Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров | Правовые технологии

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Наиболее распространенная длительность трудового дня — 8 часов. При таком режиме работы гражданам следует работать 5 дней в неделю с регулярным перерывом на обед продолжительностью в 48 минут.

Этот документ является основанием для начисления заработной платы работникам, ведь в нем содержится вся информация об использовании ими рабочего времени, а именно о фактически отработанном времени, больничных, прогулах, командировках, сверхурочной работе, работе в ночное время и др.

В Методических рекомендациях сказано, что табель ведется лицами, назначенными приказом по учреждению, ежемесячно в целом по учреждению или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.) обособленных подразделений (филиалов).

Как правило, данная обязанность вменяется сотрудникам бухгалтерии, отдела кадров или руководителям подразделений.

Как построить работу с табелем учета рабочего времени?

Бывают ситуации когда вести учет отработанного времени не обязательно, например если все сотрудники работают по стандартному графику работы (40 часовая рабочая неделя).

Есть два способа контроля отработанного времени:

  • Первый способ — это учет отклонений от зафиксированного за сотрудником графика. Т.е. фиксируются только те дни (или часы), когда сотрудник не работал, например отпуск, больничный, отгул и т.п. Отклонения могут быть также в большую сторону, например работа в незапланированное по графику время, например сверхурочные;
  • Второй способ — это сплошная регистрация отработанного времени. Этот способ применяется когда нужно тотально контролировать отработанное сотрудником время.

В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Рабочие часы сотрудникам, которым установлен оклад, проставляются в строгом соответствии с графиком работы (8 часов, 4, 2, 24, 12, 1,5 и т.д.). Сотрудникам, которым установлена часовая тарифная ставка, проставляется фактически отработанное время с точностью до десятых долей часа.

Cрок хранения табеля учета рабочего времени

Эту обязанность следует закрепить в приказе (распоряжении) или ином локальном акте (например, в Положении о структурном подразделении) и включить в должностные инструкции либо трудовые договоры сотрудников, которые непосредственно будут вести учет рабочего времени и заполнять табели.

При регистрации отклонений в случае наличия у одного работника учреждения двух видов отклонений в один день (период) нижняя часть строки записывается в виде дроби, числитель которой — условное обозначение вида отклонений, а знаменатель — часы работы.

В процедуре разработки графика сменности нет ничего сложного. Одновременно с этим, крайне важно брать во внимание нормы трудового законодательства, подробно описывающие вопросы, напрямую связанные с тем, как правильно составить график.

Отчетным периодом для учета в табеле рабочего времени устанавливается один календарный месяц (с первого по последнее число включительно).

В данный момент действует приказ Минкультуры об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 25 августа 2010 года под № 558.

Как отмечалось ранее трудовым законодательством не установлено формы графика, из-за чего он может быть разработан в произвольном виде, но с учетом общепринятых правил. При наличии сменного режима дня график подвержен регулярной проверки разными государственными контролирующими ведомствами.

Хотим также обратить ваше внимание, что налоговая инспекция – не единственный контролирующий орган, который проверяет данный документ. Например, представители Фонда социального страхования могут изучить его на предмет уточнения исчисленных сумм пособий по временной нетрудоспособности. Табели в плановом порядке проверяет и Гострудинспекция.

При необходимости работы в предпраздничный день полной рабочей смены (8 часов) издается приказ об организации работы в сверхурочное время. В этом случае сотрудникам проставляется в табеле время, отработанное по приказу.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

График сменности — бесперебойная работа в несколько и больше смен, очередность и длительность которых изложена в локальной документации компании.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела.

Несмотря на это, некоторые компании решаются на внедрение круглосуточного режима трудового дня и составляют при этом график сменности.

В коммерческой организации поменялся главный бухгалтер. Требует сдать все табеля учета рабочего времени в бухгалтерию, где они будут храниться. У нас всегда работник отдела кадров вводил данные в программу, на основании которых бухгалтерия считала заработную плату, а сами бланки оставались в отделе кадров. Насколько правомерно требование главного бухгалтера?

Нужно учитывать, что первичные и сводные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации, сроки их хранения одинаковые.

В составе неотработанного времени необходимо выделить оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине нанимателя, так и при отсутствии его вины.

