многие вопросы, связанные с движением кадровой документации, можно разрешить с его помощью.

Если этот документ не был утвержден при формировании учетной политики** организации, разработать график, утвердить его у руководителя и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись можно в любое время. Составленный график дает право требовать представления документов в установленные сроки.*

Журнал «Кадровое дело», № 6, июнь 2010

17.06.2014 г.

С уважением,

Кристина Корнеева, эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным,

ведущим экспертом БСС «Система Главбух».

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/11812-vnutrenniy-dokumentooborot

Кадровые приказы

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем органа управления (предприятия, организации), действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом.

ПРИКАЗЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Приказы по личному составу оформляют трудовые отношения работодателя и работника, которые регламентируются Трудовым кодексом Российской Федерации.

В соответствии с частью третьей Трудового кодекса РФ, устанавливающей логику регулирования трудовых правоотношений, а также с учетом значимости управленческого действия с точки зрения действующего законодательства и ценности документа, которая выражается в сроке его хранения, приказы по личному составу классифицируются достаточно просто.

Первая группа – приказы, оформляющие трудовые отношения и существенные факты реализации трудовой функции работника (касаются условий трудового договора) и имеющие срок хранения 75 лет:

  • о приеме на работу (заключение трудового договора);
  • о переводе на другую работу (постоянный перевод с согласия ­работника, т.е. изменение трудового договора);
  • об увольнении (прекращение трудового договора);
  • об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
  • о направлении в командировку (длительную зарубежную);
  • о поощрении (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, его заместители, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности, а не по личному составу.

Вторая группа – приказы, оперативно регулирующие выполнение трудовой функции работником и имеющие срок хранения 5 лет:

  • о предоставлении отпуска;
  • о направлении в командировку (краткосрочную);
  • о применении дисциплинарного взыскания (замечание, выговор и т.п.);
  • о направлении на обучение (семинар) в рамках профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации.

Подобная классификация приказов находит свое отражение в структуре статьи 6 “Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения”.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРИКАЗОВ

Регистрация – это перенос реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, книгу, картотеку, базу данных) и проставление на документе номера (или индекса) и даты.

Все виды приказов по личному составу должны регистрироваться. Регистрация в журнальной форме хорошо обеспечивает задачи охраны и учета документов. По последней записи видно общее количество зарегистрированных документов.

Все данные о регистрации компактно сгруппированы в одном или нескольких журналах, которые подлежат особому хранению. Из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом.

Все эти преимущества журнальной формы регистрации обеспечивают ее применение и в настоящее время, невзирая на наличие новых технологий, которые позволяют автоматизировать регистрацию документов.

Обязательность ведения учетных форм в журнальной форме установлена нормативными документами (Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).

Компания “Кадры в порядке” разработала для регистрации приказов удобные журналы учета и регистрации приказов.  В зависимости от объема кадрового документооборота могут применяться различные виды журналов.

Все журналы (книги) регистрации ведутся до полного заполнения.

На обложке каждой книги регистрации следует написать наименование организации (учреждения) и поставить дату заведения журнала, а после полного заполнения книги – дату окончания.

Если за время ведения журнала наименование организации (или ее организационно-правовая форма) меняется, то на обложку журнала следует внести уточнения.

Подробнее о правилах регистрации приказов можно прочитать в статье Л. Санкиной “Журналы регистрации кадровой документации”.

ПРИМЕРЫ ПРИКАЗОВ

ПРИЕМ

  • Форма Т-1. Унифицированная форма приказа о приеме
  • Форма Т-1а. Унифицированная форма приказа о приеме (несколько человек)
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу
  • Т-1. Приказ о приеме на постоянную работу, без испытания
  • Т-1. Приказ о приеме на сезонную работу
  • Т-1. Приказ о приеме по совместительству
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период нахождения другого сотрудника в отпуске по уходу за ребенком
  • Т-1. Приказ о приеме, временно, на период выполнения работ
  • Т-1. Приказ о приеме, срочный, по медицинским показаниям
  • Т-1. Приказ о приеме, возраст до 18 лет, сокращенный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполный рабочий день
  • Т-1. Приказ о приеме, неполная рабочая неделя
  • Т-1. Приказ о приеме, неполное рабочее время
  • Т-1. Приказ о приеме, с полной материальной ответственностью
  • Т-1. Приказ о приеме, руководитель и заместители, испытание 6 месяцев
  • Т-1а Приказ о приеме на постоянную работу (несколько сотрудников)
  • Приказ Об аннулировании трудового договора