Подскажите, пожалуйста, где должны храниться табели учета рабочего времени- в отделе кадров или у бухгалтера по начислению з/п?

Командировка: как учитывать командировочные часы рабочего

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию, поскольку является основанием для начисления заработной платы и налоговых платежей, где хранится необходимый промежуток времени.

Согласно Методическим рекомендациям табель применяется для учета использования рабочего времени или регистрации различных случаев отклонений от нормального использования рабочего времени.

Подчеркнем, что выбор способа заполнения табеля учреждение определяет самостоятельно в рамках формирования учетной политики.

Да, при проверке финансовых операций данные бухгалтерской и налоговой отчетности могут сверяться с первичными учетными документами, в том числе и с табелем.

Отметки, поставленные в табеле лишь со слов сотрудников, чаще всего и являются впоследствии причиной исправлений.

Как правильно заполнить табель учета рабочего времени

В свою очередь, работодатель оплачивает время и результат работы. Но ситуации возможны разные, в том числе и конфликтные, соответственно необходим механизм контроля ответственности подчиненных и добросовестности начальства.

А как быть, если подразделения удалены друг от друга или график работников нестандартный? Тут не поможет даже специально принятый на работу табельщик. Нужно наладить качественный сбор информации.

В сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работник, ответственный за ведение табеля, отражает количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещению, работе в праздничные дни, работе в ночное время и др.) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, на которое возложено ведение табеля.

Найти абсолютно адаптированный под вашу организацию документ вряд ли получится, придется потрудиться самим.

Как организовать табельный учет рабочего времени

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

С письменного согласия работника, Вы можете поручить выполнение в течение установленной продолжительности его рабочего дня ( смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительную работу ( например ведение табеля учета рабочего времени работников) по другой или такой же профессии ( должности) за дополнительную плату.

Для этого рекомендуем сначала проанализировать имеющиеся документы о нестандартных ситуациях, например о командировании работника, а затем сверить их с фактическим отражением таких ситуаций в табеле учета использования рабочего времени.

Табель учета рабочего времени хранится в организации один год (п. 281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000). Но, так как это первичный документ на оплату труда срок хранения его не может быть менее 4 лет .

2 способа ведения журнала учета рабочего времени по предприятию

В основной части нужно учесть особенности предприятия, например, ведение журнала местных командировок, рабочее время разъездных должностей, отражение опозданий и т.д.

Так как в законы периодически вносятся изменения, важно учитывать актуальную информацию, сколько нужно хранить табель учета рабочего времени.

Кроме того, основываясь исключительно на данных электронной системы, без документарного подтверждения табелями работодатель не сможет применять к сотруднику какие-либо санкции за нарушение режима рабочего времени.

Сколько должен храниться табель

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого по законодательству в рабочее время.

Ст. 7 Закона «О бухгалтерском учете»: «Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта».

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Источник: http://krasnoyarsk-catalog.ru/vozmeshheniya/2092-gde-khranit-tabel-ucheta-rabochego-vremeni-v-bukhgalterii-ili-otdele-kadrov.html

Положение о табельном учете рабочего времени

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

В компаниях с небольшой численностью работников обязанность по ведению табеля учета рабочего времени возлагается, как правило, на какого либо работника, например, бухгалтера, кадровика и т.п. В крупных же предприятиях с большой численностью работников можно предусмотреть должность табельщика.

Для ведения табельного учета рабочего времени в подразделениях предприятия приказом руководителя предприятия назначаются ответственные лица из числа работников этих подразделений.

Табель учета использования рабочего времени заполняется в одном экземпляре и является первичным документом, на основании которого проводится расчет заработной платы, выплата ученических стипендий. Полностью заполненный и подписанный табель вместе с обосновывающими документами (служебными записками, путевыми листами и пр.

) хранится у инспектора по кадрам либо у лица, ответственного за ведение табеля в подразделении в течение 1 года (для подразделений заводоуправления — в бюро учета персонала отдела кадров).

При определении нормы рабочего времени по каждому сотруднику не учитываются те периоды, когда сотрудник фактически не работал.

Табель учета использования рабочего времени служит для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, составления статистической отчетности, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени.
Табель открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

Положение об учете рабочего времени (образец заполнения)

Учет рабочего времени производится на каждый календарный месяц. Учету подлежит рабочее время, когда работник начал работу и до окончания. Учитываться будет фактическое рабочее время, которое должно включать отработанное и неотработанное работником время.
Бланк-образец.

ру содержит обширную базу образцов и бланков различных документов. Сайт обновляется еженедельно. Любой документ может быть закачен на персональное устройство и использован в некоммерческих целях.

При копировании информации на внешние ресурсы — прямая и индексируемая гиперссылка обязательна.

На основании документов (приказов по личному составу и общим вопросам) вносит в список изменения, связанные с приемом, увольнением, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д.

Осуществляет контроль своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя подразделения о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.

Каким образом установить такой порядок — или в Правилах внутреннего трудового распорядка или в Положении о табельном учете. Здесь же возникает вопрос — неужели это так важно. В ответ обращаемся к судебной практике. Постановлением Заводского районного суда г.

Ответственным за ведение табеля учета использования рабочего времени (далее по тексту табель) является инспектор по кадрам отдела кадров (для подразделений, где есть штатный инспектор). В подразделениях, не имеющих штатного инспектора по кадрам, ответственным лицом за ведение табеля является работник подразделения, на которого возложена указанная обязанность приказом по предприятию.

На крупных предприятиях Табель ведут кадровики или даже вводится такая должность как табельщик (когда много цехов, структурных подразделений, различные условия рабочего времени и т.п.). Также данные функции могут возлагаться на руководителей подразделений или их подчиненных.

Заполненный Табель подписывает ответственное лицо (бухгалтер, кадровик или табельщик) либо руководитель структурного подразделения. На некоторых предприятиях устанавливается правило визирования составленного Табеля у начальника производства или главного инженера.

Но порядок его составления и утверждения предприятие определяет самостоятельно согласно своим локальным нормативным документам.

Утвержденные формы используются в целях дальнейшего совершенствования государственных статистических наблюдений предприятий, учреждений, организаций по учету личного состава, использования рабочего времени и расчетов с работниками по заработной плате.

В примечаниях определено, что форма носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости форма может быть дополнена другими показателями, необходимыми для учета.

Срок хранения табеля учета рабочего времени определен законодательством и составляет, как правило, 5 лет. Есть и особые сроки хранения. Так табель учета рабочего времени для работников занятых на тяжелых работах, работах с вредными и (или) опасными условиями труда хранится 75 лет.

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено: — в форме N Т-12 (графы 4, 6) — две строки; — в форме N Т-13 (графа 4) — четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату.

При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

В конце месяца работником, ответственным за ведение табеля, определяется общее количество часов, неявок на работу, количество часов отработанных в ночное, праздничное время, в порядке замещения и т.

д.
Поэтому целесообразно на предприятии разработать отдельное Положение о ведении табельного учета, поскольку на законодательном уровне не утверждены соответствующие положения либо разъяснения.

В случае неявки работника на работу при отсутствии объясняющих причину неявки документов в табеле проставляется буквенный код «НН». 3.14.

При необходимости отражения в табеле использования в один день нескольких видов времени (например, часов работы на условиях неполного рабочего времени в период отпуска по уходу за ребенком) в графы 4 и 6 табеля вносятся дополнительные парные строки: верхняя — для отметки кода затрат рабочего времени, нижняя — для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени по соответствующему коду на конкретную дату. 3.15.Итак, рабочее время – время, в течение которого работник, в соответствии с актами работодателя и условиями трудового договора, выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законодательством отнесены к рабочему времени.Она носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. Рекомендательный характер заключается в том, что при необходимости она может быть дополнена прочими показателями, которые нужны для учета рабочего времени на предприятии. Вместе с тем следует помнить, что в Табеле должны отражаться все позиции, которые применяются на предприятии для работников.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Настоящее Положение вводится с целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени работниками предприятия.

Источник: http://bfzurist.ru/sovety-yurista/9651-polozhenie-o-tabelnom-uchete-rabochego-vremeni.html

Бухгалтерские и аудиторские термины — Audit-it.ru

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

Табель учета рабочего времени – это поименный список работников организации с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода. Табель учета рабочего времени является не только формой первичной учетной документации, но и документом, который необходим для практической работы.