ПЕРЕВОД

РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ И ВРЕМЯ ОТДЫХА

СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО, СОВМЕЩЕНИЕ, ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ ОБЪЕМ РАБОТЫ

ПООЩРЕНИЕ И ВЗЫСКАНИЯ

КОМАНДИРОВКИ, НАПРАВЛЕНИЕ НА ОБУЧЕНИЕ 

УВОЛЬНЕНИЕ (Прекращение трудового договора)

ПРОЧИЕ КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

  • Приказ Об изменении фамилии
  • Приказ Об изменении отчества

Кадры в порядке – работа в удовольствие!

При покупке на сумму от 10 тыс. рублей

в подарок супер-чашка!

Начинайте свой день с улыбки!

При заказе на сумму
от 7 000 рублей
(по Москве в пределах МКАД)

Источник: http://www.hr-ok.ru/kadrconsalt/100prikazov/

Такой непростой документооборот: взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы

Как составить приказ о сроках предоставления документов в отдел кадров

По состоянию на: 25.01.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2010 Орлова Елена Васильевна Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск, Обязательные и дополнительные условия Рубрика: Кадровое делопроизводство

Кадровая документация требует от исполнителей не меньшей внимательности и контроля, чем бухгалтерская и налоговая.

И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы…

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров.

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ ИЛИ ПАРТНЕРСКОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ?

Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена.

Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее – НК РФ) и ст.

9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете).

Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организации оформляются в соответствии с законодательством. Казалось бы, ничего сложного в этих правилах нет. Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.

Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков и др.), отсутствие необходимых приказов по личному составу и справок, несвоевременное предоставление документов кадровой службой.

Подобные нарушения могут повлечь за собой не только применение дисциплинарных взысканий к работникам, но и проблемы при проверках государственными органами (Федеральной налоговой службой, Государственной инспекцией труда, Федеральной миграционной службой).

И дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц организации может составить до 5 тыс. руб., а для самой организации – от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

, но и административным приостановлением деятельности организации на срок до 90 суток, а также дисквалификацией руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Причины многочисленных проблем с оформлением кадровых документов, как правило, связаны с отсутствием:• закрепления в локальных нормативных актах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкциях по делопроизводству и других документах обязанностей по составлению кадровой и бухгалтерской документации;• отлаженной системы партнерского взаимодействия между бухгалтерией и кадровой службой, регламента их взаимодействия, оформленного в виде локального нормативного акта;

• рационального графика документооборота организации, ее структурных подразделений, удобного как для бухгалтерии, так и для кадровой службы.

Устранение этих недостатков поможет достичь лояльности, сознательности и взаимопонимания между работниками бухгалтерии и кадровой службы, распределить обязанности между этими структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия, избежать ненужных затрат рабочего времени, предотвратить возможные финансовые потери организации и трудовые споры.

Что же нужно для того, чтобы не создавать почву для конфликтов и избежать «нестыковки во мнениях» бухгалтерии и кадровой службы? Вот некоторые несложные правила.

ПРАВИЛО 1. ФИКСИРУЙТЕ В ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ ОБЯЗАННОСТИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по разработке и оформлению кадровых документов и взаимодействие с бухгалтерией должны быть обязательно зафиксированы в положениях о структурных подразделениях, например в Положении об отделе кадров (приложение 1), которое является локальным нормативным актом, определяющим статус конкретного структурного подразделения и его место в организации*.

Источник: https://hr-portal.ru/article/takoy-neprostoy-dokumentooborot-vzaimodeystvie-buhgalterii-i-kadrovoy-sluzhby

Область права
Добавить комментарий