Унифицированная форма табеля учета рабочего времени 

Надо отметить, что сам бланк табельного учета времени не является строго обязательным к применению. Табель учета рабочего времени может быть произвольным, то есть каждая организация имеет право использовать свой собственный табельный бланк для учета рабочего времени.

Однако, на практике предприятия применяют форму табеля рабочего времени Т-12 или Т-13, которая разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.

В каком виде ведется табель учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени, как правило, ведется в электронном и бумажном виде.

Вести табель учета рабочего времени только в электронном виде нельзя, так как после внесения всей необходимой информации учета табель рабочего времени все равно следует распечатать для проставления подписей ответственных лиц.

Для каких целей применяется табель учета рабочего времени

По свой сути, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. 

Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени.

Табель учёта рабочего времени нужен также:

  • для контроля за соблюдением установленного режима работы;
  • расчетов с работниками по заработной плате. На основе внесенных в табель учета рабочего времени необходимых сведений, сотрудники бухгалтерии начисляют работникам организации заработную плату и осуществляют прочие выплаты; и
  • получения информации обо всем отработанном периоде времени.

Подобная информация пригодится не только бухгалтеру, но также сведения об отработанном периоде времени понадобятся некоторым проверяющим должностным лицам, а именно:

Бухгалтер На основе табеля учета рабочего времени осуществляется расчет всех выплат, которые необходимо выплатить работникам: заработная плата, отпускные, командировочные и др.
Представитель ФНС Налоговых инспекторов интересует правильность формирования налоговой базы по налогам и страховым взносам, корректность начисления налогов и страховых взносов.  
Сотрудник фонда социального страхования Отработанное время интересует сотрудников фонда социального страхования в связи с подтверждением правильности расчета социальных пособий (например, пособия по уходу за ребенком)
Работник трудовой инспекции Трудовых инспекторов интересует, прежде всего, не были ли нарушены права работающих
Представитель Росстата Сотрудники Росстата собирают статистические данные – например, по информации из табеля учета рабочего времени оформляется единая форма П-4.

Бланк табельного учета времени заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для выполнения этой работы табельщиком.

Форма бланка табель учета рабочего времени

Каждая организация вправе применять как собственный бланк табельного учета времени, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12. Можно взять за основу унифицированную форму Т-12 и адаптировать ее под потребности предприятия.

Рассмотрим форму Т-12.

Документ состоит из 3 основных частей:

  1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.

  2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).

  3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть. То есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате.

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени. Пошаговая инструкция

Табель учета рабочего времени – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.

Табель учета рабочего времени открывается первого числа каждого месяца и передается в бухгалтерию два раза в месяц для: корректировки расчетов за первую половину месяца (аванс) и расчета заработной платы за месяц.

При заполнении табеля учета рабочего времени применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция».

Берутся во внимание только те сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

  • трудящимся неофициально;
  • внешним совместителям;
  • работающим на основании гражданско-правового договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

  1. Название компании (допускается краткий вариант названия в соответствии с Уставом).

  2. Коды по ОКУД и ОКПО.

  3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.

  4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.

  5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

 Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

  1. Номер, присваивающийся каждому работнику (последовательно), прописывается в 1 столбце.

  2. Во 2 и 3 графе следует указать личные данные сотрудника – его ФИО, название должности, табельный номер. Сведения должны точно соответствовать данным, которые зафиксированы в личных карточках. 

  3. Четвертая графа предназначена для пометки о явке/неявке. Она ведется каждый день. В верхнем поле фиксируется код, а в нижнем отмечают число часов, которые были фактически отработаны. 

Так, в графе 4 ставим отметки по дням:

Я — (явка) рабочий день;

В — выходной;

ОТ — отпуск;

РП — явка в выходной день (отработка);

К — командировка;

ПК — повышение квалификации;

У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения;

Б — больничный с больничным листом;

Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.

Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов.

  1. В 5 столбце прописывают дни и часы, которые были отработаны за половину месяца. Таким, образом, учет рабочего времени ведется одновременно в днях и в часах. 
  2. 6 графа. Здесь приводится эта же информация, приведенная за весь календарный месяц. 

  3. В 7-9 столбце фиксируют данные, которые понадобятся для расчета зарплаты. Конкретные сведения приводят только в 9 графе.

  4. Если работник отсутствовал (по любой причине) в течение того или иного дня, эта информация прописывается в столбцах 10, 11, 12 и 13.

  5. В 14 столбце проставляют суммарное количество неявок за 1 календарный месяц (если таковые были). Их также измеряют в часах и днях.

  6. Графы 15 и 16 предназначены для указания кода, который обозначает причину невыхода на работу.

  7. В 17 столбце указывается суммарное количество праздничных и выходных дней.

Таким образом, учет рабочего времени осуществляется в полном объеме: документ должен отражать сведения по всем датам.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

  • лицо, ведущее документ;
  • представитель отдела кадров;
  • начальник подразделения.

Табель учета рабочего времени: подробности для бухгалтера

  • Табель учета рабочего времени ведем правильно … учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить … учреждение применять в своей деятельности табель учета рабочего времени (ф. 0504421)? Можно ли вносить …
  • Работника отпустили домой раньше: как отразить в табеле учета рабочего времениВ организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от … ? В организации используется унифицированная форма табеля учета рабочего времени, утвержденная постановлением Госкомстата России от … , достаточно письменного соглашения сторон.
    В табеле учета рабочего времени в любом случае отражается фактически … сфере, вправе самостоятельно утверждать форму табеля учета рабочего времени и порядок его ведения, в …
  • Можно ли в табеле учета рабочего времени обозначить неполный отработанный час? … том, как заполнять табель учета рабочего времени, если сотрудник работает на … о том, как заполнять табель учета рабочего времени, если сотрудник работает … табеле?
    Правила заполнения табеля учета рабочего времени
    В табеле учета рабочего времени обязанностью работодателя является обозначение … Трудового кодекса РФ в табеле учета рабочего времени нужно указывать фактически … целей разработаны унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные постановлением Госкомстата России …
  • Какие коды вида оплаты труда следует использовать в табеле учета рабочего времени?В табеле учета рабочего времени предусмотрены графы для проставления кодов … нужно использовать в табеле. В табеле учета рабочего времени предусмотрены графы для проставления кодов … , которые правомерно использовать и в табелях учета рабочего времени:
    2000 — это основной код. Им …
  • Учет рабочего времени сотрудников … , который подтверждает такой учет, является табель учета рабочего времени. Именно в нем фиксируются все … т. п.) либо править вручную табель учета рабочего времени (доступно, если в программе в … , зарегистрированные ими, будут отражены в табеле учета рабочего времени сотрудников.
    Методы контроля
    Любая система …
  • Больничный после рабочего дня … 29.06.2011 № 624н).
    Заполняем табель учета рабочего времени
    В соответствии со ст. 91 … часам противоречит трудовому законодательству, заполнение табеля учета рабочего времени описанным способом (указание кода «О …

Источник: https://www.audit-it.ru/terms/trud/tabel_ucheta_rabochego_vremeni.html

Оформление табеля учета в структурных подразделениях

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

Тема: Кадровый документооборот

постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 предусмотрено, что табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Законодательством РФ не предусмотрено обязательное составление сводного табеля учета рабочего времени, объединяющего работников всех подразделений.

Такой табель организация может разрабатывать для удобства внутреннего документооборота, но первичными документами, на основе которых строится учет, будут являться табели учета рабочего времени по каждому подразделению, подписанные руководителями структурных подразделений и начальником кадровой службы.

Таким образом, в бухгалтерию должны передаваться табеля, подписанные руководителями подразделений и кадровой службы.

Организация самостоятельно определяет целесообразность хранения табеля (его копий) в отделе кадров.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

(форма № Т-12)

Табель учета рабочего времени
(форма № Т-13)*

«Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду.

При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 “Учет рабочего времени” табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 “Расчет с персоналом по оплате труда”. Форма № Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.*

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др.

производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме № Т-12 (графы 4, 6) – две строки;

в форме № Т-13 (графа 4) – четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В формах № Т-12 и № Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме № Т-12 в верхних строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках – количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.).

При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей

и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении табеля по форме № Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и корреспондирующий счет заполняются графы 18 – 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 – 34.

Форма № Т-13 “Табель учета рабочего времени” применяется при автоматизированной обработке учетных данных. При составлении табеля по форме № Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты “код вида оплаты”, “корреспондирующий счет” над таблицей с графами с 7 – 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 – 9.

Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники.

К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. – то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации.

В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13.

2.Рекомендация: Как организовать документооборот в бухгалтерии

Внутренний контроль

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

А если ее отчетность подлежит обязательному аудиту, то она обязана вести внутренний контроль ведения бухучета и составления отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухучета на себя). Такие требования установлены статьей 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Кроме того, одной из задач главного бухгалтера является организация и контроль за созданием (получением), обработкой и хранением документов (п. 6.6 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105 (действует в части, не противоречащей законодательству)). В качестве инструментов для выполнения этой задачи можно использовать:*

  • график документооборота;
  • номенклатуру дел.

Порядок формирования и обработки документов должен быть закреплен в графике документооборота (п. 5.1 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Разработку графика организует главный бухгалтер. Утверждается график приказом руководителя организации (п. 5.2 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105).

В графике документооборота нужно описать:*

  • этапы создания (получения), проверки и передачи на хранение документа;
  • сроки прохождения каждого из этапов;
  • перечень сотрудников, выполняющих хозяйственные операции и оформляющих документы;
  • перечень сотрудников, проверяющих документы;
  • взаимосвязь ответственных лиц.

График можно оформить в виде схемы или перечня работ с указанием операций и взаимосвязей исполнителей. Примерная форма этого документа приведена в приложении к Положению, утвержденному Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105. Однако можно разработать и собственную структуру графика. Такие правила установлены пунктом 5.4 Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.

В организациях с небольшим документооборотом все можно свести к составлению отдельных памяток для сотрудников. Сотруднику следует подробно расписать, какие документы он должен оформить, чтобы к нему не было претензий со стороны бухгалтерии.

Например, сотрудник отправляется забирать оплаченный товар от поставщика. В памятке должно быть написано, какие документы он должен привезти, а также срок, в течение которого их нужно представить в бухгалтерию.

К памятке также можно приложить и образцы необходимых документов.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера (п. 5.7Положения, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105). Сотрудники организации должны быть ознакомлены с этим документом или выпиской из него.

Требования главного бухгалтера к оформлению документов обязательны для всех сотрудников организации. За невыполнение требований главного бухгалтера к сотрудникам можно применить дисциплинарное взыскание.

Некоторые организации прописывают в качестве одного из условий премирования выполнение требований по оформлению документов.

После обработки документа необходимо обеспечить его сохранность и последующую передачу в архив.

Одним из способов упорядочивания хранения документов является составление номенклатуры дел. В ней содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести и в течение какого времени они должны храниться. Номенклатуру дел в бухгалтерии сформируйте аналогично номенклатуре дел в кадровой службе.

Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса

30.09.2014г.

С уважением,
Чекалова Наталья, эксперт БСС «Системы Главбух».

Ответ утвержден Сергеем Гранаткиным, ведущим экспертом БСС «Система Главбух»

Источник: https://www.glavbukh.ru/hl/1275-oformlenie-tabelya-ucheta-v-strukturnyh-podrazdeleniyah

Отдел кадров несет ответственность за табель учета рабочего времени | Гарантия права

Где хранить табель учета рабочего времени в бухгалтерии или отделе кадров

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Отдел кадров несет ответственность за табель учета рабочего времени». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

РФ» (смотрите, например, ответы на Вопрос: В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным лицом, чаще – работником кадровой службы. Обязанность вести табель может быть записана у сотрудника в трудовом договоре, должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.
Согласно п.

281 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом России 6 октября 2000 г.

, после составления табель подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в расчетный отдел бухгалтерии, где хранится один год.

Ведение табеля учета рабочего времени работников в организациях

При ведении табеля учитывают понятия неполных рабочих дней, смен, недель. Законодательством предписано сокращение трудового дня для ряда категорий (ст. 92 ТК РФ).

Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины. Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность.

Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»). А табель подтверждает исполнение работником обязательств в соответствии с трудовым договором. На его основании бухгалтерия начисляет заработную плату и признает расходы на оплату труда в налоговом учете.

Работники категории А имеют право свободного выхода (входа) за пределы предприятия в рабочее время. Перечень должностей, относящихся к категории А, определяется Приложением 1 к настоящему Положению (разрабатывается Департаментом по управлению персоналом и режиму и утверждается директором предприятия по согласованию с Советом директоров).

Отгулы. В случае неявки работника по причине предоставления отгула (полный день) за ранее отработанное время, в день отсутствия в табеле в строке условных обозначений должен стоять код «НВ» (дополнительный неоплачиваемый выходной день), в строке отработанных часов прочерк.

Если же заработная плата выплачивается один раз в месяц, то в случае жалобы работников в Федеральную инспекцию труда на нарушение требований ст. 136 ТК РФ виновное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 500 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде и об охране труда (ст. 5.27 КоАП РФ).

Допускается, чтобы специалисты бухгалтерского отдела или кадровой службы самостоятельно вносили в этот документ разные изменения. Они зависят от специфики работы всего предприятия и имеющегося количества сотрудников в штате.

В табеле проставляются часы работы по последний рабочий день (включительно) в данном подразделении, а с даты перевода (перемещения) проставляется «Х». В итоговый табель месяца по подразделению данный сотрудник не включается. В новом подразделении табель оформляется со дня фактического перехода, но после оформления приказа. В предшествующие дни проставляется «Х».

Необходимо издать приказ, в котором указываются должность и фамилия назначенного лица. Можно зафиксировать обязанность вести контроль за рабочим временем кадров в трудовом контракте.

На самом табеле должны ставить подписи ответственный за ведение табеля учета рабочего времени и руководитель отдела кадров. Не требуется в компании отдельно выделять должность для такого сотрудника, так как справиться с задачей может каждый человек, наделяемый руководством предприятия соответствующими полномочиями.

Обязанность ведения табеля учета рабочего времени передается на основании приказа. Наиболее часто используется этот документ сотрудниками бухгалтерского отдела, когда они рассчитывают оптимальную зарплату, премии и надбавки другим работникам предприятия.

Ведение табеля учета рабочего времени сотрудников для кадровой службы позволяет контролировать явки и опоздания.

Специальные формы помогают фиксировать часы занятости специалистов, периоды отдыха и становятся основанием для определения объемов денежных вознаграждений кадрам.

Приказ на ведение табеля учета рабочего времени

Если работник отсутствовал более 4 часов подряд, и документы, подтверждающие его право на отсутствие, в установленном порядке не предоставлены, работнику проставляется прогул и рабочий день оплате не подлежит. Прогул оформляется в порядке, установленном трудовым законодательством.

У нас между кадровой службой и бухгалтерией возник спор о том, кто ведет учет рабочего времени сотрудников. Бухгалтерия настаивает на том, что этот документ ведут кадровики. Мы же считаем, что поскольку программа 1С используется бухгалтерией, и они могут вести учет рабочего времени в 1С предприятие, то заполнять табель учета рабочего времени должны именно они.

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

У нас между кадровой службой и бухгалтерией возник спор о том, кто ведет учет рабочего времени сотрудников. Бухгалтерия настаивает на том, что этот документ ведут кадровики. Мы же считаем, что поскольку программа 1С используется бухгалтерией, и они могут вести учет рабочего времени в 1С предприятие, то заполнять табель учета рабочего времени должны именно они.

Специальная форма табеля была утверждена еще в 2004 году Госкомстатом. Ведение табелей учета рабочего времени в организациях осуществляется работниками кадровой службы или бухгалтерского отдела.

Работодатель намерен возложить ведение табеля учета рабочего времени на бухгалтера федерального бюджетного учреждения, подведомственного Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.Кто должен вести табель учета рабочего времени в бюджетной организации с количеством работающих 90 человек?

Аналогичная позиция приведена и в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.05.09 № А44-109/2008.

Источник: http://sergey-tretyakov.ru/nedvizhimost/687-otdel-kadrov-neset-otvetstvennost-za-tabel-ucheta-rabochego-vremeni.html

Область права
Добавить комментарий